La plupart des entreprises prennent des mesures pour permettre le travail à domicile et organisent, outre des possibilités de télétravail, des séminaires en ligne ou d'autres événements pour leurs collaborateurs. Mais : vous commencez à regretter même le collègue le plus agaçant et la discussion autour de la machine à café vous manque aussi. Avec une équipe travaillant presque exclusivement à distance, il est parfois difficile de rester à jour et il n'est pas rare que la productivité en pâtisse également. Heureusement, il existe une méthode qui pourrait vous aider à retrouver votre productivité à distance. Avec des stand-ups quotidiens, vous améliorez la productivité de votre équipe en un rien de temps.
Qu'est-ce que le stand-up de toute façon ?
Non, nous ne parlons pas d'une émission de comédie ici. Bien que certaines réunions s'en rapprochent, si nous sommes honnêtes. Mais non. Une réunion quotidienne est une courte réunion destinée à mettre à jour l'ensemble de l'équipe, et oui, c'est vrai, elle doit se tenir debout. Parce que si vous êtes debout, il est plus probable que la réunion soit courte, plutôt que de la faire traîner en longueur inutilement.
La durée idéale pour une courte mise à jour de l'équipe à distance est de 15 minutes. Bien sûr, il est plus difficile de faire se lever une équipe à distance, mais si vous expliquez pourquoi, chacun est sûr de trouver une solution pour rester debout pendant 15 minutes lors d'une vidéoconférence sans que seul le centre de son corps soit visible. Et n'oubliez pas : Travailler en position debout est bon pour le dos. Cela permet non seulement de renforcer la productivité, mais aussi d'intégrer une méthode de travail ergonomique dans la journée.
Les avantages du stand-up à distance en un coup d'œil
Les avantages d'une réunion permanente sont évidents. Il devrait...
- rapide (max. 15 minutes)
- efficace (pas de bavardage)
- productif (ne traiter que les points de l'ordre du jour)
- coopératif (échange en équipe, pas de rapport au patron)
- Préparé (pensez à ce que vous voulez dire à l'avance)
... être.
Les réunions interminables qui sont intimidantes et accablantes appartiennent au passé. Les stand-ups, en revanche, peuvent aider votre équipe à rester à jour et devenir un élément utile du travail quotidien.
6 conseils pour augmenter la productivité d'une équipe à distance grâce à des stand-ups quotidiens
Fixez des objectifs ensemble
La raison la plus courante pour laquelle les réunions s'éternisent inutilement est que tout le monde ne sait pas exactement de quoi il s'agit. Ainsi, tout le monde semble non préparé, ce qui fait que la productivité en souffre considérablement. Il est important de déterminer ensemble l'objectif de la réunion et son contenu exact. À cette fin, nous vous proposons 3 questions directrices pour une réunion à distance à laquelle chaque membre de l'équipe peut et doit se préparer :
- Qu'avez-vous réalisé depuis la dernière réunion ?
- Sur quoi travaillez-vous en ce moment ?
- Quels sont les défis à relever et quelle aide peut être nécessaire ?
La réponse à la première question doit être assez rapide, en une à trois phrases. Bien sûr, il y a des exceptions. Si un projet important a été réalisé, vous pouvez bien sûr en parler plus en détail ou faire référence à ce projet dans une réunion prévue à cet effet.
Il convient également de répondre très brièvement à la deuxième question. En général, il est important ici de motiver votre personnel à fixer des étapes plus petites dont vous pouvez ensuite rendre compte chaque semaine. Par exemple, si un employé est chargé de développer votre présence sur les médias sociaux, une petite étape pourrait être la création d'un compte d'entreprise sur chaque plateforme (Twitter, Instagram, LinkedIn, Facebook, etc.). Célébrer ces petites réussites avec ses collègues les motive également à célébrer et à apprécier leurs propres petits progrès vers un objectif plus important.
Il faut faire attention à la troisième question. C'est là qu'il y a le plus de possibilités d'avoir des conversations plus longues. Bien que vous souhaitiez que votre équipe s'entraide, cela ne doit pas rester un simple bras d'honneur. De cette façon, la personne concernée sait à qui s'adresser par la suite. Ces questions directrices pour une réunion debout peuvent contribuer de manière significative à l'augmentation de la productivité.
Respecter le calendrier
C'est là que les réunions en ligne ont enfin un avantage. Lorsqu'il s'agit d'être à l'heure, vous avez moins de raisons d'être en retard chez vous, car vous n'avez pas à vous déplacer physiquement vers une salle de réunion. D'une manière générale, vous devez tout de même instaurer une culture d'entreprise dans laquelle il devient normal d'arriver à l'heure (voire un peu en avance) à la réunion.
Commencer les réunions en retard est en fait une plainte très courante de la part du personnel en général. Il y a également des plaintes concernant le mauvais timing d'une réunion. Soit il prend beaucoup trop de temps, soit il est programmé trop court. Commencez à l'heure et terminez à l'heure - même si quelqu'un arrive en retard.
La productivité des réunions debout réside dans leur brièveté. Respectez strictement la règle des 15 minutes. Au début, un minuteur réglé sur 15 minutes avec un temps de répétition de 3 minutes peut être utile. De cette façon, vous pourrez trouver une conclusion arrondie une fois le délai écoulé.
Respecter le temps de tous
Le plus gros mangeur de temps dans les réunions est le fait que de nombreuses personnes veulent parler en même temps. Vous oubliez souvent de laisser les autres terminer, juste quand vous voulez dire quelque chose sur un point précis. La productivité, c'est autre chose. Sur place, vous pourriez résoudre le problème tout simplement en sélectionnant un objet qui est toujours dans la main de la personne qui parle. Mais comment cela peut-il être mis en œuvre en ligne ? Utilisez la technologie !
Une solution simple, par exemple, consisterait à n'allumer le microphone que lorsque vous êtes en train de parler. Si quelqu'un d'autre veut alors dire quelque chose, il doit d'abord franchir l'obstacle de se désactiver, ce qui lui rappellera que ce n'est pas encore son tour. En outre, certains fournisseurs vous permettent de lever une main virtuelle. Si un modérateur de réunion est désigné, il peut alors simplement prendre le tour de la personne.
Ne vous éloignez pas du sujet
Il y a quelques raisons pour lesquelles les gens s'égarent dans les réunions et perdent en productivité. Rappelons les questions qui servent de cadre de base à la structure de votre réunion :
- Qu'avez-vous réalisé depuis la dernière réunion ?
- Sur quoi travaillez-vous en ce moment ?
- Quels sont les défis à relever et quelle aide peut être nécessaire ?
Comme indiqué ci-dessus, la question 3 est celle qui présente le plus grand risque de dériver vers des conversations individuelles inutiles entre deux personnes. Faites comprendre que l'assistance ne consiste pas à expliquer immédiatement comment on peut aider, mais qu'un simple signe de la main suffit. Les personnes concernées peuvent ensuite organiser elles-mêmes un entretien en tête-à-tête.
Surtout si vous êtes un expert dans le domaine et que la solution vous semble donc simple et claire, vous ressentez le besoin de fournir immédiatement une aide détaillée. Précisez une nouvelle fois que la réunion de synthèse n'a pour but que de mettre tout le monde au courant. L'assistance ne concerne généralement pas toutes les personnes présentes à la réunion et limite la productivité.
Une autre raison de la baisse de productivité est le bavardage. C'est compréhensible. Enfermé entre ses quatre murs, il est tentant de sortir du placard et de se contenter de fréquenter à nouveau ses collègues. Parler du week-end, de la famille ou des bons films que vous avez vus renforce la cohésion et c'est exactement ce qui est important et bon. Cependant, la réunion debout n'est tout simplement pas le bon endroit pour cela. Le conseil suivant propose une solution.
Événements en ligne loin des engagements
La raison de l'augmentation des bavardages est peut-être que vos employés n'ont pas d'espace pour se rencontrer en dehors de leurs fonctions. Pourtant, les petites conversations inspirent et augmentent la productivité plus tard dans la journée. Ces événements en ligne sont parfaits pour le renforcement de l'esprit d'équipe :
- Pauses déjeuner communes à distance
- Soirée cinéma commune avec échange ultérieur
- Quiznight (à propos d'un quiz dans un pub)
- Soirée jeux (avec des jeux comme skribbl.io)
- Le bon vieux Bingo
- Dégustations de gin ou de vin
- Heure de yoga commune
Ce ne sont là que quelques idées. Vous pouvez soit organiser vous-même ces événements en ligne, soit les commander tout prêts pour un budget raisonnable, par exemple ici.
Gardez un format flexible
Ce qui fonctionne pour une équipe ne fonctionne pas nécessairement pour toutes les équipes en même temps. Essayez de trouver ensemble la solution qui permettra d'augmenter la productivité de toute votre équipe. Essayez différents horaires et agendas et restez toujours flexible. Obtenez un retour d'information après quelques semaines et, si nécessaire, modifiez à nouveau l'heure et le lieu de la réunion.
Nos 6 conseils se concentrent sur l'idée que les stand-ups quotidiens de 15 minutes fonctionnent pour toute l'équipe. Mais vous n'êtes pas obligé de le faire ! Il est peut-être avantageux pour votre entreprise de diviser la réunion en plusieurs réunions distinctes parce que votre équipe est particulièrement nombreuse. Peut-être que 2 stand-up par semaine vous suffisent pour mettre tout le monde à niveau.
Vous pouvez également constater que les réunions de travail sont particulièrement utiles dans la phase de développement, mais qu'elles ont tendance à être distrayantes et à réduire la productivité dans la phase de mise en œuvre. Restez flexible et considérez le stand-up quotidien comme un excellent moyen d'accroître la productivité et la cohésion de votre équipe.
Supports de documents
En particulier dans les réunions quotidiennes, il peut arriver que l'un ou l'autre collègue soit absent en raison d'un autre rendez-vous. Faites-leur savoir comment communiquer leur absence et conserver les informations importantes en un seul endroit. De cette façon, le participant manquant peut vérifier par la suite si quelque chose le concernant s'est produit. Pour la planification et les notes de vos réunions à distance, nous avons déjà fourni un modèle ici et avons également expliqué en détail dans ce post comment vous pouvez en créer un vous-même et l'adapter à vos besoins.
Organiser une équipe entière à distance tout en maintenant une productivité élevée est un défi. Malgré toutes les possibilités technologiques à notre disposition, il peut être difficile de créer un environnement collaboratif. Les réunions quotidiennes sont un excellent moyen de se tenir au courant et d'avoir le sentiment de faire partie d'un ensemble plus vaste. Les problèmes sont identifiés rapidement et le sentiment d'appartenance est accru.
Essayez-le !