Comment créer la liste de contrôle parfaite pour les nouveaux employés qui commencent leur carrière

Enfin, le nouveau poste est pourvu et le premier jour de travail du nouvel employé commence. La nervosité est préprogrammée, surtout du côté des employés. Mais le département des ressources humaines est également confronté à des circonstances particulières lors de chaque nouvelle embauche et souhaite naturellement que le début de carrière soit particulièrement facile et harmonieux. Nous avons créé une liste de contrôle pour votre service des ressources humaines qui rend l'entrée dans la carrière des nouveaux collègues aussi facile que possible pour les deux parties.

Pourquoi un processus d'embarquement réussi est-il si important ?

Les employés fraîchement embauchés sont généralement euphoriques et motivés. Après tout, ils ont volontairement choisi votre entreprise et sont prêts à franchir une nouvelle étape dans leur vie.

En tant que membre du département des ressources humaines, vous devez profiter de cette euphorie et familiariser le salarié avec les processus et la structure de l'entreprise de manière structurée et au bon rythme. Pour de nombreux nouveaux arrivants, il peut être difficile de se lancer dans cette aventure. Grâce à notre liste de contrôle d'embarquement, chacun sait ce qu'il doit faire et le statut de chaque étape peut être mieux compris, tant par le nouvel employé que par son service des ressources humaines.

Structure de notre modèle pour l'intégration des employés

Notre modèle se compose de trois tableaux reliés entre eux. Nous avons créé notre modèle d'intégration des employés dans une perspective de démarrage, mais la flexibilité de nos modèles le rend facilement adaptable à toute entreprise, quelle que soit sa taille. En tant que service des ressources humaines, il suffit d'ajouter les aspects pertinents et de donner au modèle exactement la structure qui convient à votre entreprise.

Dans ce qui suit, nous décrivons la structure de notre modèle :

1. liste de contrôle pour l'embarquement des nouveaux employés

Le premier tableau est une liste de contrôle structurée et complète. Remontez le temps jusqu'à vos premiers jours dans votre nouvel emploi. Vous étiez probablement très excité et ne saviez pas à quoi vous attendre au début. Pour donner une structure à vos premiers jours, une liste de contrôle est utile. Dans notre exemple, vous pouvez voir 7 étapes qui doivent être complétées par le nouvel employé. Bien entendu, en tant que service des ressources humaines, vous définissez vous-même ces étapes, exactement de manière à ce qu'elles correspondent aux structures et aux exigences de votre entreprise. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que vous le souhaitez. Afin de remplir la liste de contrôle avec des informations encore plus utiles, nous avons également inclus une colonne pour le moment où l'étape doit être complétée. Cela donne à l'employé un délai approximatif et lui évite de se sentir nerveux au début. En outre, il y a un champ de notes où vous pouvez spécifier à nouveau les informations pertinentes pour l'étape particulière. Une autre colonne indique les ressources pertinentes dont l'employé a besoin pour l'étape. Par exemple, en tant que service des ressources humaines, vous pouvez inclure un plan des bureaux afin que le nouvel employé puisse facilement s'orienter dans les nouveaux locaux. Enfin, nous avons ajouté deux colonnes pour la personne de contact concernée et son adresse électronique.

2. les membres de l'équipe

Le tableau "Membres de l'équipe" est tout aussi pertinent pour le département des ressources humaines que pour le nouvel employé lui-même. Le service des ressources humaines peut voir ici quelles personnes ont été nouvellement embauchées, à quelle équipe elles sont affectées et quelles étapes du processus d'intégration ont déjà été franchies. Mais cette feuille de calcul est également utile pour le nouvel employé. En tant que nouvel employé, il n'est pas rare d'avoir un temps mort entre les deux. Que ce soit parce que vous attendez la prochaine étape ou parce que la personne en charge a juste dû passer un appel important. Ce temps peut être utilisé judicieusement pour associer des noms à des visages et pour savoir qui de vos nouveaux collègues travaille à quel poste.

3. les ressources d'embarquement

Le tableau des ressources d'embarquement sert de référentiel pour les différentes ressources d'embarquement. En tant que service des ressources humaines, vous ajoutez en temps utile à ce tableau toutes les ressources dont l'employé pourrait avoir besoin dans ses premiers jours. Par exemple, un plan des bureaux est utile comme guide d'orientation dans les grandes entreprises. Mais les informations relatives aux logiciels et aux appareils utilisés peuvent également être collectées à l'avance et stockées sous forme de document dans le tableau. Même le contrat de travail y trouve sa place permanente et peut être consulté à tout moment par l'employé et le service des ressources humaines. Bien entendu, en tant que service des ressources humaines, vous savez mieux que quiconque quelles sont les ressources pertinentes dans votre entreprise et vous pouvez adapter notre modèle en conséquence.

Commencez votre liste de contrôle de carrière en temps utile

Pour que tout se passe bien le premier jour de travail du nouvel employé, il est important pour vous, en tant que service des ressources humaines, de commencer à temps avec la liste de contrôle pour l'entrée dans la vie professionnelle et de structurer l'ensemble du processus. N'hésitez pas à consulter notre modèle d'intégration des employés pour vous inspirer. Nous recommandons de créer une base distincte pour chaque employé en dupliquant simplement la base déjà conçue. Il est également conseillé de nommer la base avec le nom complet de l'employé correspondant, afin que vous puissiez mieux vous orienter en tant que service des ressources humaines.

Effectuer les tâches avec l'équipe

Il est logique que le nouvel employé partage sa feuille de calcul d'intégration avec son équipe. Par exemple, les employés des RH peuvent ajouter de nouveaux éléments à la liste. Imaginez, par exemple, que le nouvel employé ait besoin d'une formation individuelle sur un logiciel qu'il n'avait pas envisagé auparavant. Il peut facilement être ajouté à la liste de contrôle par la suite. Grâce à la fonction de commentaire, vous pouvez informer brièvement le nouvel employé de ce qui a changé ou de la raison pour laquelle le nouvel élément a été ajouté. Grâce à la fonction de commentaire, l'employé peut également poser des questions spécifiques sur un élément ou le statut peut être interrogé par le service des ressources humaines.

Pour ajouter un commentaire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne à laquelle vous souhaitez ajouter le commentaire. La commande "ligne de commentaire" apparaît maintenant ici. En cliquant dessus, la colonne de commentaire apparaît à droite et un petit 1 dans le champ correspondant, de sorte que le nouveau commentaire est immédiatement visible. Avec la fonction @, vous pouvez vous adresser à des personnes spécifiques et elles recevront un message concernant le commentaire.

Impliquer le département des ressources humaines dans le processus dès le début

Qu'est-ce qui rend notre liste de contrôle pour l'entrée dans la vie professionnelle si spéciale ? En clair : le département des ressources humaines est impliqué dès le début et suit toujours les progrès du nouvel employé. Grâce à l'élément interactif de la fonction de commentaire, l'employé se sent immédiatement impliqué et peut à tout moment poser des questions sur des points précis. Le département des ressources humaines peut répondre individuellement aux besoins particuliers de chaque employé et personnaliser ensuite les listes de contrôle. Par exemple, si vous remarquez qu'un employé a besoin d'une certaine formation, vous pouvez ajouter ces points à la liste de contrôle plus tard. La liste ne convient donc pas seulement aux personnes en début de carrière, mais peut également être utilisée pour le développement du personnel de vos employés.

Faciliter l'entrée des employés

Notre liste de contrôle d'embarquement des nouveaux employés est donc un excellent moyen de simplifier et de rendre opérationnel le processus d'embarquement des nouveaux employés. Ainsi, rien ne s'oppose à ce que le nouvel employé se lance dès le départ !