No SeaTable, várias acções individuais estão disponíveis para si. Por exemplo, tem a opção de partilhar bases individuais, tabelas e pontos de vista com utilizadores individuais ou grupos inteiros.
Além disso, tem a opção de criar conjuntos de dados partilhados que lhe permitem disponibilizar uma visão de tabela pré-definida a outros grupos e utilizadores.
Mas qual é a diferença entre as duas funções mencionadas e em que contexto qual das duas funções se revela mais vantajosa?
Opções de lançamento individual
Com uma parte individual, concede a outras pessoas acesso a uma base, mesa ou vista. Os utilizadores autorizados vêem a acção como uma base separada na página inicial. Dependendo do tipo de partilha, os outros utilizadores só podem ver ou também editar os seus dados.
Com partilhas individuais, todos os utilizadores com quem a base, tabela ou visão foi partilhada trabalham num único e mesmo conjunto de dados. Por exemplo, os utilizadores podem adicionar colunas à tabela partilhada ou eliminar colunas existentes. As alterações efectuadas são sobrescritas no conjunto de dados partilhados, sendo assim também visíveis para todos os utilizadores.
Por esta razão, as opções de lançamento individuais revelam-se particularmente vantajosas quando se trabalha com os mesmos dados em equipa e são desejadas alterações ao conjunto de dados partilhados.
Conjuntos de dados comuns
Com a ajuda de conjuntos de dados partilhados, é possível disponibilizar uma visão de tabela pré-definida a outros grupos e utilizadores, para que estes possam aceder a dados específicos numa grande variedade de contextos e departamentos.
Ao contrário das acções individuais, os registos partilhados representam uma tabela principal cujo conteúdo é utilizado em outras tabelas. Os membros da sua equipa podem adaptar os ramos da tabela principal em qualquer altura, para que possam utilizar os dados do conjunto de dados partilhados numa grande variedade de contextos.
Ao contrário das versões individuais, porém, as alterações feitas pelos utilizadores não têm qualquer efeito sobre o conjunto de dados subjacentes. Os ramos da tabela principal são independentes uns dos outros e também não podem ser vistos por outros utilizadores. Por este motivo, os conjuntos de dados partilhados revelam-se particularmente vantajosos quando diferentes departamentos e funcionários de uma empresa acedem a determinados conjuntos de dados nos seus próprios contextos.
Isto será ilustrado pelo seguinte exemplo:
- Uma lista de pessoal que seja relevante para vários grupos de utilizadores (por exemplo, RH, contabilidade e comunicação interna) pode ser disponibilizada aos membros da sua equipa através de conjuntos de dados partilhados como modelo para novas tabelas.
- Depois dos membros da sua equipa terem importado o conjunto de dados comuns para uma base, podem adicionar colunas à tabela como desejarem e adaptá-la aos seus casos específicos de utilização (por exemplo, planeamento de férias, folha de pagamentos, lista de distribuição para boletins informativos internos).
- As tabelas de acesso a um conjunto de dados comum podem ser sincronizadas em qualquer altura, ou seja, comparadas com a última versão do conjunto de dados (por exemplo, quando novos empregados entram ou saem).
- Existe uma relação de cima para baixo: as alterações ao conjunto de dados comuns são transferidas para as tabelas dependentes durante a sincronização. No entanto, as alterações nestas tabelas não têm qualquer efeito sobre o conjunto de dados subjacentes.
