Quer se trate de camiões, autocarros ou carros clássicos da empresa - gerir uma frota de veículos é uma tarefa variada e responsável para empresas e trabalhadores independentes. Com um modelo para a sua própria gestão de frotas, pode planear com precisão a utilização dos seus veículos. Em seguida, explicamos como pode gerir reservas, devoluções, reparações e marcações de inspeção de forma cómoda e fácil.
O que é exactamente a gestão da frota?
A gestão de frotas abrange a organização completa da sua frota de veículos, desde a aquisição até à eliminação. Uma boa gestão da frota assegura também a rentabilidade e a manutenção da sua empresa. Para o efeito, é necessário cuidar dos veículos existentes, proceder à sua manutenção e, se necessário, mandar repará-los. Para minimizar o tempo de inatividade da sua frota de veículos, deve gerir a sua frota de forma eficiente e estabelecer um processo fixo para o planeamento da utilização.
Todas as empresas que possuem veículos da empresa devem ter um sistema de gestão de frotas. Não importa se os veículos são utilizados para o transporte de mercadorias ou como veículos da empresa para viagens de negócios. Os veículos comerciais, como ambulâncias, autocarros, escavadoras e tractores, também se encontram entre os casos de utilização.
Tarefas na gestão da frota
A quantidade de esforço necessário para a gestão da sua frota depende inteiramente da dimensão da sua frota e da utilização que dá aos veículos na sua empresa. As empresas de transportes que coordenam centenas de veículos todos os dias e dependem de um bom funcionamento para o seu sucesso comercial organizarão certamente a sua gestão de frotas de forma diferente das empresas que apenas necessitam da sua frota para as viagens de negócios dos seus empregados.
O objetivo da gestão de frotas é organizar todos os processos que envolvem veículos da forma mais eficiente e económica possível. Isto aplica-se aos custos de aquisição, aos custos operacionais, mas também à manutenção e às reparações. Outra tarefa importante é a atribuição e reserva de veículos sem problemas e sem complicações. Pode utilizar sistemas de reserva digitais, por exemplo, para facilitar a entrega e documentá-la sem problemas.
Aspectos importantes da gestão de frotas
- Avaliação das necessidades e aquisição de veículos
- Reserva e distribuição de veículos
- Devolver e reabastecer os veículos
- Colocação em funcionamento e acompanhamento das reparações e inspecções
- Orientações estratégicas
Outro aspeto importante da gestão de frotas é a imagem que se pretende projetar. Tendo em conta a transição da mobilidade, a utilização de veículos ecológicos em vez de veículos que consomem muita gasolina na sua frota não é apenas um aspeto financeiro, mas também estratégico. A mobilidade eléctrica e as emissões de CO₂ são questões altamente valorizadas pelo público devido ao discurso social e político e criam expectativas entre os funcionários e os clientes. Por conseguinte, deve ter em mente o ambiente e a sustentabilidade ao gerir a sua frota. Para viagens curtas, por exemplo, também pode utilizar veículos eléctricos mais pequenos para proteger o ambiente e conservar recursos.
Sistemas para a gestão da sua frota
Existem várias opções de escolha para gerir a sua frota de veículos. A solução de software deve satisfazer vários requisitos: Em primeiro lugar, deve ser flexível e, por conseguinte, aplicável aos seus cenários individuais. Deve também ser capaz de registar diferentes tipos de informação (por exemplo, ficheiros, imagens e dados GPS) e ser fácil de utilizar.
Os requisitos para este tipo de software variam consoante a dimensão da empresa. As grandes empresas, como as empresas de transportes ou de camionagem, podem recorrer a soluções especiais para o sector, mas estas são frequentemente dispendiosas. No entanto, as empresas mais pequenas, com uma frota gerível, não têm de suportar os custos de um sistema de gestão de frotas dispendioso.
O software de base de dados SeaTable é ideal para a gestão de frotas de pequena e média dimensão, por exemplo, de empresas de artesanato ou outras empresas que tenham empregados no terreno. Explicamos de seguida como pode utilizar o SeaTable de forma eficiente para a gestão da sua frota.
Gerir a sua frota com SeaTable
Mantenha o controlo de toda a sua frota! Com o nosso modelo gratuito, pode catalogar os seus veículos e disponibilizá-los aos seus empregados para reserva. Documente as entregas e as devoluções, bem como as reparações e as marcações dos seus veículos.
O primeiro passo é compilar uma visão geral dos seus veículos: Pode introduzir qualquer informação que seja importante para si. Com diferentes tipos de colunas e vistas, pode criar a sua própria imagem da sua frota de veículos. Para o efeito, guardámos fotografias que são apresentadas diretamente no plugin da galeria. Adicione outros dados, como a marca, o modelo, a matrícula e a quilometragem para descrever os seus veículos.
Gerir marcações e reservas
Faça a gestão de todas as reservas de veículos numa única tabela. Os empregados interessados utilizam um formulário Web baseado nas colunas desta tabela para efetuar reservas. Introduzem os seus dados de contacto, seleccionam o veículo pretendido e especificam o período de utilização.
Após o envio, o pedido de informação aparece imediatamente na sua tabela e pode ser processado. Uma vez que as tabelas estão ligadas entre si, é possível atribuir cada pedido de informação a um empregado e ao veículo pretendido. Pode então verificar se o veículo está disponível na hora pretendida ou se já está reservado para esse período. Para tal, utilize o plug-in de cronologia, que apresenta claramente as reservas sobrepostas.
Tal como no nosso exemplo, pode rejeitar o pedido que chega mais tarde. O SeaTable permite-lhe utilizar botões para automatizar determinados processos na gestão de frotas e accioná-los com apenas um clique. Isto permite-lhe processar facilmente os pedidos e rejeitar ou confirmar a reserva do veículo com o toque de um botão. Um e-mail predefinido é então enviado ao requerente com as informações relevantes.
Manter um olho na manutenção
Como deve sempre documentar o estado atual dos seus veículos, os registos de entrega são essenciais na gestão de frotas. Pode registar diretamente os danos ou outros sinais de desgaste. Mais uma vez, utilize um formulário Web para este efeito, que aparece diretamente na tabela após a submissão. Se forem necessárias reparações, pode documentar o progresso da reparação no quadro.
Para manter todos os veículos prontos a serem utilizados, deve manter no seu radar marcações regulares, como inspecções e mudanças de pneus. A inspeção principal da TÜV, que deve ser feita de dois em dois anos na Alemanha, é também obrigatória para que os veículos da sua frota possam continuar a circular em segurança. As notificações predefinidas permitem-lhe informar atempadamente todas as pessoas envolvidas sobre os próximos compromissos. Isto significa que não tem de verificar o calendário de gestão da frota todos os dias - o SeaTable envia-lhe automaticamente lembretes na altura certa.
Utilize esta vantagem para a gestão da sua frota
O SeaTable oferece-lhe uma gestão simples e intuitiva da sua frota e dos pedidos de reserva recebidos. Isto significa que tem sempre uma visão geral dos veículos disponíveis e do estado da sua frota.
Registe-se gratuitamente e experimente hoje mesmo o SeaTable e o modelo flexível e personalizável para a gestão da sua frota!