Online-Literaturverwaltung: 11 Tipps für mehr Durchblick in Studium, Wissenschaft oder Privatleben

Die Online-Literaturverwaltung erleichtert Ihnen die Arbeit an größeren Literaturprojekten. Sie beugen Fehlern in Literaturlisten vor, haben Ihre Quellen auf einen Blick parat und können diese nach Themen ordnen. Wenn Sie Auflagen zur Zitierweise erfüllen müssen, hilft Ihnen die Literatur-Software bei der Umsetzung. Erhalten Sie im Folgenden Tipps zur erfolgreichen Arbeit mit einem Literaturverwaltungsprogramm.

Warum ist eine Online-Literaturverwaltung sinnvoll?

Mit einer Online-Literaturverwaltung können Sie

• Für eine einheitliche Zitierweise sorgen.
• Nachträglich einfach Verzeichnisänderungen vornehmen.
• Den Überblick bei umfangreichen Projekten behalten.
• Fehleranfälligkeit bei langen Literaturlisten vorbeugen.
• Forschungsliteratur automatisch erfassen.
• Ordnung in Gliederung, Kategorien und Schlagworten schaffen.
• Recherche für weitere oder ähnliche Quellen betreiben.
• Daten automatisch in der Cloud oder auf einem Server sichern.

Die Literaturdatenbank einer Literaturverwaltung ermöglicht eine sinnvollere Datenhaltung und -aufnahme, als es manuell möglich wäre.

Wo kommt die digitale Literaturverwaltung zum Einsatz?

Die digitale Literaturverwaltung kommt in allen Bereichen zum Einsatz, wo präzise gearbeitet werden muss. Das ist zum Beispiel in der Wissenschaft nötig, um Aussagen und Quellen erfolgreich zu belegen. Im Studium kommen Auflagen der Hochschule hinzu. Privat können Sie mit einer Literaturverwaltung den Überblick über gelesene Literatur bewahren und Informationen leicht wiederfinden.

3 Literaturverwaltungsprogramme im Vergleich

Werfen Sie jetzt einen Blick auf drei Literaturverwaltungsprogramme im Vergleich. Diese Literatur-Programme gibt es:

Citavi – ein bekanntes Literaturprogramm

Ein vor allem in der Hochschulszene bekanntes Programm ist Citavi. Es ist auf Deutsch verfügbar, übersichtlich, eignet sich für die Gruppenarbeit und zeichnet sich durch einen guten Support aus. Es kann ausschließlich auf Windows installiert werden. Bei der Datenhaltung können Sie zwischen einer Speicherung in der Cloud oder einer auf dem eigenen Server entscheiden.

Die ersten 30 Tage mit Citavi sind kostenlos. Anschließend müssen Sie bezahlen. Wählen Sie zwischen der Web- oder Desktop-Version oder einer datensicheren Server-Installation für Unternehmen. Der Preis richtet sich danach, ob Sie den Studierenden, Akademia, Behörden und NGOs oder einem anderen Unternehmen angehören. Die günstigste Web-Version für Studierende mit einem Gigabyte Speicher liegt zum Beispiel bei 75 € pro Jahr. Ein Unternehmen zahlt für die Windows-Version ca. 435 € für zwei Jahre und fünf Gigabyte Speicher. Zusatzpakete sind erhältlich.

Mendeley – eine kostenfreie Alternative zur Online-Literaturverwaltung

Eine Citavi Alternative ist die Literatur-Software Mendeley. Diese ist zwar nur auf Englisch verfügbar, dafür kostenfrei für einen Gigabyte Speicher. Sie ist außerdem in einer Web-Version als auch für den Desktop unter macOS, Windows und Linux erhältlich. Ein weiterer Bonus: Es existiert eine App für iOS-Geräte.

Mit Mendeley haben Sie zudem die Möglichkeit, Daten von Seiten wie SpringerLink direkt zu importieren. Eine Premium-Variante existiert, um zusätzlichen Support, Features und eine bessere Datenverschlüsselung zu erhalten. Den Preis erhalten User auf Anfrage.

SeaTable – die intelligente Listenlösung für die Literaturverwaltung

SeaTable ist ein Programm mit dem sich die Literaturverwaltung mit einfachen Mitteln abbilden lässt. Die Literaturverwaltung funktioniert ähnlich wie bei Excel in Listen. Der Unterschied ist, dass Sie diese mit Aufgaben verknüpfen und mit weiteren Daten, Grafiken und Dokumenten anreichern können.

Eine Zusammenarbeit im Team online ist möglich und das Programm ist auf Deutsch verfügbar. Es liegt eine Cloud-Version, eine dedizierte und eine Version für den eigenen Server vor. Möchten Sie SeaTable einfach online nutzen, ist der Betrieb kostenfrei. Die Plus-Variante kostet 7€ pro User pro Monat, mit der Enterprise-Variante liegen Sie bei 14€ pro User pro Monat.

11 Tipps für die richtige Anwendung eines Literaturverwaltungsprogrammes

Lesen Sie im Folgenden elf Tipps für die richtige Anwendung Ihres Literaturverwaltungsprogramms.

1. Vorsicht beim Quellen-Import

Verlassen Sie sich bei einem Datenimport aus anderen Programmen nicht darauf, dass die Titelangaben in der Literatur-Software später korrekt vorliegen. Es kann zum Beispiel bereits ein Rechtschreibfehler bestehen oder das Format passt nicht mit Ihrem gewünschten überein. Erstellen Sie sich in Ihrer To-Do-Liste eine Aufgabe, die Titelangaben später zu überprüfen.

2. Nicht jede Quelle eignet sich für den Import in eine Literaturverwaltungs-Software

Beachten Sie außerdem, dass sich nicht jede Quelle für den Import in das Literaturverwaltungsprogramm eignet. Wenn ein Dokument keine eindeutige ID besitzt, kann die Literaturverwaltung die Titeldaten nicht importieren. In dem Fall greifen viele Programme auf die Metadaten zurück. In einem Dokument wie einem PDF werden von Autoren jedoch häufig keine hinzugefügt. Bei Webseiten ist es ähnlich. Sie müssen später fehlende Informationen manuell nachtragen.

3. Sorgfalt bei der Titeleingabe

Ein Literaturverwaltungsprogramm ist nur so gut wie sein Anwender – also Sie. Achten Sie daher darauf, Titeldaten korrekt einzugeben. So kann Ihr Programm später die formatierten Nachweise und Literaturverzeichnisse ohne Fehler erstellen, da es genau weiß, wo die Informationen hingehören.

4. Keine Abkürzungen in den Titeldaten

Zusätzlich sollten Sie auf Abkürzungen in den Titeldaten verzichten. Zum Beispiel ein „Hrsg.“ In Kombination mit dem Namen des Herausgebers oder ein „S.“ für Seite ist nicht nötig. Sie wählen in dem Literatur-Programm eine Vorlage für den Zitationsstil oder erstellen eine eigene. Entsprechend der Vorgaben erscheinen später Abkürzungen oder nicht.

5. Verwenden Sie Empfehlungsdienste und Such-Alarme Ihres Literaturverwaltungsprogramms

Die Online-Literaturverwaltungsprogramme dienen nicht nur der Erstellung von Literaturverzeichnissen. Neben der Sammlung von Quellen können Sie auch Recherche betreiben. Bei Citavi haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, sich Such-Alarme ausgeben zu lassen. So erfahren Sie, wenn neue Artikel online zu einem Ihrer Themen verfügbar sind. Mendeley bietet einen Empfehlungsdienst an, über den Sie sich ähnliche Artikel anzeigen lassen können.

6. Achtung bei der Verwendung von Dokumenten-Plugins

Verwenden Sie zum Beispiel ein Word-Plugin, sollten Sie die automatischen Aktualisierungen im Hinterkopf behalten. Verändern Sie einen Text in einem Inhaltssteuerelement in dem Word-Dokument, wird er später von der Literaturverwaltung wieder überschrieben. Ihre Änderung geht verloren, ohne, dass Sie es merken.

7. Legen Sie eine Gliederung für Ihre Literaturverwaltung an

Sortieren Sie Ihre Literaturverwaltung und legen Sie eine hierarchische Gliederung und Kategorien an. So behalten Sie auch in größeren Projekten den Überblick und finden schnell, wonach Sie suchen. Ein Beispiel ist das Sortieren der Quellen nach Themen.

8. Wie gehört eine Quelle zu Ihrem Projekt?

Legen Sie außerdem Notizen zu jeder Quelle an. So wissen Sie später, wie die Quelle zu Ihrem Projekt passt und warum sie wichtig ist.

9. Müssen Sie sich nach Vorgaben zum Stil richten?

Bevor Sie in der Literaturverwaltung einen Zitationsstil wählen, sollten Sie überprüfen, ob Sie juristischen Anforderungen unterliegen oder andere Vorgaben erfüllen müssen. Ist dies geklärt, wählen Sie den richtigen Stil in der Literatur-Software aus oder erstellen die passende Vorlage.

10. Automatisieren Sie mithilfe des Literaturverwaltungstools so viel wie möglich

Wenn es Ihr Literaturverwaltungsprogramm hergibt, sollten Sie mit Feldern arbeiten, anstatt individuelle Anpassungen vorzunehmen. Bei einem Umstieg auf ein anderes Programm erleichtert Ihnen eine konforme Datenhaltung den Import.

11. Überprüfen Sie das Ergebnis

Verlassen Sie sich nicht komplett auf das Programm für Ihre Literaturverwaltung. Vor der Abgabe des Literaturverzeichnisses sollten Sie dieses gegenprüfen. Prüfen Sie, ob die Stilrichtlinien erfüllt und die Nachweise korrekt gesetzt sind.

Fazit

Literaturverwaltungsprogramme sind wichtige Werkzeuge, die sowohl im Berufs- und Privatleben, als auch im Studium genutzt werden können, um organisiert zu bleiben. Sie sind kontraproduktiv, wenn das Grundwissen für die richtige Anwendung fehlt.

Arbeiten Sie sich daher in das Programm ein oder setzen Sie auf eine alternative Listenlösung wie SeaTable.

Bildquelle Titelbild: © ake1150/Adobe Stock