Marketingteam erstellt eine Vorlage für die Projektplanung.

Vorlagen für die Projektplanung: Richtig einsetzen – erfolgreich starten

Vorlagen der Projektplanung ermöglichen es, sofort mit der Planung und Durchführung eines Projekts zu beginnen. Es kommen Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder intelligente Listen zum Einsatz, um die Projektaktivitäten, Deadlines, Budgets und mehr zu verwalten. Im Folgenden finden Sie verschiedene Vorlagen inklusive Beispiel-Daten für die Erstellung Ihres Projektplans.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan beinhaltet sämtliche Übersichten und Dokumente, die Sie für Ihren Projektstart brauchen. Das können zum Beispiel der Projektstrukturplan, ein Ablaufplan, Kostenplan sowie ein Ressourcenplan sein. Ebenfalls denkbar sind Dokumente zum Qualitäts- und Risikomanagement des Projekts.

Der Projektplan ist ein zentraler Ort, an dem Sie jeden Schritt des Projekts verfolgen können. Er ermöglicht eine einfachere Kommunikation zwischen Beteiligten und legt die zeitliche Planung, den Umfang und die Kosten des Projekts dar.

Die Darstellung kann in Listen erfolgen. Zusätzlich kommen häufig die Gantt-Diagramm-Darstellung oder ein Kanban-Board zum Einsatz. Ein Gantt-Diagramm ist dabei eine Methode aus dem Projektmanagement, um Aufgaben und Events in horizontalen Balken mit Start- und Enddatum abzubilden. Bei dem Kanban-Board geht es wiederum darum, Aufgaben als To-Do-Karten in interaktiven Listen abzuarbeiten. Zu beiden sehen Sie folgend Vorlagen-Beispiele für einen Projektplan.

Mitarbeiterin beschäftig sich mit einer Vorlage für die Projektplanung.

Vorlagen Projektplanung © Kaspars Grinvalds / adobe stock

Wann ist der Einsatz in der Projektplanung sinnvoll?

Der Einsatz eines Projektplans ist sinnvoll für jedes Projekt, da er die Kommunikation vereinfacht, für Transparenz sorgt und alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand hält. Gleichzeitig werden ein Zeitmanagement sowie eine bessere Organisation der Projektaktivitäten möglich.

Während der Einleitung und Planung des Projekts sollte der Projektplan bereits erstellt werden. Er bleibt mit der Durchführung des Projekts flexibel und kann zu jeder Zeit angepasst werden. Der Projektplan bildet zunächst die Grundlage für Entscheidungen in der Planungsphase. Es gilt zum Beispiel, den Umfang bestimmter Aufgaben zu erkennen oder sich zeitlich überschneidende Aktivitäten, Kosten und Risiken. Später wird der Projektplan zum unersetzlichen Werkzeug in der Durchführung eines Projekts. Hier geht es dann primär um die Organisation, Aufgabenverteilung und Transparenz.

Lesen Sie im Folgenden, wie Sie Vorlagen für einen Projektplan mit Excel oder einem digitalen Tool wie SeaTable erfolgreich verwenden.

Projektplan erstellen in Excel

Für das Projektmanagement finden Sie unter Excel verschiedene, programmeigene Vorlagen. Ebenfalls können Sie nach angebotenen Templates von Drittanbietern suchen.

So gehen Sie vor

In Excel klicken Sie auf „Datei“ > „Neu“, um die Onlinevorlagen zu durchsuchen. Haben Sie die richtige gefunden, wählen Sie die Vorlage per Klick aus. Alternativ starten Sie mit einem Excel-Dokument und exportieren es als Vorlage per „Datei“ > „Exportieren“ > „Arbeitsmappen-Dateityp“ auf „Vorlage“ ändern > „Speichern“. Die soeben erstellte Vorlage finden Sie unter Ihren privaten Vorlagen und können Sie nach dem gleichen Schema wie die Online-Vorlagen verwenden.

3 Vorlagen für die Projektplanung in Excel

Die Auswahl an verfügbaren Vorlagen ist groß. Wir haben Ihnen drei Projektplan-Beispiele für die Nutzung in Excel verlinkt.

Gantt-Diagramm Excel Vorlage
Eine Vorlage für ein GANTT-Diagramm finden Sie hier. Sie bildet mehrere Monate des Projekts im Überblick ab und eignet sich für die Unterstützung von kleineren sowie mittleren Projekten.

Projektplan inklusive Zeitplan
Auf der Seite von Meine Vorlagen finden Sie eine Excel-Vorlage für den Projektplan inklusive Zeit- und Terminplan. Die Aufgaben sind in filterbaren Listen abgebildet.

Vorlage für einen Projektplan unter Excel mit Beispiel
Das Projektmagazin hält einen Projektplan mit Beispiel-Daten bereit, der sofort in Excel importiert werden kann. Hier wurde Wert auf eine besonders einfache Projektplanung gelegt, die eine Kosten- und Terminüberwachung ermöglicht.

Projektplan erstellen mit SeaTable

Der Einsatz von SeaTable lohnt sich, wenn Sie mit mehreren Parteien an einem Projektplan arbeiten möchten. Der Zugriff erfolgt über den Browser, die Daten sind in Echtzeit erreichbar.

So gehen Sie vor

Für die Erstellung Ihres Projektplans registrieren Sie sich kostenfrei auf SeaTable und loggen sich in dem digitalen Tool über Ihren Browser ein. Klicken Sie anschließend auf „Base hinzufügen“ und wählen Sie eine Vorlage aus. Das Template steht sofort zur Nutzung bereit.

5 Vorlagen für die Projektplanung in SeaTable

Folgend sehen Sie fünf Projektplan-Beispiele aus der Vorlagen-Bibliothek.

Projektplan-Vorlage für das Marketing
Mithilfe dieser Vorlage haben Sie die Möglichkeit, Ihre Maßnahmen für ein Projekt im Voraus zu planen. Sie tragen hier verantwortliche Abteilungen und Personen ein, eine Priorität, das Fälligkeitsdatum, To-Dos und mehr.

In der Beispiel-Vorlage geht es um die Planung der Marketing- und Kommunikationsaktivitäten eines fiktiven, großen Unternehmens. Die Projektplanung findet ein Jahr im Voraus statt.

Projektplan-Beispiel für einen Businessplan
Diese Projektplan-Vorlage eignet sich zur Überarbeitung des Geschäftsplans, der ersten Strategieplanung oder der Definition neuer strategischer Ziele. Alle Beteiligten können hier die Projektplanung auf einen Blick einsehen. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Timeline“, um den Businessplan als Gantt-Diagramm darzustellen. Alternativ wählen Sie „Kanban“, um geplante, in Bearbeitung oder erledigte Aufgaben einzusehen.

Projektplanung im Eventmanagement
Hier erhalten Sie ein Beispiel für einen Projektplan aus dem Eventmanagement. Zur Anmeldung an dem Event haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmern einen Link mit einem Webformular bereitzustellen. Die Daten der Teilnehmer gelangen so automatisch in Ihren SeaTable-Eventplan. Über das Plug-in „Page-Design“ integrieren Sie Dokumente wie ein Teilnahme-Zertifikat.

Zeiterfassung für Projekte
In einem Projekt kann es außerdem hilfreich sein, Arbeitszeiten zu erfassen. Zum Beispiel für Auswertungen oder um sie Kunden in Rechnung zu stellen. Die Zeiterfassungsvorlage bietet Ihnen genau diese Möglichkeit als Teil des Projektplans.

Vorlage für den Projektplaner
Zum Schluss ermöglicht der Projektplaner Ihnen einen zentralen, übersichtlichen Ort, an dem Sie jeden Schritt des Projekts verfolgen können. Über die Plug-ins gelangen Sie in verschiedene Ansichten wie das Gantt-Diagramm, den Kalender oder das Kanban-Board. Außerdem können Dokumente und Bilder in Einträgen ergänzt werden, sodass keine zusätzliche Datenhaltung notwendig ist.

Weitere wichtige Vorlagen für die Projektplanung beinhalten beispielsweise die To-Do-Listen, erfolgreiche Teambesprechungen und Kanban-Boards.

Vorlage Projektplanung © SeaTable

Starten Sie hier mit den Vorlagen für Ihre Projektplanung und passen Sie diese auf Ihre Bedürfnisse an.

Fazit

Der Projektplan ist ein grundlegender Bestandteil des Toolkits eines Projektmanagers. Die sorgfältige Planung von Aufgaben, Deadlines, Budget etc. sind Voraussetzung für die qualitativ gute Umsetzung eines Projekts.

Mithilfe der richtigen Vorlage können Sie direkt einsteigen und von bereits erprobten Methoden des Projektmanagements profitieren. Wählen Sie zwischen einem allseits bekannten Tool wie Excel oder testen Sie eine intelligente Listenlösung wie SeaTable. Bei beiden stehen Ihnen kostenfreie Vorlagen für Ihre Projektplanung zur Verfügung.

Bildquelle Titelbild: © MIND AND I/Adobe Stock

Avatar-Foto
Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph ist Gründer und technischer Geschäftsführer der SeaTable GmbH. Er ist für die gesamte interne IT bei SeaTable verantwortlich und liebt neue und spannende Herausforderungen. In seiner Freizeit spielt er gerne Tennis, erkundet mit seiner Familie fremde Städte oder daddelt auch ab und zu auch mal das ein oder andere Computerspiel.