Одной из бесчисленных опций, доступных вам в SeaTable, является отправка электронных писем из ваших баз. Эта функция SeaTable сэкономит вам значительное количество времени, если вы всегда хотите отправлять определенные электронные письма в определенный момент процесса - например, напоминание об оплате, как только истечет срок оплаты счета.
В этой статье описаны шаги, необходимые для добавления учетной записи электронной почты в любую базу и как затем можно отправлять электронные письма из базы.
Настройте учетную запись электронной почты в вашей Базе
- Откройте расширенные параметры базы, нажав на три точки .
- Выберите опцию Интеграция с третьей стороной.
- Добавьте новую учетную запись электронной почты.
- Введите следующую информацию:
- Название счета: краткое описание счета
- Отправитель: Ваш адрес электронной почты
- SMTP-сервер: в зависимости от провайдера, например, smtp.gmail.com, smtp.gmx.net или smtp.web.de
- SMTP-порт: 587 (может отличаться у некоторых провайдеров)
- Имя пользователя: Имя пользователя вашей учетной записи электронной почты, обычно это ваш адрес электронной почты.
- Пароль: пароль вашей электронной почты или приложения.
Конкретные примеры
Подробные инструкции по настройке учетной записи электронной почты для сервисов Gmail, GMX и Web.de вы также найдете в отдельных статьях:
Отправка электронной почты с базы
После добавления учетной записи электронной почты в базу у вас есть два варианта отправки писем:
В обоих случаях вы определяете стандартизированное электронное сообщение, текст которого остается одинаковым для всех получателей и записей. Поэтому эта функция не подходит для электронных писем, содержание которых сильно различается от случая к случаю. Однако вы можете цитировать записи из разных колонок, например, вставить соответствующее имя в приветствие или номер заказа в тему, чтобы в некоторой степени персонализировать соответствующее письмо и обогатить его данными из соответствующей строки.
Тестирование конфигурации электронной почты
После успешного добавления учетной записи электронной почты в базу настроенная вами учетная запись будет отображаться в расширенных опциях базы в разделе интеграции со сторонними организациями. Здесь вы можете отправить тестовое письмо выбранным получателям всего несколькими щелчками мыши.
Для этого нажмите на символ конверта справа от настроенной учетной записи электронной почты.
Затем определите тему, получателя и содержание тестового электронного письма. Например, вы можете отправить себе письмо на свой собственный адрес электронной почты.
После успешной отправки тестового сообщения электронной почты появится следующее сообщение:
Затем проверьте папку "Исходящие" вашего аккаунта электронной почты, подключенного к SeaTable, чтобы убедиться, что письмо было отправлено, и папку "Входящие" аккаунта получателя, чтобы убедиться, что оно пришло в соответствии с запросом.
Если все сработало, как описано, вы успешно настроили учетную запись электронной почты в SeaTable и можете начать отправку писем с помощью автоматизации или кнопки.
Часто задаваемые вопросы
Почему имеет смысл завести учетную запись электронной почты?
Настройка учетной записи электронной почты в вашей базе является необходимым условием для отправки автоматических электронных писем по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Поэтому, если вы хотите отправлять электронные письма из своих баз, вы должны сначала добавить учетную запись электронной почты.
Как вы можете отправлять электронные письма из базы?
После добавления учетной записи электронной почты вы можете отправлять письма либо автоматически, либо с помощью кнопки.
Где именно вы вводите данные своей электронной почты?
При настройке учетной записи электронной почты вам будет предложено ввести необходимые данные электронной почты в текстовые поля. Подробные инструкции по настройке учетной записи вы найдете в первом разделе этой справочной статьи.
Видны ли данные доступа к моей электронной почте (особенно пароль) другим людям, например, при совместном использовании базы?
Нет, ваши учетные данные электронной почты видны только вам. Пользователи или члены группы, которым была предоставлена база, могут видеть только имя учетной записи, адрес электронной почты и имя пользователя добавленной учетной записи электронной почты. Они не имеют права редактировать добавленную учетную запись, чтобы просмотреть другую информацию, например ваш пароль.
Экспортируются ли мои учетные записи электронной почты при экспорте базы?
Нет, настроенные вами учетные записи электронной почты теряются при экспорте базы и поэтому не сохраняются в базе при ее повторном импорте. Вам придется заново настраивать учетную запись электронной почты в импортированной базе.
