Грузовики, автобусы или классические служебные автомобили - управление автопарком является разнообразной и ответственной задачей для компаний и индивидуальных предпринимателей. Шаблон для управления собственным автопарком позволит вам точно планировать использование транспортных средств. Ниже мы расскажем, как можно удобно и просто управлять заказами, возвратами, ремонтами и осмотрами.
Что такое управление автопарком?
Управление автопарком - это полная организация работы вашего автопарка, от приобретения до утилизации. Грамотное управление автопарком также обеспечивает рентабельность и поддержание вашего бизнеса. Для этого необходимо заботиться о существующих автомобилях, обслуживать их и при необходимости ремонтировать. Чтобы свести к минимуму время простоя вашего автопарка, необходимо эффективно управлять им и установить фиксированный процесс планирования развертывания.
Каждая компания, владеющая служебными автомобилями, должна иметь систему управления автопарком. Неважно, используете ли вы автомобили для перевозки грузов или в качестве служебных машин для деловых поездок. Коммерческие автомобили, такие как машины скорой помощи, автобусы, экскаваторы и тракторы, также относятся к числу используемых.
Задачи по управлению автопарком
Количество усилий, необходимых для управления автопарком, полностью зависит от того, насколько велик ваш автопарк и для чего вы используете транспортные средства в своей компании. Компании, занимающиеся перевозками и координирующие работу сотен автомобилей каждый день, от бесперебойной работы которых зависит успех их бизнеса, несомненно, организуют управление своим автопарком иначе, чем компании, которым автопарк нужен только для деловых поездок сотрудников.
Цель управления автопарком - организовать все процессы, связанные с транспортными средствами, как можно эффективнее и экономичнее. Это касается расходов на приобретение, эксплуатацию, а также техническое обслуживание и ремонт. Еще одна важная задача - беспрепятственное и простое распределение и резервирование транспортных средств. Например, можно использовать цифровые системы бронирования, чтобы облегчить передачу и беспрепятственно документировать ее.
Важные аспекты управления автопарком
- Оценка потребностей и приобретение транспортных средств
- Бронирование и распределение автомобилей
- Возвращение и заправка автомобилей
- Ввод в эксплуатацию и контроль за ремонтом и проверками
- Стратегические ориентиры
Еще один важный аспект управления автопарком - это имидж, который вы хотите создать. В связи с переходом к мобильности использование в вашем автопарке экологически чистых автомобилей вместо бензиновых гужевых машин - это не только финансовый, но и стратегический аспект. Электронная мобильность и выбросы CO₂ - это вопросы, которые высоко оцениваются общественностью в результате социальных и политических дискуссий и вызывают ожидания у сотрудников и клиентов. Поэтому при управлении автопарком следует помнить об экологии и устойчивом развитии. Например, для коротких поездок вы можете использовать небольшие электромобили, чтобы защитить окружающую среду и сэкономить ресурсы.
Системы для управления автопарком
У вас есть различные варианты для управления автопарком. Программное решение должно отвечать нескольким требованиям: Во-первых, оно должно быть гибким и, следовательно, применимым к вашим индивидуальным сценариям. Кроме того, оно должно быть способно записывать различные типы информации (например, файлы, изображения и данные GPS), оставаясь при этом простым в использовании.
Требования к такому программному обеспечению зависят от размера компании. Крупные компании, такие как транспортные компании или фирмы, занимающиеся перевозками, могут использовать специальные отраслевые решения, но они зачастую стоят дорого. Однако небольшим компаниям с управляемым автопарком не обязательно тратиться на дорогостоящую систему управления автопарком.
Программное обеспечение базы данных SeaTable идеально подходит для управления небольшими и средними автопарками, например, для ремесленных предприятий или других компаний, имеющих сотрудников в полевых условиях. Ниже мы расскажем, как эффективно использовать SeaTable для управления автопарком.
Управляйте своим флотом с помощью SeaTable
Следите за всем своим автопарком! С помощью нашего бесплатного шаблона вы можете каталогизировать свои автомобили и предоставлять их сотрудникам для бронирования. Документируйте передачу и возврат, а также ремонт и назначение встреч для ваших автомобилей.
Первым шагом будет составление обзора ваших автомобилей: Вы можете ввести любую важную для вас информацию. С помощью различных типов колонок и видов вы можете создать свою собственную картину вашего автопарка. Для этого мы сохранили фотографии, которые отображаются прямо в плагине галереи. Добавьте дополнительные данные, такие как марка, модель, номерной знак и пробег, чтобы описать ваши автомобили.
Обзор транспортных средств в вашем автопарке
Управление бронированиями и резервированием
Управляйте всеми бронированиями автомобилей в одной таблице. Заинтересованные сотрудники используют веб-форму, основанную на столбцах этой таблицы, для бронирования. Они вводят свои контактные данные, выбирают нужный автомобиль и указывают период использования.
После отправки запрос сразу же появляется в вашей таблице, и вы можете его обработать. Поскольку таблицы связаны друг с другом, вы можете назначить каждый запрос сотруднику и нужному автомобилю. Затем можно проверить, свободен ли автомобиль в нужное время или он уже забронирован на этот период. Для этого можно использовать плагин timeline, который наглядно показывает перекрывающиеся бронирования.
Как в нашем примере, вы можете отклонить запрос, который поступит позже. SeaTable позволяет использовать кнопки для автоматизации определенных процессов в управлении автопарком и запускать их одним нажатием. Это позволяет легко обрабатывать заявки, отклонять или подтверждать бронирование автомобиля одним нажатием кнопки. После этого заявителю будет отправлено заранее подготовленное электронное письмо с соответствующей информацией.
Следим за техническим обслуживанием
Поскольку вы всегда должны документировать текущее состояние своих автомобилей, журналы передачи имеют важное значение для управления автопарком. Вы можете напрямую фиксировать повреждения или другие признаки износа. Для этого опять же используйте веб-форму, которая после отправки отображается непосредственно в таблице. Если требуется ремонт, вы можете задокументировать ход ремонта в таблице.
Чтобы все автомобили были готовы к эксплуатации, вам следует регулярно проводить такие мероприятия, как техосмотр и замена шин. Основной техосмотр в TÜV, который в Германии необходимо проходить каждые два года, также является обязательным, чтобы автомобили в вашем автопарке могли продолжать безопасно ездить. Вы можете использовать предустановленные уведомления, чтобы своевременно информировать всех участников о предстоящих встречах. Это означает, что вам не нужно каждый день проверять календарь управления автопарком - SeaTable автоматически отправит вам напоминания в нужное время.
Используйте это преимущество для управления автопарком
SeaTable предлагает вам простое и интуитивно понятное управление вашим автопарком и входящими запросами на бронирование. Это означает, что вы всегда будете иметь представление о том, какие автомобили доступны в то или иное время и каково состояние вашего парка.
Зарегистрируйтесь бесплатно и попробуйте SeaTable и гибко настраиваемый шаблон для управления автопарком уже сегодня!
"*" указывает на обязательные поля
