Командные встречи - неотъемлемая часть повседневной рабочей жизни. Необходимо координировать проекты, утверждать тексты и принимать решения. Без регулярного общения ничего не получится. Именно поэтому встречи часто стоят в календаре сотрудников: Они проводят более 15 часов в месяц на всевозможных встречах - но зачастую они не слишком продуктивны с точки зрения результатов. Отсутствие эффективности и, как следствие, пустая трата ценного рабочего времени могут стать огромной проблемой для культуры встреч.
Узнайте из этой статьи, как организовать эффективные командные встречи и противостоять нерациональному использованию потенциала.
Командные собрания: необходимые пожиратели времени
Встречи важны для обеспечения сбалансированной коммуникации и стабильного течения проекта, которое приводит к успешным результатам. Поэтому регулярная координация внутри команды необходима для обеспечения бесперебойной работы и сотрудничества. Но почему именно совещания часто бывают такими непродуктивными?
Есть несколько причин, по которым командные собрания неэффективны - помимо светских бесед и разговоров за чашкой кофе. Вот 6 главных в нашем списке:
- Никто не знает, что это такое.
- Никто не был готов.
- Некоторые участники забыли о встрече или пришли с опозданием.
- Обсуждаются темы, которым не место на собрании.
- Есть один человек, который слишком много говорит и произносит монологи.
- На встрече не ставятся задачи и не принимаются решения.
Вероятно, вы сами уже столкнулись с одним из упомянутых здесь пунктов. Пункты 4-6 - это то, что вы можете регулировать с помощью модерации. Для этого один человек должен взять на себя инициативу и вмешаться, как только разговор перестанет сводиться к главному.
Однако пункты 1-3 носят организационный характер, поэтому их можно прекрасно предотвратить заранее. Чтобы все четко понимали, что будет обсуждаться на собрании, вы должны уже определить цели и повестку дня собрания команды, когда приглашаете ее на встречу.
Только имея повестку дня, участники могут эффективно подготовиться к командному совещанию или, возможно, уже на ранней стадии понять, что им нечего добавить к обсуждаемой теме. Таким образом, вы избежите потери времени со всех сторон! Цели и повестка дня также помогут вам не отклониться слишком далеко от темы и не потерять пресловутую красную нить.
Планирование и управление командными встречами с помощью SeaTable
С помощью SeaTable у вас есть возможность избежать этой проблемы: Наше программное обеспечение настолько гибкое, что вы можете использовать его для планирования, проведения и документирования совещаний в структурированном виде. Все встречи, темы и участники могут быть вызваны прозрачным и структурированным образом в одном месте. Это сделает ваши встречи эффективными и плодотворными.
Наше программное решение начинается с повестки дня и обеспечивает комплексное и структурированное управление встречами и данными. Оно также используется для документирования и контроля за проведением встреч. Ниже мы объясним, как использовать наш шаблон и какие функции вас ожидают.
Нажмите здесь, чтобы перейти к шаблону для командных совещаний
На совещаниях важно заранее планировать содержание, которое будет обсуждаться. Без подготовки содержания встреча будет бессистемной, хаотичной и бессмысленной, ведь цель встреч - не только достижение взаимного согласия, но и прогресс в реализации проектов. Должны быть приняты решения, которые приведут к результатам. Если этого не происходит, значит, совещание не выполнило своей цели.
С помощью SeaTable у вас есть центральное место, где можно завершить все этапы планирования. Здесь вы назначаете даты проведения собраний команды, приглашаете на них участников и заранее составляете повестку дня и тематические доски. После этого протокол собрания и другие важные документы хранятся непосредственно в таблице, чтобы коллеги, которые не могут присутствовать на собрании, могли узнать о его результатах. Хранение протоколов также служит для документирования этапов работы, идей и соглашений - так ничто не потеряется, и у вас все будет черно-белым.
Но теперь с самого начала: мы начнем с таблицы обзора шаблона, где перечислены встречи. Здесь уже введена некоторая важная информация. Укажите название встречи в первой колонке, чтобы все точно знали, о чем идет речь. Если вы будете особенно точны, многие вопросы будут прояснены заранее.
1. совместная работа над темами
Мы разработали наш шаблон простым и понятным. В таблице вы найдете все важные параметры, которые важны для планирования и проведения совещаний. На первом этапе вы определяете краткое и содержательное название встречи, например "Мозговой штурм для новогодней кампании 2022 года". Таким образом, каждый приглашенный участник уже знает, чему будет посвящена встреча.
На следующем этапе с помощью столбца "Дата" можно определить, в какой день и в какое время должно начаться и закончиться совещание. В колонке "Формула" автоматически рассчитывается продолжительность совещания, чтобы все сразу знали, сколько времени им нужно запланировать. В колонке "Сотрудники" указываются все сотрудники, которые должны принять участие в совещании. После этого все сотрудники получат автоматическое уведомление, о котором мы расскажем подробнее ниже.
Следующий шаг - определение помещения, в котором будет проходить встреча. Помещения четко разделены по цветам, так что легко понять, где вы встречаетесь. В следующей колонке показана особенно важная часть подготовки и последующих действий: Повестка дня. Поскольку SeaTable также является базой данных, все темы, файлы и протоколы можно хранить прямо на месте и редактировать синхронно. Каждый авторизованный пользователь может одновременно работать в Base с другими пользователями и, например, заходить в важные темы.
В колонке повестки дня все пользователи могут заранее ввести свои темы и таким образом назвать важные моменты, которые будут обсуждаться на собрании. В то же время, повестка дня также функционирует как вспомогательное средство протокола или даже как протокол вообще: Потому что все изменения в нем сразу же отображаются у других участников на их ноутбуках, когда они открывают Base. Совместная работа без путаницы версий файлов приносит огромное облегчение в повседневной работе и упрощает сложности, особенно в координационных процессах.
Повестка дня также помогает соответствующим образом подготовиться к встрече. Беглого взгляда на него достаточно, чтобы узнать о темах и, возможно, поискать информацию или файлы, которые понадобятся позже. Это также помогает в последующей работе и создании протоколов, которые позже могут быть загружены в колонку файлов. Это полезно для всех тех, кто не смог присутствовать на встрече или хочет прочитать что-то еще раз.
Функция чата облегчает общение
Функция чата в каждой линии, т.е. на каждом отдельном собрании команды, обеспечивает простое и упорядоченное общение, которое делает ненужными любые электронные письма. Когда вы открываете линию (нажмите на маленькие синие стрелки слева от линии), открывается общий вид собрания. Справа находится чат, где вы можете легко добавлять сотрудников и писать важные сообщения, например, что сотрудник Мюллер должен загрузить промежуточную презентацию вместе с годовым обзором.
Отмеченный сотрудник получает автоматическое уведомление по электронной почте о сообщении в чате и может просто ответить на него в самом чате. Таким образом, можно заранее уточнить вопросы, собрать материалы или обменяться другой важной информацией. Все собирается прозрачно и понятно, чтобы все были в курсе дела, а обязанности были четко разграничены.
С помощью SeaTable вы можете планировать все собрания команды в одном центральном месте.
2. представление персонального совещания для сотрудников
Создание различных представлений - одно из практических преимуществ SeaTable перед другими электронными таблицами.
Создавайте столько представлений, сколько хотите, и оформляйте их именно так, как вам нужны данные в данный момент. Настройки в исходном представлении не изменяются. Один набор данных, но сотни вариантов отображения: Это возможно с помощью SeaTable.
В нашем примере мы создали отдельное представление для каждого сотрудника и определили с помощью правила фильтрации, что отображаются только те встречи, в которых, например, также фигурирует г-н Мюллер. Так он узнает, какие встречи предстоят в ближайшее время и как к ним нужно подготовиться. Он может сам создавать, фильтровать, группировать и сортировать представление так, как ему удобнее.
Представления по-прежнему важны для плагина календаря и нужны немедленно. Если вы создадите представление для каждой комнаты, например
3. все собрания команды в одном месте: С помощью плагина календаря
SeaTable также оснащен подключаемым календарем. Здесь можно интегрировать любые встречи, чтобы сохранить хороший обзор. Для представления общего собрания можно просто выбрать это представление в плагине календаря и установить все параметры в соответствии с вашими потребностями.
Поэтому мы разделили помещения по категориям в столбцах с одним выбором, так как здесь можно задать разные цвета для каждого помещения. В плагине календаря это дает то преимущество, что различные собрания команды могут отображаться в том же цвете, что и цветовая схема помещения. Например, если вы захотите создать еще одну встречу в то же время 20.10., то сразу увидите, что она не может состояться в синей комнате для переговоров.
Созданные представления теперь используются в плагине. Для этого просто выберите вид сотрудника или помещения, который должен отображаться в календаре. Таким образом, каждый сотрудник также получает свой собственный вид календаря, в который вносятся все его встречи. То же самое относится и к обзору помещения: с помощью фильтра в обзоре помещения EG R002 отображаются только те встречи, которые проходят в этом помещении. Чтобы найти свободную комнату при планировании встречи, можно создать и забронировать встречу непосредственно через просмотр.
Это означает, что больше не будет дублирования назначений и у каждого будет визуальная точка контакта для назначений.
4. автоматические уведомления непосредственно в папку входящих сообщений
Как упоминалось выше, правила уведомлений SeaTable - это идеальное решение для упрощения коммуникации и сокращения количества отправляемых электронных писем. Это экономит время и защищает и без того хорошо заполненный почтовый ящик. Мы создали два правила уведомления: Первый информирует всех приглашенных участников о том, что они добавлены на собрание команды. Одним щелчком мыши они могут перейти непосредственно на сайт Base и узнать о встрече.
Второе правило - это уведомление-напоминание, заданное со сроком. За один день до начала командного совещания (выбирается с помощью колонки "Начало") всем приглашенным участникам отправляется уведомление, чтобы они не забыли о встрече. Уведомление отправляется однократно, но можно установить, например, почасовое уведомление. Это напоминает всем о предстоящем собрании и позволяет своевременно подготовиться ко всем темам.
Управление всеми командными совещаниями в одном месте с помощью SeaTable
Как вы можете видеть: С SeaTable организация и проведение совещаний - это не волшебный фокус. Оптимальная подготовка достигается с помощью правил уведомления, пользовательских представлений, функции чата и повестки дня, а повестка дня приглашает к совместной работе во время выполнения. Для последующих действий все важные детали перечисляются и сохраняются в Base, чтобы все можно было отследить и прочитать в любое время. Вы больше никогда не пропустите ни одной встречи!
Протестируйте наш шаблон сегодня и зарегистрируйтесь совершенно бесплатно.
"*" указывает на обязательные поля
