4 шага к более эффективным командным совещаниям

Собрания коллектива являются неотъемлемой частью повседневной рабочей жизни. Проекты должны быть согласованы, тексты утверждены, а решения приняты. Вы видите: Без регулярного и хорошего общения ничто не продвинется вперед. Поэтому встречи довольно часто присутствуют в календарях работников. Они проводят более 15 часов в месяц на всевозможных совещаниях, и довольно часто эти совещания не очень продуктивны. Отсутствие эффективности и, следовательно, трата ценного рабочего времени - огромная проблема совещаний. Но как противостоять этому?

С помощью SeaTable у вас есть возможность избежать этой проблемы: Наше программное обеспечение настолько гибкое, что вы можете использовать его для планирования, проведения и документирования совещаний в структурированном виде. Все встречи, темы и участники могут быть вызваны прозрачным и структурированным образом в одном месте. Это сделает ваши встречи эффективными и плодотворными.

Командные собрания: необходимые пожиратели времени

Совещания просто необходимы для обеспечения сбалансированной коммуникации и, таким образом, стабильного потока проекта, из которого следуют успешные результаты. Поэтому постоянная координация практически обязательна для завершения проектов и достижения целей, потому что иначе просто невозможно работать вместе. Но почему именно совещания так часто бывают непродуктивными?

Есть несколько причин, по которым командные собрания неэффективны - помимо светских бесед и разговоров за чашкой кофе:

  1. Никто не знает, что это такое
  2. Никто не подготовил
  3. Обсуждаются темы, которым не место на собрании.
  4. Есть один человек, который всегда говорит слишком много.
  5. Кто-то опаздывает
  6. Не ставятся задачи и не принимаются решения

Наверняка вы сами уже испытали на себе один из упомянутых здесь пунктов. Пункты 4 - 6 - это скорее вещи, которые можно регулировать умеренно. Здесь один человек должен взять на себя инициативу и вмешаться, как только разговор перестанет вращаться вокруг самого необходимого.

Однако пункты 1 - 3 относятся к организационной структуре, которую можно прекрасно предотвратить заранее. Именно здесь на помощь приходит наше программное решение SeaTable, которое обеспечивает комплексное и структурированное управление назначениями и данными. Он также используется для документирования и контроля за проведением совещаний. Далее мы объясним вам, как именно использовать наш самостоятельно созданный шаблон и какие функции вас ждут.

Нажмите здесь, чтобы перейти непосредственно к шаблону Teammeetings

Планирование и управление командными встречами с помощью SeaTable

При проведении совещаний важно заблаговременно планировать расписание и содержание, которое будет обсуждаться. Без подготовки содержания встреча будет бессистемной, хаотичной, а также бессмысленной, поскольку цель встреч - не только достижение взаимного согласия, но и прогресс в проектах. Необходимо принимать решения, которые позволят добиться результатов. Если этого не происходит, значит, встреча не достигла своей цели.

С помощью SeaTable у вас есть центральное место, где можно завершить все этапы планирования. Здесь вы назначаете даты проведения собраний команды, приглашаете на них участников и заранее составляете повестку дня и тематические доски. После этого протокол собрания и другие важные документы хранятся непосредственно в таблице, чтобы коллеги, которые не могут присутствовать на собрании, могли узнать о его результатах. Хранение протоколов также служит для документирования этапов работы, идей и соглашений - так ничто не потеряется, и у вас все будет черно-белым.

Но теперь с самого начала: мы начнем с таблицы обзора шаблона, где перечислены встречи. Здесь уже введена некоторая важная информация. Укажите название встречи в первой колонке, чтобы все точно знали, о чем идет речь. Если вы будете особенно точны, многие вопросы будут прояснены заранее.

1. совместная работа над темами

Мы разработали наш шаблон, чтобы он был простым и понятным. В таблице вы найдете все важные параметры, которые имеют значение для планирования и проведения встреч. На первом этапе вы определяете краткое и содержательное название встречи, например, "Мозговой штурм для рождественской кампании 2022 года". Таким образом, каждый приглашенный участник уже знает, чему будет посвящена встреча.

На следующем этапе вы можете использовать колонку даты, чтобы определить, в какой день и в какое время должна начаться встреча и когда она должна закончиться. Следующий столбец формул автоматически рассчитывает продолжительность встречи, чтобы все сразу знали, сколько времени у них есть на планирование. В колонке "Сотрудники" вы указываете всех сотрудников, которые должны принять участие в собрании. После этого все сотрудники получат автоматическое уведомление, о котором мы подробно расскажем ниже.

Управление командными совещаниями с помощью SeaTable

Следующий шаг - определение помещения, в котором будет проходить встреча. Залы четко разделены по цветам, так что легко понять, где вы встречаетесь. В следующей колонке показана особенно важная часть подготовки и последующих действий: Повестка дня. Поскольку SeaTable также является базой данных, все темы, файлы и протоколы можно хранить прямо на месте и редактировать синхронно. Каждый авторизованный пользователь может одновременно работать в Base с другими пользователями и, например, заходить в важные темы.

В колонке повестки дня все пользователи могут заранее ввести свои темы и таким образом назвать важные моменты, которые будут обсуждаться на собрании. В то же время, повестка дня также функционирует как вспомогательное средство протокола или даже как протокол вообще: Потому что все изменения в нем сразу же отображаются у других участников на их ноутбуках, когда они открывают Base. Совместная работа без путаницы версий файлов приносит огромное облегчение в повседневной работе и упрощает сложности, особенно в координационных процессах.

Повестка дня также помогает соответствующим образом подготовиться к встрече. Беглого взгляда на него достаточно, чтобы узнать о темах и, возможно, поискать информацию или файлы, которые понадобятся позже. Это также помогает в последующей работе и создании протоколов, которые позже могут быть загружены в колонку файлов. Это полезно для всех тех, кто не смог присутствовать на встрече или хочет прочитать что-то еще раз.

Функция чата облегчает общение

Функция чата делает электронную почту ненужной

Функция чата в каждой линии, т.е. на каждом отдельном собрании команды, обеспечивает простое и упорядоченное общение, которое делает ненужными любые электронные письма. Когда вы открываете линию (нажмите на маленькие синие стрелки слева от линии), открывается общий вид собрания. Справа находится чат, где вы можете легко добавлять сотрудников и писать важные сообщения, например, что сотрудник Мюллер должен загрузить промежуточную презентацию вместе с годовым обзором.

Отмеченный сотрудник получает автоматическое уведомление по электронной почте о сообщении в чате и может просто ответить на него в самом чате. Таким образом, можно заранее уточнить вопросы, собрать материалы или обменяться другой важной информацией. Все собирается прозрачно и понятно, чтобы все были в курсе дела, а обязанности были четко разграничены.

С помощью SeaTable вы можете планировать все собрания команды в одном центральном месте.

2. представление персонального совещания для сотрудников

Создание различных представлений - одно из практических преимуществ SeaTable перед другими электронными таблицами.

Собственные взгляды позволяют добиться большего порядка

Создавайте столько представлений, сколько хотите, и оформляйте их именно так, как вам нужны данные в данный момент. Настройки в исходном представлении не изменяются. Один набор данных, но сотни вариантов отображения: Это возможно с помощью SeaTable.

В нашем примере мы создали отдельное представление для каждого сотрудника и определили с помощью правила фильтрации, что отображаются только те встречи, в которых, например, также фигурирует г-н Мюллер. Так он узнает, какие встречи предстоят в ближайшее время и как к ним нужно подготовиться. Он может сам создавать, фильтровать, группировать и сортировать представление так, как ему удобнее.

Представления по-прежнему важны для плагина календаря и нужны немедленно. Если вы создадите представление для каждой комнаты, например

3. все встречи в одном месте: С помощью плагина календаря

SeaTable также оснащен подключаемым календарем. Здесь можно интегрировать любые встречи, чтобы сохранить хороший обзор. Для представления общего собрания можно просто выбрать это представление в плагине календаря и установить все параметры в соответствии с вашими потребностями.

В календаре вы можете увидеть все встречи

Поэтому мы разделили комнаты на категории в колонках с одиночным выбором, так как здесь можно задать разные цвета для каждой комнаты. В плагине календаря это преимущество заключается в том, что различные встречи могут отображаться в цвете в точном соответствии с цветовой схемой помещения. Например, если вы захотите создать еще одну встречу в то же время 20.10., вы сразу увидите, что она не может состояться в синей переговорной комнате.

Представления календаря

Созданные представления теперь используются в плагине. Для этого просто выберите вид сотрудника или помещения, который должен отображаться в календаре. Таким образом, каждый сотрудник также получает свой собственный вид календаря, в который вносятся все его встречи. То же самое относится и к обзору помещения: с помощью фильтра в обзоре помещения EG R002 отображаются только те встречи, которые проходят в этом помещении. Чтобы найти свободную комнату при планировании встречи, можно создать и забронировать встречу непосредственно через просмотр.

Это означает, что больше не будет дублирования назначений и у каждого будет визуальная точка контакта для назначений.

4. автоматические уведомления непосредственно в папку входящих сообщений

Как упоминалось выше, правила уведомлений SeaTable - это идеальное решение для упрощения коммуникации и сокращения количества отправляемых электронных писем. Это экономит время и защищает и без того хорошо заполненный почтовый ящик. Мы создали два правила уведомления: Первый информирует всех приглашенных участников о том, что они добавлены на собрание команды. Одним щелчком мыши они могут перейти непосредственно на сайт Base и узнать о встрече.

Второе правило - это уведомление-напоминание, установленное с крайним сроком. За день до начала встречи (выбирается с помощью колонки "Начало") всем приглашенным участникам отправляется уведомление, чтобы они не забыли о встрече. Отправляется однократное уведомление, но можно установить уведомления, например, ежечасно. Это напоминает всем о предстоящем собрании и позволяет заблаговременно подготовиться ко всем темам.

Управляйте всеми встречами в одном месте с помощью SeaTable

Как вы можете видеть: С SeaTable организация и проведение совещаний - это не волшебный фокус. Оптимальная подготовка достигается с помощью правил уведомления, пользовательских представлений, функции чата и повестки дня, а повестка дня приглашает к совместной работе во время выполнения. Для последующих действий все важные детали перечисляются и сохраняются в Base, чтобы все можно было отследить и прочитать в любое время. Вы больше никогда не пропустите ни одной встречи!

Протестируйте наш шаблон сегодня и зарегистрируйтесь совершенно бесплатно.

Таня Отт
Таня - студентка, работающая в SeaTable в отделе маркетинга. Как никто другой, она умеет писать привлекательные тексты и создавать образы в голове. Она любит хороший кофе и увлекается музыкой.