Кадровое планирование? Я использую шаблон Excel. Лучше всего бесплатно. Просто загрузите его из Интернета, и все готово. Так до сих пор считают многие отделы кадров, что не является чем-то разумным для оптимального планирования персонала, смен и отпусков. Поскольку, хотя планирование персонала с помощью Excel широко распространено, оно также чрезвычайно громоздко и сопряжено с ошибками. Но как можно добиться успеха в HR-планировании без шаблона Excel, к тому же бесплатного?
Хорошая новость: существует множество онлайн-инструментов, которые идеально подходят для планирования персонала даже без шаблона Excel. Бесплатное, простое и интуитивно понятное в использовании. В следующем тексте вы узнаете обо всех преимуществах, которые вас ожидают.
Проблемы планирования человеческих ресурсов
Чем крупнее компания, тем сложнее становится планирование персонала. Помимо организации праздников, гибких дней и специальных отпусков, составления графика дежурств или планирования смен, необходимо также учитывать управление кандидатами и направление стажеров, приглашенных студентов или работающих студентов. Это не только стоит времени и денег, но иногда и нервов. Планирование персонала без шаблона Excel, который в идеале можно получить бесплатно, для многих на первый взгляд кажется немыслимым.
Учет рабочего времени, планирование отпусков, планирование потребности в персонале - обязанности в сфере HR многочисленны и разнообразны. Шаблоны для планирования персонала должны быть такими же универсальными. Это связано с тем, что в каждом процессе планирования необходимо учитывать различные аспекты. Поэтому не рекомендуется использовать один шаблон для всего. Однако полагаться на бесчисленные списки Excel - тоже не лучший способ. И все же большинство HR-менеджеров до сих пор работают с шаблоном Excel для планирования персонала, который они бесплатно откуда-то скачивают.
Чтобы создать график дежурств в Excel
В целом, планирование человеческих ресурсов с помощью шаблонов Excel (бесплатной или платной версии) не является чем-то исключительно плохим. Преимущество заключается в том, что бесплатные шаблоны Excel из Интернета можно использовать без особых усилий. Для доступа к Google Sheets пользователю достаточно иметь Microsoft Office, Open Office или учетную запись Google. Будь то график дежурств, график сменности или планирование работы сотрудников - просто введите соответствующий поисковый запрос в Google, и перед вами откроется мир бесплатных шаблонов Excel.
Шаблон Excel для планирования персонала бесплатно © monticellllo / adobe stock
В зависимости от отрасли, в которой вы работаете, после загрузки вы определяете атрибуты, относящиеся к вашему бизнесу: сотрудники, даты, время, календарные недели, филиалы, модели работы, рабочие часы и т.д. Для планирования персонала с помощью шаблона Excel, который вы используете бесплатно, важно, чтобы план содержал все основные данные, но при этом оставался понятным для всех сотрудников. Ограничение до самого необходимого не менее важно, чем визуально привлекательный дизайн. Это единственный способ убедиться, что все в команде понимают смысл составления графика дежурств, планирования смен, планирования персонала и так далее.
После определения всех соответствующих данных необходимо правильно ввести их в заголовок и боковую строку списка Excel, соответствующим образом отформатировать столбцы времени, назначить соответствующие ячейки сотрудникам и заполнить таблицу правильными формулами. Потому что для каждой ячейки, каждой строки и каждого столбца нужны свои формулы и форматирование. И самое позднее сейчас становится некомфортно.
Громоздкий, негибкий, непрактичный - почему вы должны подходить к планированию персонала без бесплатного шаблона Excel
Большой проблемой Excel является отсутствие гибкости. Неважно, занимаетесь ли вы планированием сотрудников, составлением списков дежурств или распределением смен, управлением соискателями или другими HR-процессами: одним использованием цифр и букв дело не ограничивается. Здесь также играют роль файлы, изображения или флажки. И как только они включаются, Excel достигает своих пределов. То, что отлично подходит для формул, оказывается очень ограниченным в других областях. И единственное преимущество планирования персонала с помощью шаблона Excel заключается в том, что оно является бесплатным.
Кроме того, существует фактор командной работы. Командная работа вообще невозможна в Excel. Это связано с тем, что файлы может одновременно редактировать только один человек, который затем пересылает их по электронной почте, через Dropbox или WeTransfer. При этом не только теряется много времени, но и зачастую один или два (важных) фрагмента информации. К тому времени, когда это будет замечено и найдена точка, в которой нарушился поток информации, отдел кадров потеряет столько времени, что наверстать упущенное будет практически невозможно.
До свидания, губители времени, приветствуем эффективное планирование персонала
Как видите, планирование персонала с помощью шаблона Excel имеет оптимизационный потенциал - бесплатно или нет. Если вы действительно хотите разумно организовать работу персонала и составить списки дежурств простым способом, вам следует довериться онлайн-инструментам для планирования персонала. Потому что они обычно имеют три очень явных преимущества:
- Экономия времени: Полностью автоматизированное планирование персонала без шаблона Excel, но с помощью онлайн-инструмента, обеспечивает постоянную актуальность всех основных данных и позволяет значительно минимизировать количество ошибок по сравнению с данными, введенными вручную.
- Концентрация на основных компетенциях: онлайновые инструменты дают вам пространство для деятельности, с помощью которой вы зарабатываете деньги. Вместо того чтобы тратить много времени на планирование, вы можете заниматься своей основной деятельностью.
- Удовлетворенность сотрудников: чем четче график дежурств или отпусков, тем лучше. Благодаря онлайн-инструментам вы можете легко вовлечь своих сотрудников в процессы планирования, учесть их пожелания и тем самым создать большую прозрачность. Это способствует удовлетворению всех членов команды.
Более простой способ планирования персонала с помощью онлайн-инструментов
Еще одним ключевым преимуществом планирования HR без бесплатного шаблона Excel является чрезвычайная гибкость, которую обеспечивают онлайн-инструменты. Отделы кадров могут легко поделиться своими электронными таблицами со своими сотрудниками, чтобы они могли самостоятельно вводить свои смены, обязанности и праздники.
Таким образом, не только все всегда находятся на одном уровне информации, но и значительно снижаются организационные усилия. И нет никакой разницы, руководите ли вы малой, средней или крупной компанией, кафе или автосалоном. С помощью подходящего онлайн-инструмента можно найти подходящий план сменности или оптимальный учет рабочего времени для любых требований.
Шаблон Excel для планирования персонала бесплатно © SeaTable
То же самое относится и к работе с кандидатами в компании и к приему новых сотрудников. Онлайн-инструменты помогают отслеживать все вакансии, планировать собеседования и всегда следить за календарем - в том числе корректировать его в режиме реального времени. Будь то подбор персонала, собеседования или прием на работу, с помощью правильного онлайн-инструмента вы сможете легко охватить все области кадрового планирования. И даже без бесплатного шаблона Excel.
Источник изображения Изображение на обложке: © Proxima Studio/Adobe Stock
"*" указывает на обязательные поля
