A equipa testa uma alternativa ao modelo Excel gratuito para o planeamento do pessoal.

Planeamento de pessoal sem modelos Excel gratuitos? Eis como!

Planeamento de pessoal? Utilizo um modelo Excel. Gratuito é o melhor. Basta descarregá-lo da Internet e já está. É assim que muitos departamentos de RH ainda o vêem - o que é tudo menos sensato para um planeamento óptimo do pessoal, dos turnos e das férias. Porque embora o planeamento de pessoal com Excel seja generalizado, é também extremamente pesado e sujeito a erros. Mas como pode o planeamento de RH ter sucesso sem um modelo Excel, que também é gratuito?

A boa notícia é: existem muitas ferramentas online que são perfeitas para o planeamento do pessoal, mesmo sem um modelo Excel. Gratuito, sem complicações e intuitivo de usar. No texto que se segue aprenderá tudo sobre as vantagens que o esperam.

Os desafios do planeamento dos recursos humanos

Quanto maior for uma empresa, mais difícil se torna o planeamento do pessoal. Para além da organização de feriados, dias flexíveis e licenças especiais, programação de tarefas ou planeamento de turnos, gestão de candidatos e destacamento de estagiários, estudantes convidados ou estudantes trabalhadores devem também ser tidos em conta. Isto não só custa tempo e dinheiro, mas por vezes também nervosismo. O planeamento do pessoal sem um modelo Excel, idealmente disponível gratuitamente, parece inimaginável para muitos à primeira vista.

Registo de presenças, planeamento de férias, planeamento das necessidades de pessoal - as responsabilidades na área de RH são muitas e variadas. Os modelos para o planeamento do pessoal devem ser igualmente versáteis. Isto porque em cada processo de planeamento têm de ser tidos em conta diferentes aspectos. Por conseguinte, não é aconselhável utilizar um modelo para tudo. No entanto, confiar em inúmeras listas Excel também não é a melhor maneira. E no entanto, a maioria dos gestores de RH ainda trabalha com um modelo Excel para o planeamento do seu pessoal, que descarregam gratuitamente de algum lugar.

Para criar uma lista de tarefas em Excel

Em geral, o planeamento de recursos humanos com modelos Excel (versão gratuita ou paga) não é exclusivamente mau. A vantagem é que os modelos Excel gratuitos da Internet podem ser utilizados sem muito esforço. Tudo o que um utilizador necessita é do Microsoft Office, Open Office ou uma conta Google para aceder a Google Sheets. Quer se trate de uma lista de tarefas, horário de turnos ou planeamento de empregados - basta introduzir o termo de pesquisa relevante no Google e o mundo dos modelos Excel gratuitos abre-se.

Os funcionários utilizam o modelo gratuito Excel para o planeamento do pessoal.

Planeamento de pessoal modelo Excel gratuito © monticellllo / adobe stock

Dependendo da indústria em que trabalha, define os atributos relevantes para o seu negócio após o download: empregados, datas, horas, semanas de calendário, filiais, modelos de trabalho, horas de trabalho, etc. É importante para o planeamento do seu pessoal com um modelo Excel que utiliza gratuitamente que o plano contenha todos os dados essenciais, mas ainda assim permanece claro para todos os empregados. Limitá-lo ao essencial é tão importante como um desenho visualmente apelativo. Esta é a única forma de garantir que todos na equipa compreendem o significado do horário de trabalho, planeamento de turnos, planeamento do pessoal, etc.

Uma vez definidos todos os dados relevantes, é necessário introduzi-los correctamente no cabeçalho e na linha lateral da lista Excel, formatar as colunas de tempo em conformidade, atribuir as células apropriadas aos empregados e preencher a tabela com as fórmulas correctas. Porque cada célula, cada linha e cada coluna necessita das suas próprias fórmulas e formatação. E, o mais tardar agora, torna-se desconfortável.

Incómodo, inflexível, impraticável - porque deve abordar o planeamento de pessoal sem um modelo Excel gratuito

O grande problema que o Excel tem é a sua falta de flexibilidade. Independentemente de se tratar de planeamento de funcionários, listas de tarefas ou distribuição de turnos, gestão de candidatos ou outros processos de RH: o fim não é alcançado com o uso puro de números e letras. Os ficheiros, imagens ou caixas de verificação também desempenham aqui um papel. E assim que estes estão envolvidos, o Excel atinge os seus limites. O que é óptimo para as fórmulas revela-se muito limitativo noutras áreas. E a única vantagem do planeamento de pessoal com um modelo Excel é que é gratuito.

Depois há o factor trabalho de equipa. O trabalho de equipa não é de todo possível com o Excel. Isto porque os ficheiros só podem ser editados por uma pessoa de cada vez, que depois os envia por e-mail, Dropbox ou WeTransfer. Não só se perde muito tempo no processo, como também se perde frequentemente uma ou outra (importante) informação. Quando isto é notado e o ponto em que o fluxo de informação se decompõe é encontrado, o departamento de RH já perdeu tanto tempo que é quase impossível recuperar o atraso.

Adeus, guzzlers, bem-vindos ao planeamento eficiente do pessoal

Como pode ver, o planeamento do pessoal com um modelo Excel tem potencial de optimização - gratuita ou não. Se quer realmente organizar o seu pessoal de uma forma sensata e criar listas de tarefas de uma forma descomplicada, deve confiar em ferramentas online para o planeamento do pessoal. Porque estes têm geralmente três vantagens muito claras:

  • Poupança de tempo: O planeamento de pessoal totalmente automatizado sem um modelo Excel, mas com uma ferramenta on-line, assegura que todos os dados essenciais estão sempre actualizados e permite uma minimização significativa da taxa de erro em comparação com os dados introduzidos manualmente.
  • Concentração nas competências nucleares: as ferramentas online dão-lhe espaço para as actividades com as quais ganha o seu dinheiro. Em vez de ter de investir muito do seu tempo no planeamento, pode prosseguir o seu negócio principal.
  • Satisfação dos empregados: Quanto mais claro for um dever ou um horário de férias, melhor. Graças às ferramentas online, pode facilmente envolver os seus empregados nos processos de planeamento, ter em conta os seus desejos e assim criar mais transparência. Isto promove a satisfação de todos os membros da equipa.

A maneira mais fácil de planear o pessoal com ferramentas on-line

Outra vantagem chave do planeamento de RH sem um modelo Excel gratuito é a extrema flexibilidade que as ferramentas online trazem. Os departamentos de RH podem facilmente partilhar as suas folhas de cálculo com os seus empregados para que possam entrar nos seus turnos, tarefas e férias de forma independente.

Desta forma, não só todos estão sempre no mesmo nível de informação, como o esforço organizacional é significativamente reduzido. E não faz diferença se gere uma pequena, média ou grande empresa, um café ou um concessionário de automóveis. Com a ferramenta online certa, existe um plano de turnos adequado ou um registo óptimo do tempo de trabalho para cada exigência.

Planeamento de Pessoal Excel Template Free © SeaTable

O mesmo se aplica à gestão de uma empresa candidata e ao embarque de novos empregados. As ferramentas online ajudam a acompanhar todas as vagas, planear entrevistas e estar sempre de olho no calendário - incluindo ajustes em tempo real. Quer se trate de recrutamento, de entrevistas ou de embarque, com a ferramenta online certa pode facilmente cobrir todas as áreas de planeamento de pessoal. E mesmo sem um modelo Excel gratuito.

Fonte da imagem Imagem Imagem da capa: © Proxima Studio/Adobe Stock

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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph é o fundador e director técnico de gestão da SeaTable GmbH. É responsável por todas as TI internas na SeaTable e adora novos e excitantes desafios. No seu tempo livre, gosta de jogar ténis, explorar cidades estrangeiras com a sua família ou jogar ocasionalmente o jogo de computador.