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Benachrichtigungen

Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Themen, die tagtäglich auf dem Schreibtisch landen, kann es schon mal passieren, dass man ein wenig die Übersicht verliert: Ein Termin gerät in Vergessenheit, eine Datenlieferung durch den Kollegen bleibt unbearbeitet oder eine wichtige Änderung wird übersehen. Die Benachrichtigungsfunktion von SeaTable verhindert nicht, dass Sie auch mal etwas übersehen, aber bevor Sie etwas übersehen werden Sie daran erinnert.

Wie Sie mit SeaTables Benachrichtigungsfunktion die Übersicht über Ihre Aufgaben behalten und wie Sie sie nutzen, ist Thema dieses Beitrags.

Benachrichtigungsfunktion

Mit der Benachrichtigungsfunktion von SeaTable können Sie Tabellen, Tabellenansichten oder auch nur einzelne Spalten automatisiert überwachen lassen. Einmal eingerichtet sorgt sie dafür, dass eine definierte Benutzergruppe per Benachrichtigung informiert wird, wenn sich ein definiertes Ereignis ereignet. Bei einer geschickten, vorausschauenden Konfiguration der Benachrichtigungen entfällt die manuelle Überwachung einer Tabelle vollständig.

Eine Benachrichtigung kann an einen oder mehrere Personen versendet werden. Sie können auch eine Benachrichtigung einrichten, die einen oder mehrere andere Benutzer informiert, aber nicht Sie selbst. Voraussetzung ist jedoch, dass die benachrichtigten Benutzer mindestens Lesezugriff auf die überwachte Tabelle haben.

Eine Benachrichtigung ist ein Hinweis innerhalb von SeaTable. Über das Vorliegen einer Benachrichtigung werden die Benutzer über das Glockensymbol benachrichtigt. Eine Benachrichtigung wird ncht, es sei denn, dies ist in den persönlichen Einstellungen so vorgesehen, per E-Mail an den Benutzer verschickt.

Welches Objekt überwacht wird, was die Auslösebindung für eine Benachrichtigung ist, welche Person bzw. Personen informiert werden und welchen Inhalt die Benachrichtigung enthält, diese vier Elemente legen Sie in einer Benachrichtigungsregel fest. Das überwachte Objekt kann eine Tabelle oder eine View sein. Über die Detaildefinition der Auslösebedingung lässt sich die Überwachung noch präziser auf einzelne Spalten fokussieren.

Benachrichtigungsregel erstellen

Die Anlage und Verwaltung der Benachrichtigungesregeln erfolgt über die Benachrichtigungsverwaltung. Sie erreichen diese über einen Klick auf das Dreipunkte-Icon oben oben rechts in der Tabellenansicht. Wenn in einer Base noch keine Benachrichtigungsregeln angelegt sind, dann präsentiert sich die Benachrichtigungsverwaltung als leere Liste. Über die Schaltfläche Regel hinzufügen am unteren Rand der Benachrichtigungsverwaltung legen Sie eine neue Regel an.

Der Editor für Regeln besteht aus drei Blöcken:

  • Basiseinstellungen
  • Auslösebedingung
  • Aktion

In den Basiseinstellungen definieren Sie die zu überwachende Tabelle bzw. die relevante Ansicht und legen den Namen der Benachrichtigungsregel fest. Verwenden Sie kurze, prägnanten Namen, um bei zahlreichen Benachrichtigungsregeln die Übersicht zu behalten.

Im Block Auslösebedingungen spezifizieren Sie das Ereignis, nach dem SeaTable Ausschau halten soll und das, wenn es eintritt, eine Benachrichtigung auslöst. SeaTable kennt drei Auslösebedingungen:

  • Ein Datum in einer Datumsspalte rückt näher
  • Eine Änderung wird ausgeführt
  • Eine Änderung, die zu einem bestimmten Ergebnis führt, wird vorgenommen

Bei der Auslösebedingungen bzgl. Datum und Änderungsergebnis haben Sie weitere Optionen zur Präzisierung der Auslösebedingung.

Im Aktions-Block wählen Sie einerseits die Benutzer aus, denen SeaTable eine Benachrichtigung sendet und andererseits den Inhalt der gesendeten Benachrichtigung. Sie können die benachrichtigten Benutzer statisch festlegen, indem Sie die relevanten Benutzer im Feld Benutzer festlegen. Eine dynamische Definition der zu benachrichtigenden Benutzer können Sie über das zweite Feld vornehmen: Wenn Sie in der überwachten Tabelle eine oder mehrere Mitarbeiterspalte haben, dann können Sie diese hier angeben. Alle Benutzer, die in dieser Spalte erwähnt sind, erhalten ebenfalls eine Benachrichtigung. Sie können diese beiden Felder kombinieren. Ein Benutzer erhält aber immer nur eine Benachrichtigung, auch wenn er statisch als Empfänger notiert und dynamisch über die Mitarbeiterspalte infomiert wird. Im Feld Nachrichtentext können Sie einen individuellen Text abfassen, der in der versendeten Benachrichtigung enthalten ist. Das Feld kann nur Text enthalten und unterstützt kein HTML.

Haben Sie eine Regeln definiert, dann klicken Sie einfach außerhalb des Regeleditors und Sie landen wieder in der Benachrichtigungsverwaltung.

In einer Base können Sie eine beliebige Anzahl an Regeln erstellen.

Benachrichtigungsregeln verwalten

Sie können jederzeit weitere Regeln erstellen sowie bestehende Regeln ändern oder löschen. Alle diese Aktionen erfolgen über die Benachrichtigungsverwaltung. Sie öffnen die Benachrichtigungsverwaltung mit einem Klick auf das Dreipunkte-Icon oben rechts in der Tabellenansicht.

Eine bestehende Regel ändern Sie mit einem Klick auf das Stift-Icon rechts des Namens der Benachrichtigung. Daraufhin öffnet sich der Editor für die Benachrichtigungsregel erneut und Sie können die Benachrichtigung bearbeiten.

Die Löschung einer Benachrichtigungsregel ist ebenso einfach: Mit einem Klick auf das Mülleimer-Icon wird eine Benachrichtigungsregel gelöscht. Vorsicht: Es gibt keine Sicherheitsabfrag.

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