Projektportfoliomanagement, Produktportfoliomanagement oder IT Portfoliomanagement: Egal, wofür Sie ein Portfolio anlegen und wie groß das Portfolio ist, das Sie im Auge behalten möchten – in diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihr Portfoliomanagement gelingt.
Was ist Portfoliomanagement?
Ein Portfolio bündelt einen Bestand an Objekten, die miteinander in Beziehung stehen. Dabei kann es sich beispielsweise um Anlageobjekte wie Wertpapiere und Immobilien handeln, aber auch um das Projekt- oder Produktportfolio eines Unternehmens. Beim Portfoliomanagement steht dementsprechend die gewinnbringende Zusammenstellung, Verwaltung und Weiterentwicklung eines Portfolios im Vordergrund.
Das Portfolio stammt aus dem künstlerischen Bereich.
Ursprüngliche Bedeutung
Das Wort Portfolio (lateinisch für „Blatt-Träger“, aus portare „tragen“ und folium „Blatt“) stammt aus der bildenden Kunst und bezeichnet dort eine Sammelmappe, in der sich besondere Referenzen und Werke befinden. Mit einem Portfolio bewarben sich Künstler und Architekten bereits in der Renaissance um Aufträge sowie die Aufnahme in Akademien. In seiner ursprünglichen Bedeutung findet das Portfolio auch heute noch im künstlerischen und pädagogischen Bereich Verwendung.
Portfoliomanagement: Projekte, Produkte, IT und Finanzen im Griff
Arten von Portfoliomanagement
Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Bereiche, in denen sich das Portfoliomanagement in der Wirtschaft etabliert hat:
- Projektportfoliomanagement
- Produktportfoliomanagement
- IT / Software Portfoliomanagement
- Portfoliomanagement im Finanzbereich
Dabei bietet Ihnen das Portfoliomanagement in allen Bereichen zahlreiche Vorteile.
Welche Vorteile das Portfoliomanagement für Sie bereithält
- Transparenz: Egal, ob es um Projekte, Produkte, IT oder Finanzen geht: Mit einem Portfolio behalten Sie den Überblick über den aktuellen Status und schaffen Klarheit, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. So kann es nicht passieren, dass mehrere Mitarbeiter parallel und ohne Abstimmung an denselben Themen arbeiten.
- Strategische Konsistenz: Warum tun wir das eigentlich? Das Portfoliomanagement hinterfragt, ob etwas mit der Unternehmensstrategie in Einklang steht und auf die übergeordneten Ziele einzahlt. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Aktivitäten in Ihrem Unternehmen koordiniert ablaufen und insgesamt schlüssig sind.
- Ressourceneffizienz: Da Ressourcen wie Budget, Personal und Zeit begrenzt sind, sollten Sie diese effizient einsetzen. Das Portfoliomanagement hilft Ihnen dabei, die Anliegen in Ihrem Unternehmen gemäß ihrer strategischen Bedeutung zu priorisieren, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
- Monitoring und Kontrolle: In einem Portfolio fließen die Erfolgskennzahlen, Zeit- und Kostenpläne zusammen, sodass Sie alle Entwicklungen auf dem Schirm haben, Abweichungen sofort erkennen und schnell auf Veränderungen reagieren können.
Projektportfoliomanagement
Das Projektportfoliomanagement (PPM) übernimmt die übergeordnete Verwaltung, Planung und Steuerung aller Projekte, die innerhalb eines Unternehmens miteinander zusammenhängen. Vor allem soll es erreichen, dass die Ressourcen optimal verteilt und die Projekte so priorisiert sind, dass sie die strategischen Unternehmensziele bestmöglich unterstützen. Beim Projekt Portfolio Management handelt es sich daher um eine permanente Aufgabe, welche sich zyklisch wiederholt und die Auswertung vieler Projekte erfordert. Dies ist der größte Unterschied zum normalen Projektmanagement, das in der Regel mit dem Abschluss einzelner Projekte endet.
Wichtige Aufgaben und Schritte im Projektportfoliomanagement
1. Identifikation aller Projekte
Für das Portfoliomanagement ist es essenziell, dass Sie einen Gesamtüberblick über alle Projekte in Ihrer Organisation gewinnen. Dadurch können Sie vor allem in großen Organisationen vermeiden, dass Projekte mit vergleichbaren Zielen in mehreren Abteilungen parallel existieren, ohne dass Sie davon wissen.
In einem ersten Schritt erfassen Sie daher alle laufenden, geplanten und potenziellen Projekte. Für jedes Projekt dokumentieren Sie die Ziele, den erwarteten Nutzen, mögliche Risiken sowie den geschätzten Ressourcen- und Zeitbedarf, um ein vollständiges Bild vom gesamten Projektportfolio zu erhalten.
2. Analyse und Bewertung der Projekte
Dank Portfoliomanagement ist es ein Leichtes, sowohl laufende als auch geplante und potenzielle Projekte miteinander zu vergleichen, zu analysieren und zu beurteilen. Beispielsweise können Sie die Nettobarwerte der Projekte über einen bestimmten Zeitraum vergleichen. Auf diese Weise ermitteln Sie die Wirtschaftlichkeit von Investitionen in Bezug auf die gegenwärtigen Ausgaben und die zu erwartenden zukünftigen Einnahmen.
Mithilfe eines Scoring-Modells können Sie aber auch eine strategische Bewertung der Projekte anhand von gewichteten Kriterien vornehmen. Dies könnte wie folgt aussehen:
Multiplizieren Sie die Priorität des Ziels mit dem Faktor, wie stark das Projekt aus Ihrer Sicht auf das Ziel einzahlt. Wenn Sie die Ergebnisse über alle Ziele hinweg addieren, erhalten Sie den Strategic Score des Projekts. So machen Sie vergleichbar, wie wichtig verschiedene Projekte für Ihr Unternehmen sind.
Darüber hinaus können Sie monetäre und nicht-monetäre Analysemethoden zum Beispiel in einer Balanced Scorecard kombinieren, um herauszufinden, welche Projekte sich sowohl finanziell lohnen als auch strategisch zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Ebenso beliebt ist in diesem Zusammenhang die Kosten-Nutzen-Analyse.
3. Ressourcenzuweisung und Priorisierung von Projekten
Innerhalb eines Projektportfolios konkurrieren viele Vorhaben um die Aufmerksamkeit des Managements und die Verfügbarkeit von Ressourcen. Daher sollten Sie vorab klären, welche strategischen Ziele für das Portfoliomanagement den höchsten Stellenwert haben.
Aus den übergeordneten Zielen Ihrer Organisation, Ihrer fundierten Analyse und der Dringlichkeit der Projekte ergibt sich eine Priorisierung, mit der Sie anschließend festlegen, welche Projekte zwingend notwendig sind und Vorrang vor anderen Projekten haben. Diese Projekte landen bzw. bleiben im Portfolio und erhalten die meisten Ressourcen im Hinblick auf Budget, Personal und Zeit.
4. Kommunikation und Entscheidung über Projektanträge
Eine Ihrer zentralen Aufgaben als Portfolio Manager ist es, beantragte Projekte danach zu beurteilen, ob und inwiefern sie zum Erreichen der Organisationsziele beitragen können und wie viele Ressourcen sie binden würden. Weil die Ressourcen zumeist begrenzt sind, müssen Sie abwägen, welche Vorhaben im Projektportfoliomanagement anderen vorzuziehen sind.
Sobald Sie die Projekte anhand der bestehenden Prioritäten gewichtet haben, treffen Sie die Entscheidung, ob Sie die Durchführung eines Projekts bewilligen oder ablehnen und ob Sie das Projekt bald einplanen oder auf die lange Bank schieben – ein heikles Thema, das für Frust bei den Antragstellern sorgen kann. Daher ist es wichtig, Ihre Entscheidungen geschickt zu kommunizieren und gut zu begründen.
5. Monitoring der Projekte
Das Projektportfolio schläft nicht. Daher müssen auch Sie stets ein wachsames Auge darauf richten, dass die Projekte im Einklang mit den Unternehmenszielen bleiben. Informieren Sie sich in regelmäßigen Status-Updates über den Fortschritt, die Kosten und den Zeitplan der Projekte, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Hierfür können spezielle Software-Lösungen zum Einsatz kommen, die das Monitoring und die Berichterstattung erleichtern. Übliche Portfoliomanagement-Software wie Microsoft Project, Asana oder Jira kann jedoch schnell ins Geld gehen. Testen Sie die kostenlose Alternative von SeaTable:
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6. Qualitäts-, Informations- und Wissensmanagement
Am Ende ist entscheidend, ob die Qualität der Projekte stimmt und sie die gewünschten Ergebnisse mit einem angemessenen Verbrauch von Ressourcen erzielen. Insbesondere, wenn Sie ein Project Management Office (PMO) besitzen, können Sie in Ihrer Organisation einheitliche Standards für effizientes Projektmanagement etablieren, die dafür sorgen, dass bestimmte Projektmanagement-Methoden, Prozesse und Tools Anwendung finden. Ein PMO steht den Projektmanagern mit Rat und Tat zur Seite und übernimmt das projektübergreifende Qualitäts-, Informations- und Wissensmanagement, zum Beispiel mit Anleitungen, Dokumentationen und Schulungen.
Produktportfoliomanagement
Das Produktportfoliomanagement ist ein strategisches Verfahren, bei dem ein Unternehmen seine Produkte, Dienstleistungen oder Marken so optimiert, dass sie langfristig erfolgreich und wettbewerbsfähig bleiben. Dabei kommt es darauf an, das Marken- oder Produktportfolio regelmäßig zu analysieren und anzupassen, damit es sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Marktanforderungen und Kundenbedürfnissen gerecht wird.
Wichtige Aufgaben und Schritte im Produktportfoliomanagement
1. Bestandsaufnahme und Analyse
Der erste Schritt im Produkt Portfolio Management ist eine detaillierte Analyse aller bestehenden Produkte im Portfolio. Ein häufig eingesetztes Modell zur Analyse ist die BCG-Matrix der Boston Consulting Group, die Produkte auf Basis ihres Marktwachstums und Marktanteils in Kategorien wie Stars, Cash Cows, Question Marks und Poor Dogs einteilt.
Eine weiterentwickelte Version der BCG-Matrix, bei der Sie Ihre Produkte anhand der Marktattraktivität und Wettbewerbsvorteile bewerten, ist das McKinsey-Portfolio. Mit einer SWOT-Analyse können Sie zudem Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken identifizieren, um strategische Entscheidungen für einzelne Produkte zu treffen.
2. Strategische Bewertung und Zielsetzung
Basierend auf der Analyse legen Sie strategische Ziele für jedes Produkt fest. Hier entscheiden Sie, welche Produkte Ihr Unternehmen fördern, weiterentwickeln, laufen lassen oder vom Markt nehmen sollte. Eventuell sollten Sie auch die Marktpositionierung und das Wertversprechen eines Produkts hinterfragen, um es an die sich wandelnden Kundenbedürfnisse oder Markttrends anzupassen.
3. Ressourcenzuweisung und Priorisierung
Eine der wichtigsten Aufgaben im Portfoliomanagement ist die effiziente Zuteilung von Ressourcen wie Budget, Personal und Zeit für das Marketing und die Produktentwicklung. Produkte, die Sie als strategisch wichtig oder wachstumsträchtig einstufen, sollten Sie bevorzugt fördern. Produkte mit geringerem Wachstumspotenzial oder abnehmendem Marktanteil erhalten weniger Ressourcen bzw. scheiden aus dem Produktportfolio aus.
4. Produktlebenszyklusmanagement
Jedes Produkt durchläuft im Laufe seines Lebens verschiedene Phasen: Einführung, Wachstum, Reife und Rückgang. Durch strategisches Portfoliomanagement sorgen Sie dafür, dass Ihre Produkte in jeder Phase optimal zum Erfolg beitragen. Zum Beispiel erhalten Produkte in der Einführungsphase zusätzliche Marketingressourcen, während Sie bei Produkten im Rückgang die Kosten minimieren sollten.
5. Innovation und Entwicklung neuer Produkte
Im Produkt Portfolio Management können Sie jedoch ebenso Chancen für neue Produkte identifizieren, die Ihr bestehendes Produktportfolio ergänzen oder Erfolg in anderen Märkten versprechen könnten. Ohnehin sollte ein ausgewogenes Portfolio in unterschiedlichen Marktsegmenten präsent sein, um Risiken zu streuen. Behalten Sie Trends und Kundenerwartungen auf dem Schirm, um rechtzeitig Innovationspotenziale zu nutzen.
6. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung
Das Produktportfoliomanagement ist genau wie das Projektportfoliomanagement ein dynamischer, sich wiederholender Prozess, der regelmäßige Überprüfung und Optimierung erfordert. Marktveränderungen, neue Wettbewerber, technologische Entwicklungen oder veränderte Kundenbedürfnisse können Anpassungen notwendig machen, damit Ihre Produkte der Konkurrenz immer einen Schritt voraus bleiben.
IT Portfoliomanagement
Das IT Portfoliomanagement (auch IT Asset Management genannt) bietet die Möglichkeit, die IT-Assets eines Unternehmens systematisch und vorausschauend zu verwalten. Dabei lässt sich das IT-Portfolio in drei Asset-Kategorien einteilen:
- Software: alle eingesetzten Software-Anwendungen, Betriebssysteme und Tools
- Hardware & Infrastruktur: alle Geräte, Netzwerke, Server und Cloud-Dienste
- Projekte & Kompetenzen: alle laufenden und geplanten IT-Projekte sowie das IT-Wissen im Unternehmen
Diese Assets soll das IT-Portfoliomanagement so optimieren, dass sie die strategischen Ziele und den effizienten Betrieb des Unternehmens bestmöglich unterstützen. In erster Linie muss dafür die Skalierbarkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit aller IT-Systeme gewährleistet sein.
Wichtige Aufgaben und Schritte im IT Portfoliomanagement
1. Bestandsaufnahme und Kategorisierung
Zunächst sollten Sie alle IT-Assets in Ihrem Unternehmen erfassen und diese in die oben genannten Kategorien einordnen. Wie bei den vorigen Arten von Portfoliomanagement ist es hilfreich, bereits bei der Bestandsaufnahme weitere Daten wie die Kosten bzw. den Wert von IT-Assets zu vermerken. Außerdem haben IT-Assets in der Regel einen begrenzten Lebenszyklus: Klären Sie zum Beispiel, wann Software-Lizenzen auslaufen und in welchem Zustand sich die Hardware befindet, um einen vollständigen Überblick über das IT-Portfolio zu gewinnen.
Hardware ist eine Asset-Kategorie im IT Portfolio.
2. Bewertung und Priorisierung
Anschließend analysieren Sie für jedes IT-Asset die strategische Bedeutung, die Kosten, den Nutzen und mögliche Risiken. Ähnlich wie im Projektportfoliomanagement lässt sich auch der Nutzen von IT-Investitionen nicht ausschließlich mit Geld bewerten. Daher sind die Beurteilungskriterien sowohl monetärer als auch strategischer Natur und werden beispielsweise mithilfe von Kosten-Nutzen-Analysen, Scoring-Modellen, Balanced Scorecards oder SWOT-Analysen erfasst. Die höchste Priorität im IT Portfoliomanagement haben Projekte, die für den weiteren Betrieb unverzichtbar sind.
3. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung
Stellen Sie Ihr IT-Portfolio regelmäßig auf den Prüfstand, um sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt und die Geschäftsanforderungen erfüllt. Gibt es innovative Technologien, die die Effizienz steigern und Ihrem Unternehmen Wettbewerbsvorteile versprechen? Gibt es Veränderungen im Markt oder Unternehmen, die Anpassungen erforderlich machen? Um Ressourcen wie Budget, Personal und Zeit in diesem dynamischen Umfeld optimal einzusetzen, müssen Sie flexibel reagieren können. Ein strukturiertes IT Portfoliomanagement erleichtert Ihnen dabei die Entscheidung, welche IT-Assets Sie einführen, aktualisieren, weiterentwickeln oder migrieren sollten.
Portfoliomanagement im Finanzbereich
Im Finanzbereich besteht das Portfoliomanagement darin, Investitionen und Vermögenswerte in einem Portfolio zu verwalten und zu optimieren. Dabei geht es um Finanzanlagen wie Aktien, Anleihen, Fonds, Immobilien oder Edelmetalle. Das Ziel im Portfoliomanagement ist es, eine strategische Auswahl von Vermögenswerten zu treffen, um eine möglichst hohe Rendite zu erzielen, aber gleichzeitig das Risiko durch eine ausgewogene Diversifikation zu minimieren.
Bei aktiv gemanagten Portfolios versucht man nach vereinbarten Kriterien im Sinne des Anlegers die marktübliche Rendite dadurch zu übertreffen, dass man den Markt im Blick hat und künftige Entwicklungen vorhersieht, um Käufe und Verkäufe genau zum richtigen Zeitpunkt zu tätigen. Eine spezielle Form hiervon ist das Immobilien-Portfoliomanagement.
Immobilien-Portfoliomanagement
Egal, ob als Privateigentümer, Unternehmen oder kommunale Wohnungsgesellschaft: Wenn Sie eine Vielzahl an Gebäuden und Grundstücken besitzen, ist es nicht leicht, den Überblick über alle Immobilien, Mieten und Renovierungsmaßnahmen zu behalten. Um sich Ihr Immobilien-Portfoliomanagement so leicht wie möglich zu machen, können Sie die kostenlose Vorlage von SeaTable nutzen.
Weitere Informationen finden Sie entweder im Artikel Hausverwaltung für private Eigentümer oder im Artikel Liegenschaftsverwaltung für Unternehmen und kommunale Träger.
Übersichtliches Portfoliomanagement mit SeaTable
Ob Projekt-, Produkt-, IT- oder Finanz-Portfoliomanagement – sie alle haben zum Ziel, ein Portfolio gewinnbringend zu verwalten. Doch das ist je nach Größe Ihres Portfolios gar nicht so leicht. Mit den kostenlosen und benutzerfreundlichen Vorlagen von SeaTable behalten Sie immer den strategischen Überblick und haben alle Daten parat, die Sie für fundierte Analysen und Entscheidungen brauchen.
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