Mitarbeiter erstellt Vorlage für eine Kosten-Nutzen-Analyse.

Eine Vorlage zur Kosten-Nutzen-Analyse – So gelingt’s!

Im unternehmerischen Alltag gilt es jeden Tag, Entscheidungen zu treffen. Wie erfolgreich ein Unternehmen dabei ist, hängt von einer ganz grundlegenden Sache ab: der Basis, auf der eben diese Entscheidungen fallen. Sehr vielversprechend ist es, auf eine Kosten-Nutzen-Analyse zu setzen. Mittels Vorlage ist diese nicht nur schnell erstellt, sondern sie eignet sich auch perfekt dafür, die Wirtschaftlichkeit eines ganzen Unternehmens signifikant zu verbessern.

Warum das so ist, wie Sie für Ihre Kosten-Nutzen-Analyse die perfekte Vorlage finden und wie sie diese ganz einfach selbst erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?

Eine Kosten-Nutzen-Analyse, kurz CBA (cost-benefit-analysis), ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung. Sie stellt das Verhältnis von Kosten und Nutzen gegenüber, um eine Bewertungsgrundlage für unternehmerische Entscheidungen zu schaffen. So dient eine CBA dazu, die Vor- und Nachteile von Investitionen zu prüfen und finanzielle Risiken abzuschätzen, Maßnahmen zu bewerten und die Nachhaltigkeit von Entscheidungen zu analysieren. Um eine optimale Übersicht zu erhalten, bietet es sich an, die Kosten-Nutzen-Analyse mit einer Vorlage zu machen.

Der Vorteil hierbei ist, dass Sie alle Faktoren, die sich auf eine Investition auswirken, in nur einer Datei gebündelt vorliegen haben und so nicht den Überblick verlieren. Denn gerade bei großen Projekten gibt es eine Vielzahl an objektiven, aber auch subjektiven Werten, die sich ganz unterschiedlich auf die Kosten-Nutzen-Analyse auswirken. Eine Vorlage hilft Ihnen, all diese Aspekte automatisch und unkompliziert im Blick zu behalten.

Ausgedruckte Vorlage für eine Kosten Nutzen Analyse.

Kosten Nutzen Analyse Vorlage © amazing studio / adobe stock

Wo kommt eine Kosten-Nutzen-Analyse mit Vorlage zum Einsatz?

Je größer ein Projekt ist, umso größer ist in der Regel auch seine Investitionssumme. Während sich die reinen Kosten einer Investition dabei meist noch einfach ermitteln lassen, ist der konkrete Nutzen generell wesentlich schwerer zu identifizieren. Grund dafür ist, dass sich weder der Erfolg einer Maßnahme vorab beziffern lässt noch die Wirkung, die diese hat. Hinzu kommt, dass der Nutzen einer Investition oft einer subjektiven Bewertung der Entscheider unterliegt. Eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft dabei, alle möglichen Faktoren, die sich auf eine unternehmerische Entscheidung auswirken, übersichtlich zu dokumentieren und abteilungsübergreifend, objektiv und neutral zu bewerten.

Auch hier ist es ein Vorteil, auf ein Muster zu setzen. Denn wer seine Kosten-Nutzen-Analyse mittels Vorlage erstellt, ermöglicht es allen Beteiligten, auf der gleichen Basis zu arbeiten. So gehen keine Daten verloren, wichtige Aspekte werden nicht übersehen und zusätzliche Faktoren, die andere Abteilungen als relevant erachten, lassen sich einfach ergänzen.

Besonders eignet sich die Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse mit Vorlage, wenn Sie zum Beispiel

  • Ihre EDV-Abteilung modernisieren möchten
  • Umbaumaßnahmen für Ihren Betrieb planen
  • Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeiter aufstocken
  • neue Fertigungsverfahren implementieren möchten
  • neue betriebswirtschaftliche Instrumente einführen
  • die Fahrzeugflotte vergrößern möchten

Im Grunde passt eine CBA als Muster immer dann, wenn größere finanzielle Investments geplant sind.

Diese Vorteile verschafft Ihnen eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA)

Generell gilt es, zwischen zwei Arten von Vorteilen zu unterscheiden: den monetären und den nicht monetären. Denn der Nutzen einer Investition kann sowohl materielle als auch immaterielle Vorteile haben. So gehören zum Beispiel neben einem gesteigerten Umsatz und einem größeren Gewinn auch die wachsende Mitarbeiterzufriedenheit, eine verbesserte Servicequalität oder der Abbau von Überstunden zu den Pluspunkten, die sich mit einer Investition erreichen lassen. Und genau das können Sie mit einer Kosten-Nutzen-Analyse auf Basis einer Vorlage dokumentieren.

Das bedeutet also: Wer auf die Bewertung unternehmerischer Entscheidungen mit einer Kosten-Nutzen-Analyse als Basis setzt, hat alle Faktoren, die eben diese Entscheidung beeinflussen auf einen Blick verfügbar. So lassen sich auch kleinste Stellschrauben optimal nutzen, unnötige Faktoren identifizieren und eliminieren sowie die passenden Investitionen optimal ausspielen.

Doch warum sollte man bei der Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse mit einer Vorlage bzw. einem Muster arbeiten? Was hilft es, für eine Kosten-Nutzen-Analyse immer ein Beispiel zu haben? Und welche Rolle spielt Excel dabei?

Das sollten eine Kosten-Nutzen-Analyse und ihre Vorlage beinhalten

Welche Aspekte am Ende in einer Kosten-Nutzen-Analyse bzw. in der Vorlage, die als Beispiel für alle weiteren, darauffolgenden CBAs dient, enthalten sind, hängt immer von der Branche ab, in der sie zum Einsatz kommt. Denn je nach Unternehmen gelten unterschiedliche Parameter, die sich auf die Kosten und den Nutzen einer jeden Maßnahme auswirken. Eine Blaupause, die sich auf alle Fälle anwenden lässt, gibt es deswegen nicht. Vielmehr sind es ganz individuelle Faktoren, die sich von Projekt zu Projekt unterscheiden.

Was jedoch für jede Kosten-Nutzen-Analyse gilt, sind fünf grundlegende Punkte, die vor Erstellen und Ausfüllen der Vorlage geklärt sein sollten:

  • die Zielerarbeitung – was soll die Kosten-Nutzen-Analyse erreichen?
  • die Durchführung – wer kann die CBA neutral und objektiv vornehmen?
  • die Entscheidungsgewalt – wer legt am Ende fest, welche Maßnahmen zum Einsatz kommen?
  • die Faktorendefinition – welche Faktoren sind für die Kosten-Nutzen-Analyse relevant?
  • die Zeitschiene – über welche Dauer soll die Kosten-Nutzen-Analyse laufen?

Sind diese fünf Punkte geklärt, können Sie die Vorlage für Ihre CBA erstellen.

Kosten-Nutzen-Analyse in der Personalqualifizierung – ein Beispiel

Wie eine Kosten-Nutzen-Analyse im Personalbereich aussehen kann und welche Faktoren eine Vorlage in diesem Fall enthalten soll, zeigt das folgende Beispiel:

Der Einzelhandel „Gemütlich Wohnen“ beschäftigt insgesamt zehn Mitarbeiter im Service für seinen stationären Handel und für seinen Online-Shop, den er kürzlich live geschaltet hat. Um den Kundenservice und die Zufriedenheit der Kunden zu verbessern, möchten die Inhaber ihre zehn Mitarbeiter zu einer zweitägigen Weiterbildungsmaßnahme schicken. Das bedeutet, ganz einfach gesagt: Zwei Tage sind beide Shops geschlossen, zwei Tage wird nicht gearbeitet, zwei Tage verursachen die Mitarbeiter zusätzliche Kosten.

Demgegenüber steht der Gewinn, den diese Maßnahme bringen könnte. Die genauen Kosten für die Weiterbildung, also Lehrgangsgebühr, Übernachtung, Fahrt und Verdienstausfall, sind den Geschäftsinhabern bekannt. Und auch für den erwarteten Nutzen in Form von verbesserten Arbeitsabläufen haben sie eine Zahl definiert. Um nun bewerten zu können, ob diese Investition sich lohnt, erstellen die Geschäftsinhaber folgende Kosten-Nutzen-Analyse:

AufwandsfaktorKostenNutzenfaktorErwarteter Nutzen
Lehrgangsgebühr2.500 €verbesserte Arbeitsabläufe3.300 €
Reisekosten1.500 €gesteigerter Umsatz16.000 €
Übernachtung1.650 €
Verdienstausfall2.200 €
GesamtkostenGesamtnutzen
7.850 €19.300 €

Durch die Kosten-Nutzen-Analyse können die Geschäftsinhaber die Gesamtkosten von 7.850 Euro dem erwarteten Gesamtnutzen von über 19.000 Euro gegenüberstellen. So sehen sie, dass sich die geplante Investition lohnen würde.

Hier finden Sie für Ihre Kosten-Nutzen-Analyse eine passende Vorlage

Die Vorteile einer Kosten-Nutzen-Analyse hat Sie überzeugt? Dann finden Sie unten die entsprechende Vorlage zum Download.

Bildquelle Titelbild: © Andrey Popov/Adobe Stock

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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph ist Gründer und technischer Geschäftsführer der SeaTable GmbH. Er ist für die gesamte interne IT bei SeaTable verantwortlich und liebt neue und spannende Herausforderungen. In seiner Freizeit spielt er gerne Tennis, erkundet mit seiner Familie fremde Städte oder daddelt auch ab und zu auch mal das ein oder andere Computerspiel.