Un formulario de contacto con SeaTable le ayuda a mejorar la satisfacción del cliente

Aumente la satisfacción de sus clientes con este formulario de contacto de SeaTable

La satisfacción del cliente es lo más importante para el éxito de las empresas hoy en día. Sin clientes satisfechos, no hay base para las recomendaciones personales y el boca a boca, una de las herramientas más importantes a la hora de crear alcance. Peor aún: los clientes insatisfechos son mucho más propensos a expresar sus opiniones que los clientes satisfechos. Y las malas críticas conducen muy rápidamente a problemas de imagen a largo plazo en Internet.

Por eso es importante garantizar la satisfacción de sus clientes. Por un lado, debe haber un buen servicio de atención al cliente, con el que puedan ponerse en contacto de forma rápida y sencilla en caso de problema. En segundo lugar, hay que recoger los comentarios, que son muy valiosos para mejorar el servicio al cliente. Porque cuanto mayor sea la satisfacción del cliente, mayor será su fidelidad y la probabilidad de que sus cifras de ventas aumenten.

Encuestas de satisfacción del cliente: ¿qué es lo más eficaz?

Hay diferentes formas de encuestar la satisfacción de los clientes. Por un lado, hay entrevistas telefónicas muy clásicas, pero como muchos clientes ni siquiera dan su número de teléfono y los clientes pueden tener reservas sobre las llamadas inesperadas, hay que evitarlas. Además, pueden requerir mucho tiempo.

Otra posibilidad son los correos electrónicos que conducen a un cuestionario, como el Net Promoter Score o similar. Se pregunta activamente por el grado de satisfacción de los clientes y por lo que podría mejorarse del servicio o los servicios. En este caso, un problema podría ser una alta tasa de rebote o que muchos clientes ni siquiera hagan clic en el enlace de la encuesta.

Para trabajar de forma aún más activa en la satisfacción del cliente, debe crearse un sistema de asistencia integral para que los clientes puedan obtener ayuda de forma rápida y sencilla. Para ello, la integración de un sistema de tickets digitales en lugar de un sistema de asistencia por correo electrónico, que no es capaz de comprender todos los detalles de los problemas, es una buena idea.

Formulario de contacto para una buena satisfacción del cliente

Por ello, hemos creado SeaTable, un sistema de tickets que puede integrarse en cualquier página web en forma de formulario de contacto. Aquí, los clientes y los clientes potenciales pueden categorizar fácil y directamente sus preocupaciones o problemas, especificarlos y enviarlos sin ningún obstáculo. Cada formulario de contacto enviado se convierte en un ticket que puede ser procesado por el personal. De este modo, se puede influir directamente en la satisfacción del cliente.El formulario de contacto se compone de las columnas que usted crea

Internamente, la estructura de este sistema de tickets proporciona enormes ventajas, ya que los parámetros permiten estructurar la tabla de forma sencilla y crear así un flujo de trabajo fluido en el equipo. Cada empleado recibe una notificación cuando se recibe un ticket para él y puede atenderlo inmediatamente. El plugin de Kanban facilita la visión general de las tareas y las vistas individuales para cada empleado dan una claridad adicional sobre lo que hay que hacer.

En este artículo, presentamos nuestra plantilla de formulario de contacto como sistema de tickets y entramos en detalle en cada una de las características incorporadas. En este caso de uso le explicamos las ventajas de SeaTable y le mostramos concretamente qué ventajas puede ofrecerle nuestro software en el día a día.

Haga clic aquí para ir directamente a nuestro formulario de contacto de la plantilla

Paso 1: Un formulario de contacto como sistema central de tickets

El corazón de la base es la mesa que también forma el formulario de contacto. Casi toda la información que allí se muestra puede añadirse al formulario web. Pero empecemos por el principio. Con SeaTable también puede crear un formulario web a partir de sus tablas, que puede adaptar de forma individual y flexible a sus necesidades.

Las columnas de su tabla también forman los parámetros que se van a consultar en su formulario web, como el nombre, la dirección de correo electrónico y el problema que se produce. Los tipos de columna deciden entonces en qué forma se puede introducir la información. Con las columnas de texto libre, los participantes pueden enviar respuestas individuales; con las columnas de selección simple y múltiple, sólo se pueden enviar las respuestas que usted haya especificado.

Utilice el formulario de contacto de SeaTable para mejorar la experiencia del cliente

Puede mejorar la satisfacción de sus clientes con este formulario de contacto

Ya ves: El formulario web es una herramienta muy flexible y extremadamente potente que puede utilizar con SeaTable. En nuestra plantilla para el formulario de contacto, nos hemos centrado en la atención al cliente para poder alcanzar el objetivo de aumentar la satisfacción del cliente a largo plazo. Por lo tanto, nuestro formulario web sirve en el primer paso para mejorar la satisfacción del cliente a través de un buen servicio al cliente y en el segundo paso para consultar directamente la satisfacción del cliente.

Vistas para todos

Para no perder la visión de conjunto, cada empleado tiene su propia vista personal en SeaTable. Todas las tareas que se les asignan directamente a través de la columna de Colaboradores también se les muestran directamente. Cada empleado puede entonces agrupar, filtrar y ordenar su vista como desee. De este modo, todos los miembros del equipo tienen su propio espacio de trabajo en el que pueden trabajar en sus entradas.

Las vistas también son importantes para el plugin de Kanban integrado, ya que se puede acceder a diferentes vistas al crear los tableros Kanban. Sólo así se puede individualizar el plugin: las vistas son la base de muchas otras funciones útiles. De este modo, la tradicional vista de tabla se amplía con una práctica vista Kanban.

Característica: La herramienta Kanban

Kanban es un popular método de gestión de proyectos que visualiza las tareas, haciéndolas más tangibles. Puede ver de un vistazo lo que hay que hacer en su tablero Kanban y puede mover fácilmente las tareas individuales a un nuevo estado en su tablero. Esto también da una gran sensación al completar las tareas.

El plugin de Kanban ha sido una parte integral de nuestro software desde SeaTable 2. 0 y es una herramienta extremadamente poderosa para la gestión de proyectos y tareas. En nuestra plantilla, ofrece a cada miembro del personal una base de trabajo estructurada y clara para la tramitación de las entradas. Para crear un tablero individual para cada empleado, las vistas creadas anteriormente adquieren importancia: este paso es necesario para poder seleccionar las vistas especiales durante la creación del tablero.

El tablero Kanban es otra parte elemental del formulario de contacto

Con el tablero Kanban siempre tendrás todas tus tareas a la vista

De esta manera, cada miembro del personal sólo puede ver sus propias entradas y no tiene que trabajar en la vista de tabla del formulario de contacto. Dentro del tablero, las entradas pueden abrirse con un solo clic para ver toda la información y las columnas vinculadas. Cuando una tarea ha sido procesada o completada, el ticket puede ser arrastrado y soltado en otra tarjeta de estado - tal como lo conoce de otras herramientas Kanban.

Paso 2: Encuesta de satisfacción activa y rápida

En el primer paso, hemos creado una excelente base con el formulario de contacto como sistema de tickets para optimizar la satisfacción del cliente y trabajar en una rápida solución del problema desde el principio. En el segundo paso, debe haber (posteriormente o en general) una consulta activa de la satisfacción del cliente. Al fin y al cabo, ¿de qué otra forma se puede saber lo satisfechos que estaban o están los clientes con el servicio?

También puede consultar activamente la satisfacción del cliente con un formulario web

Sus clientes pueden calificar su servicio o productos con la siguiente información

Para ello, hemos creado una segunda tabla que sirve de base para otro formulario web. La satisfacción también puede medirse independientemente del contacto con el servicio de atención al cliente, pero es una buena idea que sus clientes valoren su experiencia con el servicio de atención al cliente para impulsar la mejora continua. De este modo, se puede aprender mucho de la experiencia del cliente.

Comprobación de la satisfacción del cliente con el formulario web

Todas las entradas del formulario aparecen entonces inmediatamente en la tabla asociada

Usted es libre de decidir qué variables incluir en la evaluación de su formulario de contacto. En nuestro caso, hemos incluido en la encuesta el tiempo de contacto, la calidad y la amabilidad del servicio. Con la columna de evaluación, los clientes pueden calificar los servicios en un sistema de estrellas, posible de 1 a 10.

Envío de correos electrónicos de respuesta con un solo clic

Para que este formulario de evaluación llegue rápida y fácilmente a las bandejas de entrada de sus clientes, SeaTable tiene una función muy versátil bajo la manga. La columna de botones permite desencadenar varias acciones en diferentes condiciones con sólo pulsar un botón. Por ejemplo, el botón puede utilizarse para ejecutar cualquier script, enviar un correo electrónico o copiar o modificar filas.

En nuestro formulario de contacto, nos gustaría enviar a los clientes un correo electrónico automático para animarles a rellenar el formulario web. Con la integración de su cuenta de correo electrónico, puede definir fácilmente el asunto, el texto y los destinatarios del correo electrónico en la columna. Una vez definido todo, basta con hacer clic en el botón para que el cliente reciba el correo electrónico en cuestión de forma totalmente automática. Una regla de notificación automática recuerda al empleado que debe enviar el correo electrónico.

Se añade una columna de correo electrónico automática al formulario de contacto

Con los correos electrónicos automatizados, puede pedir la opinión de los clientes con sólo pulsar un botón.

En cuanto los clientes hayan rellenado y enviado el formulario, aparecerá en su hoja de cálculo y podrá ver las valoraciones. También hay reglas de notificación automática de las nuevas reseñas que le informan de su recepción, por lo que no tiene que hacer nada más que aceptar los comentarios de forma productiva y constructiva.

Mediante el sistema de estrellas, las valoraciones negativas se perciben inmediatamente y se pueden aplicar medidas de desescalada de inmediato. Se puede contactar directamente con los clientes insatisfechos para acelerar la resolución del problema o para complacer al cliente con una compensación. Estas medidas también pueden registrarse internamente en la tabla.

Asigne automáticamente los tickets a los empleados adecuados con reglas de automatización

Otra novedad de la versión 2.2 de SeaTable son las reglas de automatización ampliadas. Las automatizaciones sólo pueden ser utilizadas por los clientes de SeaTable Enterprise. SeaTable está diseñado para facilitarle el día a día mediante procesos automáticos y para ello hemos integrado una regla adecuada en nuestro formulario de contacto. Con la regla de automatización "Enviar al empleado XY" hemos creado una regla que asigna inmediatamente un ticket entrante al empleado adecuado. ¿Cómo funciona esto?

Asigne automáticamente los tickets a los empleados adecuados con una regla de automatización

Muy sencillo: en la primera parte de la regla, las condiciones de filtrado se utilizan para determinar que ciertas cuestiones desencadenan una acción. Si el asunto contiene "Devolución" o "Envío y entrega", la acción se activa automáticamente para que la columna "Enviado a" se rellene con el empleado correspondiente. Esto se establece cuando se crea la regla. O puedes establecer una notificación para ti mismo: tú decides.

Con esta automatización, se ahorra la asignación manual de los tickets a mano, lo que puede costar mucho tiempo, especialmente con un volumen elevado. También simplifica en gran medida las normas de notificación, como explicaremos en el siguiente paso.

Notificaciones automáticas de nuevas entradas

Normalmente, ahora tendría que crear una regla de notificación individual para cada empleado si un ticket entra en el sistema sólo para él, ya que todavía no estaría asignado a un empleado. Esto funcionaría de la misma manera que con la regla de automatización: la columna "Asuntos" y los correspondientes asuntos por empleado serían la condición de filtro decisiva para las reglas.

Una regla de notificación informa al personal sobre las nuevas entradas

Sin embargo, cuantos más empleados y temas tenga, más reglas tendrá que crear manualmente en su formulario de contacto. Como cada empleado es responsable de diferentes temas, hay que crear 6 reglas diferentes para 6 empleados, ya que los disparadores son diferentes para cada uno.

Sin embargo, la norma de automatización que se acaba de crear ofrece un remedio en este caso. Asigna automáticamente la persona de contacto responsable de cada nuevo ticket. Y mediante esta asignación, sólo es necesaria una regla de notificación para informar a los empleados de un nuevo ticket, ya que la asignación del empleado es ahora la condición de filtro decisiva. Para ello, se selecciona la columna "Enviado a" en el campo " Usuarios en la columna ".

Esto simplemente tiene la ventaja de que a) ya no hay que asignar los tickets manualmente, y b) esto ahorra en reglas de notificación. Esto convierte su formulario de contacto en una herramienta absolutamente poderosa.

Comunicación interna y estadísticas

SeaTable también se ha ocupado de la comunicación interna. Con la función de chat, la comunicación puede tener lugar fácilmente dentro del formulario de contacto y ya no se necesitan correos electrónicos separados. Los clientes no ven esto, por cierto. Cuando se abre una línea, la información aparece en forma de una vista detallada en la que se integran un comentario y una columna de registro a la derecha. En la columna de comentarios, los empleados pueden vincularse con una @ y dirigirse directamente a ellos. Los problemas se resuelven rápidamente de esta manera. Las estadísticas ayudan a evaluar su formulario de contacto de la mejor manera posible

La columna de registro proporciona información sobre qué empleado ha realizado cambios en la línea y cuándo, por lo que el proceso de edición es transparente y totalmente rastreable. Si hay problemas o si hay que encontrar a la última persona que editó una fila, se puede utilizar el área de registro para averiguar quién tuvo el último contacto con un cliente.

Dado que SeaTable es también una base de datos, todos los datos del formulario de contacto pueden utilizarse para realizar análisis continuos. Para ello, se pueden crear estadísticas que muestren en nuestra plantilla, por ejemplo, cuántos tickets llegan a la semana, cuántos tickets tiene actualmente cada empleado y qué problemas surgen con especial frecuencia.

Paquete completo con SeaTable

Con nuestra plantilla de formulario de contacto, los clientes tienen la posibilidad de llegar a usted fácil y rápidamente y sentirse en buenas manos. Para usted, el formulario es también un sistema de tickets que puede utilizar internamente y con el que se pueden abordar los problemas inmediatamente. La estructura de SeaTable y las notificaciones incorporadas garantizan un proceso de resolución de problemas rápido y sin complicaciones. Esto le permite responder a los clientes de forma inmediata y aumentar enormemente su satisfacción.

Este formulario de contacto es sólo uno de los muchos casos en los que puede utilizar SeaTable. Su estructura altamente flexible permite utilizarlo en casi todas las áreas, como el marketing, los recursos humanos o incluso las ventas. Echa un vistazo a nuestras plantillas y regístrate para probar SeaTable gratis hoy mismo.

Tanja Ott
Tanja es una estudiante que trabaja en SeaTable en el departamento de marketing. Sabe como nadie escribir textos atractivos y crear imágenes en tu cabeza. Le encanta el buen café y le apasiona la música.