Sie benutzen ein Spreadsheet, um eine einfache und individuelle Ansicht ihrer Daten zu erstellen? Damit genau dies gelingt, sollten Sie sich diese 5 Fragen stellen, damit keine Missverständnisse entstehen.
So einfach Sie auch eine Tabelle gestalten können, umso komplizierter kann der Managementprozess werden, je mehr Daten von Beteiligten ohne Bedacht hinzugefügt werden. Um nun dieses schwer zu navigierende Konstrukt aufzuräumen, werden unnötig Zeit und Mühe investiert.
Damit Ihr nächstes Projekt mit SeaTable so effektiv wird, wie sie es sich vorstellen, sollten Sie sich diese 5 Fragen stellen:
1. Welche Informationen sollen erfasst werden?
Bevor Sie sich in ihre Tabelle stürzen, sollten Sie sich fragen: Welche Art der Information bzw. welche Daten sind für ihr Vorhaben relevant? Sie sind die einzige Person, welche diese Daten eingibt? Dann ist die Bewahrung einer einheitlichen Struktur einfach. Wenn hingegen mehrere Beteiligte mit dem Spreadsheet arbeiten, wird es komplizierter, einen einheitlichen Aufbau zu bewahren, Daten zu formatieren und zu organisieren. Stellen Sie sich vor, jeder Ihrer Mitarbeiter trägt eine andere Abkürzung für ihre Liste der Betriebsreisen ein. Alleine New York City besitzt 5 gängige Abkürzungen (New York, NYC, NY, Big Apple, BA).
Somit kann ein einfaches Gruppieren der Betriebsreisen und deren Kosten unnötig aufwendig werden. Durch SeaTable können Sie bequem die Zellen für die Dateneingabe durch ein Spaltentyp formatieren und anhand der Statistik-Funktion verbildlichen. Somit gehören Missverständnisse und unnötige aufgebrachte Arbeitszeit nicht mehr zu ihren Problemen.
2. Wer braucht einen Zugang zu welchem Spreadsheet?
Sicherlich haben sie bereits zu oft den Satz von ihren Kollegen gehört: „Hast du die neueste Version schon erhalten?“. Eines der größten Probleme bei der Projektarbeit ist die Kommunikation von neuen Entwicklungen und Absprachen. Damit alle Arbeitsabläufe wirklich Hand in Hand übergehen, sollten alle relevanten Mitarbeiter Zugang und eine entsprechende Berechtigung für das jeweilige Spreadsheet erhalten.
Durch die Spaltentypen Ersteller und letzter Bearbeiter kann automatisch der Urheber der jeweiligen Zeile nachverfolgt werden. Darüber hinaus kann problemlos derjenige kontaktiert werden, der diese Zeile zuletzt bearbeitet hat.
Auch anhand der Zeilendetails, die durch Betätigen der Leertaste bei ausgewählter Zelle erscheint, lassen sich Veränderungen nachvollziehen. Dasselbe Fenster verfügt auch über eine Kommentarfunktion, in der man sich über Fragen oder Anmerkungen austauschen kann.
3. Müssen die Daten kontinuierlich angepasst und organisiert werden?
Innerhalb eines Projektes ist es essenziell, die Übersicht der bevorstehenden Aufgaben und deren Deadlines zu behalten. Besser ist es sogar, den Status eines Mitarbeiters bei dessen Aufgabe einsehen zu können. Achten Sie bei der Formatierung der Spaltentypen dabei, den richtigen Spaltentyp auszuwählen, um eine unproblematische Änderung zu gewährleisten.
Mit einer entsprechenden Formatierung des Spaltentypes „Datum“ kann einfach per Auswahl eines Kalendertages die Deadline einer Aufgabe gesetzt werden. In Verbindung mit dem Plugin Calendar kann eine funktionelle Übersicht der anfallenden Deadlines aufgerufen werden.
4. Wie verfolge ich alle Entwicklungen der vielen Spreadsheets?
Nun haben Sie schon einige Arbeitsprozesse innerhalb verschiedener SeaTables verbildlicht. Wenn Sie sich aber nun die Frage stellen, wie Sie den Überblick über die Entwicklungen innerhalb der Tabellen behalten sollen, stellt Ihnen SeaTable durch die Funktion Versionen innerhalb des Spreadsheets ihre Antwort bereit.
Dort können sie durch Logs alle Veränderungen innerhalb des Spreadsheets chronologisch nachvollziehen. Darüber hinaus stehen sogenannte Snapshots bereit, die sich bei größeren Veränderungen des Spreadsheets automatisch erstellen. Diese ähneln einem Archiv, indem Sie auf ältere Versionen des Spreadsheets zurückgreifen können.
5. Gibt es bereits ein Template, dass meinem Nutzen entspricht?
Spreadsheets werden immer beliebter in Unternehmen, da komplexe Daten rasch durch eine Tabelle übersichtlich verbildlicht werden können. Dadurch spart man sich Zeit, welche für wichtigere Aufgaben aufgebracht werden kann.
Um nun noch mehr Zeit zu sparen, können Sie auf eins unserer vielen vorgefertigten Templates zurückgreifen. Sie können verschiedene Templates aus dem Projektmanagement beispielhaft für eine Veranstaltungsplanung wählen. Oder Sie lassen sich von der Kampagnenplanung für Ihr Marketing inspirieren.
Nun steht Ihrem Spreadsheet nichts mehr im Wege!
Jetzt sind Sie nach den 5 Fragen in der Lage, ohne zukünftige lästige Probleme Ihr Spreadsheet effektiv zu gestalten. Fangen Sie gleich an und probieren Sie es kostenlos aus.
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