Im Einkommensteuergesetz werden drei Kategorien für Auslagen beschrieben, die sich Arbeitnehmer von ihren Unternehmen erstatten lassen können. Neben Bestellungen im Namen der Firma und Ausgaben, die getätigt werden, um einen Auftrag auszuführen, betrifft dies auch Dienstreisen. Ob mehrtägige Geschäftsreise, ein Meeting mit einem weit entfernten Kunden oder die Fahrt zur Messe – Dienstreisen sind Alltag für viele Arbeitnehmer. Im folgenden Artikel erfahren Sie nicht nur, was eine Reisekostenabrechnung ist, sondern erhalten auch wertvolle Tipps für die Erstellung.
Unternehmen führen oft eine Kosten-Nutzen-Analyse von Dienstreisen durch, um sicherzustellen, dass die Ausgaben gerechtfertigt sind.
Was eine Reisekostenabrechnung ist
Eine Reisekostenabrechnung ist ein strukturierter Bericht, der sämtliche Kosten auflistet, welche im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Sie dient dazu sicherzustellen, dass Mitarbeiter angemessen für ihre Ausgaben entschädigt werden und dass die finanziellen Aufwendungen für Geschäftsreisen transparent und nachvollziehbar sind.
Bei diesem Prozess erfasst der Mitarbeiter alle relevanten Ausgaben. Anschließend erfolgt eine Überprüfung dieser Kosten, üblicherweise durch die Buchhaltung oder das Controlling-Team des Unternehmens. Wenn sie den geltenden Richtlinien entsprechen, bekommt der Mitarbeiter die erstattungsfähigen Kosten zurückerstattet.
Warum Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen sollten
Viele Unternehmen haben klare Richtlinien, die eine Reisekostenabrechnung nach Dienstreisen vorschreiben. Doch selbst wenn solche Vorschriften nicht existieren, gibt es gute Gründe, warum es dennoch sinnvoll ist, eine Abrechnung zu erstellen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber profitieren davon.
Für Arbeitgeber ist eine korrekte Reisekostenabrechnung nicht nur wichtig, um steuerliche Vorschriften zu erfüllen, sondern auch um die Ausgaben im Blick zu behalten und gegebenenfalls Einsparpotenzial zu identifizieren. Durch eine detaillierte Abrechnung können Unternehmen besser verstehen, wie viel Geld sie für Geschäftsreisen aufwenden und wo Optimierungschancen bestehen.
Auch für Arbeitnehmer bietet es Vorteile, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Zwar können Sie die Kosten einer Dienstreise als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen, jedoch reduziert dies nur Ihr Bruttojahresgehalt. Die Erstattung der Ausgaben durch den Arbeitgeber ist daher oft die wirtschaftlich sinnvollere Option.
Bei der Abrechnung von Spesen erfassen Mitarbeiter Ihre Ausgaben und reichen diese zur Erstattung ein.
Welche Kosten Sie nach einer Dienstreise erstattet bekommen können
Während einer Dienstreise können einige Kosten auftreten, die man in vier Kostenarten aufteilen kann: Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Reisenebenkosten.
Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand wird steuerfrei erstattet und ist durch die gesetzliche Reisekostenrichtlinie festgelegt. Eine wichtige Anmerkung hierbei ist, dass die Höhe der erstattungsfähigen Kosten bei Auslandsreisen je nach Zielland variieren kann.
Für Inlandsreisen gelten klare Regeln: Wenn Mitarbeiter mindestens 8 Stunden unterwegs sind, beträgt der pauschale Auszahlungsbetrag 14 Euro. Bei einer Reisedauer von mindestens 24 Stunden erhöht sich dieser auf 28 Euro.
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten umfassen Aufwendungen wie Hotelaufenthalte oder die Miete für ein Appartement während dienstlicher Reisen. Die Abrechnung der Übernachtungskosten kann dabei auf unterschiedliche Weise erfolgen. Einige Unternehmen verwenden einen pauschalen Satz pro Übernachtung, während andere eine Abrechnung auf Basis von Belegen bevorzugen.
Eine wichtige Besonderheit bei der Abrechnung von Übernachtungskosten ist die Eigenbeteiligung für Frühstück und andere Mahlzeiten. Häufig wird hierfür ein fester Betrag festgelegt, üblich sind 5,60 Euro für das Frühstück und 11,20 Euro für ein Abendessen. Diese Beträge werden vom Mitarbeiter selbst getragen und sind entsprechend in der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen.
Die Auswahl des Hotels erfolgt oft entsprechend dem Budget des Unternehmens und den geltenden Richtlinien für Dienstreisen.
Fahrtkosten
Ob an Land, zu Wasser oder in der Luft – Fahrtkosten sind ein wesentlicher Bestandteil der Reisekostenabrechnung. Diese können Sie geltend machen, sobald Sie mit einem anderen Verkehrsmittel als dem Firmenwagen, wie zum Beispiel mit dem Flugzeug oder der Bahn, reisen. Dabei bekommen Sie Hin- und Rückfahrten sowie Fahrten am Zielort und unter bestimmten Bedingungen auch Zwischenheimfahrten erstattet.
Die Berechnung der Fahrtkosten erfolgt üblicherweise entweder über eine Kilometerpauschale oder einen Kilometersatz. Die Kilometerpauschale ist ein fester Betrag pro gefahrenen Kilometer und wird oft bei Privat- oder Mietwagen angewendet. Alternativ können Sie einen Kilometersatz verwenden, der die tatsächlichen Kosten pro Kilometer berücksichtigt, wie beispielsweise bei Taxifahrten.
Reisenebenkosten
Neben den großen Kostenpunkten einer Dienstreise können auch kleinere Ausgaben anfallen, die oft übersehen werden – die Reisenebenkosten. Diese sollten Sie jedoch ebenso in Ihrer Reisekostenabrechnung berücksichtigen. Hierzu zählen unter anderem:
Abstandshalter
- Parkgebühren
- Mautgebühren
- Fährkosten
- Kosten für berufliche Telefonate
- Schadensersatzforderungen im Falle eines Verkehrsunfalls
Abstandshalter
- Trinkgelder
- Gepäckgebühren
- Gebühren für Schließfächer
- Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen
- Diebstahl von beruflichem Eigentum
Unter Reisenebenkosten fallen auch Gebühren für die Nutzung von Autobahnen oder anderen mautpflichtigen Straßen.
Kosten, die nicht erstattet werden
Es gibt jedoch auch Kosten während einer Geschäftsreise, die Sie sich nicht erstatten lassen dürfen. Dazu gehören unter anderem Bußgelder für Verkehrssünden oder andere Verstöße sowie Kosten für zusätzliche Annehmlichkeiten im Hotel wie die Nutzung der Minibar oder von Pay-TV. Gebühren für zusätzliches Gepäck, das Sie nicht für geschäftliche Zwecke benötigen, fallen ebenfalls in diese Kategorie.
Insgesamt dürfen Sie alle persönlichen Ausgaben oder zusätzlichen Dienstleistungen, die nicht im Rahmen der Geschäftsreise anfallen, nicht in der Reisekostenabrechnung anführen.
Pflichtangaben in einer Reisekostenabrechnung
Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Angaben, die unbedingt enthalten sein müssen. Um Fehler, Rückfragen und Verzögerungen bei der Reisekostenerstattung zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass Sie bei Ihrer Abrechnung alle erforderlichen Pflichtangaben machen. Dazu gehören:
- Name des Dienstreisenden (ggf. mit Mitarbeiternummer)
- Datum inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise
- Reisedauer
- Grund der Reise
- Zielort der Reise
- Unterschrift des Reisenden
Wie Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen können
Viele nutzen für ihre Reisekostenabrechnung eine Vorlage in Excel – aber das muss nicht sein! Eine intuitivere und übersichtlichere Reisekostenabrechnung Vorlage gibt es zum Beispiel von SeaTable. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter alle Kosten und Belege digital über Webformulare einreichen. Die Daten landen anschließend automatisch und ordentlich sortiert in einer Tabelle, sodass Sie immer den Überblick behalten und Ihren Mitarbeitern regelmäßig alle Auslagen zurückerstatten können.
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