Una cosa es crucial para el éxito de la labor de ventas: la gestión de la oferta. ¿Pero qué es lo importante aquí? ¿Qué errores no deben cometerse bajo ninguna circunstancia? ¿Y qué hay detrás del término "gestión de ofertas"?
Descubra en este artículo las respuestas a estas preguntas y los motivos por los que un software y unas herramientas online útiles pueden ayudarle de forma decisiva en la gestión de sus ofertas.
Gestión de la oferta: definición y datos clave
Como componente central de las ventas, la gestión de la oferta es el importante vínculo entre los requisitos externos y las medidas internas. Esto significa que la gestión de la oferta incluye todas las tareas y procesos relacionados de alguna manera con las consultas, los pedidos (potenciales) y los pasos de trabajo y servicios asociados.
En general, la gestión de suministros puede dividirse en dos áreas:
- Gestión de la oferta comercial: preparación de ofertas, cálculos, procesamiento de ofertas y contabilidad financiera
- Gestión de la oferta técnica: ejecución concreta de los aspectos individuales de la oferta en el trabajo práctico de ventas diario
El proceso típico de gestión de ofertas
Cada cliente (potencial) es único y así debe ser cada oferta. Sin embargo, hay tres aspectos básicos en todo el proceso que son siempre los mismos o muy similares. En la siguiente ilustración de un proceso típico de gestión de ofertas se muestra en qué consisten:
1. la preparación de la oferta
Antes de ponerse en marcha y llamar a la proverbial puerta del cliente, debería haberse dado un paso básico muy decisivo: preparar la oferta. Esto incluye:
- Adquisición
- primeras conversaciones con los clientes
- Evaluación de las necesidades
La preparación de la oferta sienta las bases para una gestión óptima de la misma y para la primera impresión que se da a un nuevo cliente potencial.
2. la preparación de la oferta
Tras las conversaciones iniciales con el nuevo cliente potencial, usted conoce sus "necesidades" y qué soluciones le ayudarán. Ahora es el momento de la segunda etapa de la gestión de la oferta, la preparación de la misma. Pero, ¿qué debe contener la oferta? Si tiene en cuenta estos cuatro aspectos, estará en el lado seguro:
- Especificación de la solución
- Cálculo del precio
- Preparación de una oferta escrita
- Envío de la oferta escrita al cliente
3. el seguimiento
Una vez enviada la oferta, es posible que no tenga ninguna noticia. En cualquier caso, dale al cliente algo de tiempo para que lea todo con calma y deje que tus propuestas se asimilen. Si al cabo de dos semanas todavía no ha recibido una reacción, comienza la fase de seguimiento de la gestión de la oferta. Esto incluye:
- Seguimiento del cliente
- Negociación de precios
- Ajustes de la oferta, si es necesario
- Conclusión del contrato
Errores comunes en la gestión de ofertas
A primera vista, la gestión de la oferta parece muy clara y factible. Sin embargo, hay algunos errores que pueden repetirse una y otra vez, y que son evitables.
La oferta de la erupción
¿Primera reunión con el cliente y ya está claro cuáles son las necesidades y las soluciones? Por lo general, no es así. Porque esto sólo conduce a ofertas precipitadas en las que el cliente no se encuentra al final.
La gestión de ofertas significativas funciona de forma diferente. La clave del éxito es la preparación adecuada. Investiga de antemano todo lo relacionado con tu interlocutor, piensa en cuáles pueden ser sus "necesidades" y prepara la conversación lo mejor que puedas. Lo importante es dejar que el cliente hable. Pregunte y escuche. Esto transmite una sensación de interés, respeto y profesionalidad. Y estos, a su vez, son necesarios para llevar a cabo una evaluación óptima de las necesidades y crear una oferta a medida.
La oferta 08/15 y la oferta sobrecargada
En general, a la hora de preparar una oferta se aplica lo siguiente: elija un término medio saludable. Esto significa que las ofertas completamente sobrecargadas que se extienden a lo largo de varias páginas y desglosan cada punto hasta el más mínimo detalle son tan improductivas como las ofertas que sólo contienen unos pocos datos clave pero dejan muchas preguntas sin responder. Asegúrese de que el cliente recibe toda la información posible, pero al mismo tiempo la mínima necesaria.
Por un lado, deben encontrar sus necesidades bien reflejadas en la oferta, pero por otro lado no deben verse abrumados por demasiada información. Esto es absolutamente importante para la gestión de la oferta orientada a los objetivos.
La oferta que el cliente no puede aceptar directamente
Esto también puede ocurrir en la gestión de la oferta: Usted cree que su oferta es de primera categoría, pero el cliente no puede aceptarla. ¿Por qué? Porque has creado la oferta demasiado rápido. Porque aunque el cliente ya lo haya solicitado en la primera conversación, esto no significa que usted ya conozca todos los aspectos necesarios que realmente ayudan al cliente.
El producto no tiene ningún beneficio para el cliente/ Mala preparación del vendedor
Otro error común en la gestión de ofertas es que el vendedor no se haya preparado lo suficiente para el cliente potencial. En el peor de los casos, el producto/servicio que se vende no tiene ningún beneficio para el cliente. ¿Por qué debería entonces aceptar su oferta?
La oferta se queda en nada
La gestión perfecta de la oferta también significa que se hace un seguimiento después de un tiempo si el cliente no se pone en contacto con usted por su cuenta. De este modo, no sólo demuestra que el cliente es importante para usted (fidelización de clientes), sino que también puede aclarar directamente posibles ambigüedades o preguntas y volver a ajustar la oferta si es necesario.
Software para una mejor gestión de los suministros
Una gestión de suministros a medida no se produce por sí sola. Hay demasiados aspectos que considerar. Para mantener una visión de conjunto y organizar todos los procesos de la forma más eficiente y eficaz posible, tiene grandes ventajas gestionar toda la tramitación de la oferta con un software.
El mercado ya ofrece una serie de soluciones de software que son versátiles y pueden adaptarse con flexibilidad a los requisitos de las ventas. Ya sea el clásico CRM, el servicio de atención al cliente u otras áreas de ventas, con las herramientas adecuadas puede combinar todo su negocio de ventas en un solo sistema y reducir la complejidad de la gestión de ofertas al mínimo. Las herramientas más conocidas para la gestión de ofertas digitales son HubSpot, SAP CRM y ActiveCampaign.
Si busca un paquete completo para la gestión de su oferta, SeaTable es una alternativa óptima y rentable. Con las funciones de esta herramienta, puede automatizar todos los procesos de venta y recopilar todos los datos de forma sencilla mediante el formulario web integrado. Para resolver los problemas de los clientes, responder a las consultas y clasificar los comentarios, es una gran ventaja.
Con SeaTable, puede gestionar el CRM y la atención al cliente, así como la gestión de la cadena de suministro, de forma centralizada en un solo lugar y ponerlos a disposición de todos los empleados sin ningún esfuerzo adicional. De este modo, todos conocen siempre el estado actual de cada oferta. Y: con el cronograma y el tablero Kanban, puede visualizar y cumplir fácilmente los plazos. Así es como se sientan los cimientos de un trabajo de ventas realmente exitoso.
Fuente de la imagen Imagen de portada: © contrastwerkstatt/Adobe Stock