Con la ayuda de las automatizaciones, ya no tendrá que vincular manualmente las entradas de sus tablas, sino que podrá hacer que estos pasos se realicen automáticamente. Basta con definir una automatización correspondiente para cualquier vista de tabla.
Vinculación de entradas mediante automatización
- Haga clic en en la cabecera Base y luego en Reglas de automatización.
- Haga clic en Añadir Regla.
- Asigne un nombre a la automatización y defina la tabla y la vista en las que debe funcionar.
- Defina un evento desencadenante que active la automatización.
- Haga clic en Añadir acción y seleccione Añadir enlaces como acción automatizada.
- Confirme con Enviar.
Creación de la automatización
En primer lugar, defina un evento desencadenante para la automatización.
- "Las entradas cumplen determinadas condiciones tras el tratamiento"
- "Se añade una nueva entrada"
- "Activador periódico"
A continuación, seleccione "Añadir enlaces" como acción automática.
Por último, seleccione una columna para vincularla a la tabla seleccionada y defina una condición específica que deba cumplirse para que se lleve a cabo la automatización.
Por último, confirme la automatización haciendo clic en Enviar.
Ejemplo de aplicación
Un caso de uso concreto para este tipo de automatización podría darse, por ejemplo, si trabajas en el departamento de contabilidad de una empresa. Desea mantener tanto una tabla con todos los pagos que llegan a una cuenta de la empresa(Pagos) como una tabla con todas las facturas que deben pagarse a la empresa(Facturas).
En la tabla Pagos, además de los números de transacción de los pagos (P-0001, etc.), ya se introducen los importes de los distintos pagos (columna "Valor").
Mientras tanto, su tabla Facturas contiene los números de factura (columna "Nº de factura") y los respectivos importes de factura (columna "Precio total").
Con la ayuda de una automatización, ahora desea vincular las dos tablas Pagos y Facturas para poder asignar automáticamente los pagos recibidos a una factura en función de sus números de factura.
Preparación de la automatización
Antes de poder crear la automatización, primero debe añadir dos columnas en la tabla Pagos. En la columna " N.º de factura ", introduzca manualmente los números de factura que pertenecen a los pagos respectivos, que posteriormente activarán la automatización. En la columna " Facturas ", las entradas vinculadas de la tabla Facturas se añaden automáticamente una vez creada la automatización.
En la tabla Facturas, también necesita otra columna ("Pagos cobrados") en la que se añadan las entradas vinculadas de la tabla Pagos en el transcurso de la automatización.
A continuación, puede crear una automatización para la tabla Pagos.
Creación de la automatización
En primer lugar, asigne un nombre a la automatización y seleccione la tabla Pagos con la vista del mismo nombre en la que debe funcionar.
Seleccione la opción " Las entradas cumplen ciertas condiciones después del procesamiento" como evento desencadenante de la automatización. Añada como condición de filtro que las dos columnas "Inv-No" y "Valor" de la tabla "Pagos" no estén vacías. Esta condición tiene sentido porque la automatización debe activarse en cuanto haya entradas en estas columnas.
Por último, defina la acción "Añadir una columna vinculada a la tabla" como acción automatizada de la automatización.
La columna "Facturas" es la columna a la que se añadirán las entradas vinculadas en el curso de la automatización.
En el último paso de la definición de la automatización, debe definir otra condición que debe cumplirse para que se añada una entrada vinculada a la columna. En este ejemplo, se define que cada entrada añadida a la columna "Inv-No " debe encontrarse también en la columna "Factura-No" de la tabla Facturas.
En concreto, esto significa que cada número de factura que asigne manualmente a un pago en la tabla Pagos debe encontrarse ya en la tabla Facturas para que las entradas correspondientes de ambas tablas puedan vincularse entre sí.
Probar la automatización
Si a continuación introduce un número de factura en la columna " Inv-No" de la tabla Pagos que ya puede encontrarse en la tabla Facturas, la entrada vinculada correspondiente se añade automáticamente a la tabla en la columna "Facturas".
Al hacer clic en la entrada vinculada se abre una ventana en la que se puede ver el contenido de la entrada vinculada desde la tabla Facturas.
Además, las entradas vinculadas de la tabla Pagos también se añaden a la tabla Facturas activando la automatización. En la columna "Pagos cobrados ", el número de pago correspondiente (P-000X ) se asigna automáticamente a cada número de factura. La automatización permite ver el pago correspondiente a cada factura y determinar rápidamente qué facturas se han pagado y cuáles siguen abiertas.
También en esta tabla puede hacer clic en la entrada vinculada para abrir una ventana en la que podrá ver el contenido de la entrada vinculada desde la tabla de pagos.
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