Con la ayuda de las automatizaciones, ya no tendrá que añadir manualmente filas con determinadas entradas a sus tablas, sino que podrá hacer que estos pasos se realicen automáticamente. Basta con definir una automatización correspondiente para cualquier vista de tabla.
Cómo añadir líneas con una automatización
- Haga clic en en la cabecera Base y luego en Reglas de automatización.
- Haga clic en Añadir Regla.
- Asigne un nombre a la automatización y defina la tabla y la vista en las que debe funcionar.
- Defina un evento desencadenante que active la automatización.
- Haga clic en Añadir Acción y seleccione Añadir Fila como acción automatizada.
- Confirme con Enviar.
Creación de la automatización
En primer lugar, defina un evento desencadenante para la automatización.
- "Se añade una nueva entrada"
- "Las entradas cumplen determinadas condiciones tras el tratamiento"
- "Activador periódico"
A continuación, seleccione Añadir fila como acción automatizada.
En el siguiente paso se definen las entradas que deben aparecer en una línea después de activar la automatización.
Con un clic en Añadir campo puede definir cualquier entrada.
Seleccione primero la columna en la que desea insertar la entrada.
A continuación, puede definir la entrada. En función del tipo de columna seleccionado, se ofrecen distintas opciones.
Por último, active la automatización haciendo clic en Enviar.
Ejemplo de aplicación
Un caso de uso concreto para este tipo de automatización podría darse, por ejemplo, si introduces las reuniones semanales de tu equipo en una tabla. Quieres que cada semana, antes de que empiece la reunión, se cree automáticamente una fila con determinadas entradas para que solo tengas que introducir el resto de la información manualmente.
En este contexto, podría, entre otras cosas, definir de antemano la fecha de la reunión, la sala de reuniones y los temas fijados.
Creación de la automatización
En primer lugar, asigne un nombre a la automatización y seleccione tanto la tabla (aquí: Reuniones de equipo) como la vista (aquí: Reunión de equipo semanal) en las que debe funcionar la automatización.
Seleccione la opción Disparo periódico como evento de disparo de la automatización.
A continuación, defina los intervalos en los que debe realizarse la automatización. Para que la fila con las entradas correspondientes se añada a la tabla cada semana, seleccione semanalmente.
Además, puede seleccionar un día concreto de la semana, así como una hora concreta en la que se active la automatización. En nuestro caso de uso, tiene sentido seleccionar una hora antes del inicio de la reunión semanal del lunes por la mañana.
Como acción automatizada, defina la acción Añadir fila en el paso siguiente.
Con un clic en Añadir campo puede definir tantas entradas como desee que aparecerán automáticamente en la fila.
Para que la fila registre automáticamente la fecha correspondiente a la reunión de equipo que debe celebrarse el mismo día, seleccione la columna de fecha y el valor El día de ejecución.
Con un clic en Añadir campo, puede definir tantas entradas adicionales como desee con las que se rellenará la fila tras activarse la automatización. Para ello, basta con seleccionar una columna correspondiente de su tabla en el menú desplegable y definir un valor en el campo de entrada adyacente.
Por ejemplo, si la reunión de equipo suele celebrarse en una sala determinada, puede definir esta sala como un valor fijo. Además, si en el orden del día de cada reunión de equipo figuran determinados temas (como nuevas incorporaciones/abandonos/aniversarios), puede introducirlos siempre en la fila.
Probar la automatización
Si la automatización funciona como desea, SeaTable añade automáticamente una fila con las entradas previamente definidas a su tabla después de que se active el disparador periódico (aquí: siempre los lunes a las 7 de la mañana). Esto le ahorra algunas pulsaciones de teclas y puede introducir los datos abiertos manualmente.
Los ajustes de las entradas añadidas automáticamente son posibles en cualquier momento, pero limitan considerablemente las ventajas de la automatización.
