Mithilfe von gemeinsamen Datensätzen ist es möglich, eine im Voraus definierte Tabellenansicht anderen Gruppen und Nutzern zur Verfügung zu stellen, sodass diese in verschiedensten Kontexten und Abteilungen auf bestimmte Daten zugreifen können. Gemeinsame Datensätze sind ein mächtiges und extrem nützliches Feature in SeaTable, da sie den Workflow in Ihrem Team erleichtern können.
Vorteile eines gemeinsamen Datensatzes
Im Vergleich zu einer Ansichtsfreigabe bietet ein gemeinsamer Datensatz weitere Möglichkeiten, die anhand des folgenden Beispiels verdeutlicht werden:
- Eine Mitarbeiterliste, die für mehrere Nutzergruppen (z. B. Personalabteilung, Buchhaltung und interne Kommunikation) relevant ist, können Sie Ihren Teammitgliedern über gemeinsame Datensätze als Vorlage für neue Tabellen zur Verfügung stellen.
- Nachdem Ihre Teammitglieder den gemeinsamen Datensatz in eine Base importiert haben, können sie die Tabelle nach ihren Wünschen um Spalten erweitern und an ihre konkreten Anwendungsfälle anpassen (z. B. Urlaubsplanung, Gehaltsabrechnung, Verteiler für interne Newsletter).
- Die auf einen gemeinsamen Datensatz zugreifenden Tabellen können jederzeit synchronisiert, also mit der aktuellsten Version des Datensatzes abgeglichen werden (z. B. wenn Mitarbeiter neu hinzukommen oder ausscheiden).
- Dabei besteht eine Top-down-Beziehung: Änderungen am gemeinsamen Datensatz werden bei Synchronisation in die abhängigen Tabellen übernommen. Änderungen in diesen Tabellen haben aber keine Auswirkungen auf den zugrundeliegenden Datensatz.
Im folgenden Überblick finden Sie auch die Links zu den verschiedenen Hilfe-Artikeln in der Rubrik Gemeinsame Datensätze.
Anlegen eines gemeinsamen Datensatzes
Veröffentlichen Sie zunächst eine beliebige Tabellenansicht samt ihrer spezifischen Filter- und Sortierbedingungen als gemeinsamen Datensatz.
Erfahren Sie mehr über das Erstellen eines gemeinsamen Datensatzes.
Verwaltung eines gemeinsamen Datensatzes
Sie möchten den Namen eines gemeinsamen Datensatzes ändern oder wissen, welche Bases mit dem Datensatz verknüpft sind?
Erfahren Sie mehr über die Verwaltung eines gemeinsamen Datensatzes.
Freigabe eines gemeinsamen Datensatzes an eine andere Gruppe
Um einen gemeinsamen Datensatz auch in anderen Gruppen nutzen zu können, können Sie diesen an eine beliebige Gruppe freigeben.
Erfahren Sie mehr über die Freigabe eines gemeinsamen Datensatzes.
Synchronisation eines gemeinsamen Datensatzes
Jede Tabelle, die Sie mit einem gemeinsamen Datensatz angelegt haben, können Sie synchronisieren. Dabei gleicht SeaTable die Daten in der Tabelle mit denen des gemeinsamen Datensatzes ab. Diese werden überschrieben, falls Sie oder Ihre Gruppenmitglieder seit der letzten Synchronisation Veränderungen am gemeinsamen Datensatz vorgenommen haben.
Erfahren Sie mehr über die Synchronisation eines gemeinsamen Datensatzes.
Mit einem gemeinsamen Datensatz eine neue Tabelle anlegen
Wenn Sie oder Ihre Teammitglieder einen gemeinsamen Datensatz nutzen möchten, können Sie diesen in eine Base importieren. Hierfür legen Sie mit dem gemeinsamen Datensatz eine neue Tabelle an.
Erfahren Sie mehr über das Anlegen einer neuen Tabelle mit einem gemeinsamen Datensatz.
Eine mit einem gemeinsamen Datensatz erstellte Tabelle um Spalten erweitern
Nachdem Sie einen gemeinsamen Datensatz als neue Tabelle in eine gewünschte Base importiert haben, können Sie die Tabelle nach Belieben um eigene Spalten erweitern.
Erfahren Sie, wie Sie eine mit einem gemeinsamen Datensatz erstellte Tabelle um Spalten erweitern.
Reimport von gemeinsamen Datensätzen
Wenn Sie Bases, in die gemeinsame Datensätze eingebunden sind, kopieren oder aus Snapshots wiederherstellen, geht die Verbindung zu den gemeinsamen Datensätzen verloren. Die Daten liegen dann zwar in einer normalen Tabelle vor, lassen sich aber nicht mehr synchronisieren.
Hier erfahren Sie, wie Sie gemeinsame Datensätze wieder in bestehende Tabellen reimportieren.
Löschen eines gemeinsamen Datensatzes
Gemeinsame Datensätze können selbstverständlich auch gelöscht werden. Beachten Sie dabei jedoch die Auswirkungen, die eine Löschung sowohl auf die Daten des gemeinsamen Datensatzes als auch auf die Tabellen hat, die Sie und Ihre Gruppenmitglieder mit dem gemeinsamen Datensatz angelegt haben.
Erfahren Sie mehr zum Thema Löschen eines gemeinsamen Datensatzes.
