Businessfrau sitzt am Laptop und sucht nach einer Alternative für die arbeitszeiterfassung in Excel.

6 alternative Lösungen zur Arbeitszeiterfassung in Excel

Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung in Excel und welche Alternativen bieten sich Ihnen? Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Zeiterfassung in Excel oder einem alternativen Tool erstellen. Lernen Sie außerdem die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen kennen. Welche passt zu Ihrem Unternehmen?

Starten wir mit den Vor- und Nachteilen des beliebten Tools Excel.

Arbeitszeiterfassung in Excel: Vor- und Nachteile

Excel wird in vielen Unternehmen bereits für den ein oder anderen Anwendungsfall genutzt.

Für die Stundenabrechnung in Excel sind die Vorteile:

  • Kostenfrei: Wenn Sie die Nutzungslizenz besitzen, entstehen Ihnen keine weiteren Kosten.
  • Flexibel: Sie können die Stundenlisten der Mitarbeiter flexibel auf Ihre Wünsche anpassen. Zellenformatierungen und eine Programmierung mit VBA (Visual Basic for Applications) eröffnen Ihnen viele Möglichkeiten.
  • Universell: Weitere Szenarien als nur die Stundenabrechnung können mit Excel abgebildet werden (zum Beispiel der Urlaubs- und Einsatzplan). So müssen Mitarbeiter sich nur mit einem Tool vertraut machen.
Die Nutzung von Excel als Tools zur Zeiterfassung.

Arbeitszeiterfassung Excel © PixieMe / adobe stock

Das sind die Nachteile der Arbeitszeiterfassung in einer Excel-Tabelle:

  • Benötigtes Know-How: Der Einstieg scheint einfach, Excel ist jedoch komplex. Für die Anpassung der Stundenliste auf Ihr Unternehmen müssen Sie sich mit dem Programm auskennen oder einen Experten engagieren.
  • Langer Einstieg: Das Erstellen der Stundenliste bis hin zu einem funktionierenden Prozess zur Arbeitszeiterfassung benötigt mit Excel Zeit.
  • Raum für Fehler: Das Programm ist fehleranfällig. Formeln oder Zahlen können schnell aus Versehen gelöscht werden.
  • Mistrauen der Korrektheit: Bei der Übertragung einzelner Stundenlisten von Mitarbeitern zu einer Übersicht finden viele Schritte manuell statt. Es muss Vertrauen in die Beteiligten gelegt werden. Fehlerhafte Kalkulationen können zu einem schlechten Arbeitsklima führen.

Lassen Sie uns daher einen kurzen Blick auf die Alternativen zur Zeiterfassung mit Excel werfen. Welche gibt es und worin unterscheiden sie sich?

6 alternative Tools zur Arbeitszeiterfassung (neben Excel)

Erfahren Sie jetzt mehr über sechs alternative Tools, mit denen Sie die Arbeitszeiterfassung einfach und effizient abbilden können. Wir beginnen mit zwei Apps und gehen anschließend zu Desktop- und Browser-basierten Programmen über.

Welche Lösung sich für Ihr Unternehmen am besten eignet, ist von den Kosten, Ihrem Anwendungsfall und den unterstützten Endgeräten abhängig.

#1 Stechuhr X oder XT

Wenn Ihre Mitarbeiter mit Apple-Geräten arbeiten, sollten Sie einen Blick auf die App Stechuhr X werfen. Mit dieser können Mitarbeiter den Beginn und das Ende der Arbeitszeit erfassen. Auch variable Pausen oder ein Nachtrag von Arbeitszeiten ist kein Problem. Die Stechuhr X ist kostenfrei.

Die Stundenliste ist leider wenig übersichtlich. Sie können entweder die Daten zur Weiterverarbeitung mit einem anderen Tool exportieren. Oder Sie erwerben die bessere Version Stechuhr XT für 1,99 € pro Lizenz.

#2 Stempeluhr 2.1

Wie sieht es mit den Android-Usern aus? Diese können sich mit der App Stempeluhr 2.1 vertraut machen. Hier haben Sie die Möglichkeit, sowohl Arbeitszeiten als auch die Urlaubsplanung einzutragen. Die App kostet nichts.

Ein Export der Stundenliste als Excel oder PDF ermöglicht die weitere Verarbeitung der Daten für Vorgesetzte und Analysen.

#3 Clocko:do

Ein Programm, das sowohl für Windows, als auch Apple-Geräte verwendbar ist, ist Clocko:do. Für Selbstständige ist die Zeiterfassung kostenfrei, Unternehmen zahlen bis zu 11,40 € pro Person pro Monat.

Mit Clocko:do haben Sie die Möglichkeit, Arbeitszeiten Projekten zuzuweisen. Sie können sowohl Abwesenheiten als auch Urlaube verwalten und Projektbudgets eintragen. Ein schlankes CRM ermöglicht die Verlinkung von Lieferanten- und Kundenkontakten.

#4 PlanMaker

Wenn Ihnen die Arbeitszeiterfassung mit Excel grundsätzlich gefällt, Sie jedoch eine Alternative für alle Plattformen suchen, liegen Sie mit PlanMaker richtig. Die Software-Reihe Softmaker Office besteht aus den Programmen TextMaker, PlanMaker und Presentations, ähnlich wie bei den Windows Office-Produkten.

Der PlanMaker lässt Sie Stundenlisten erstellen und verwalten. Funktionen zur Verarbeitung und Analyse der Daten sind wie bei Excel vorhanden. Sobald Ihr Template steht (was etwas Zeit in Anspruch nimmt), kann es losgehen. Softmaker Office kostet aufwärts von 29,90 € pro Jahr oder einmalig 79,95 € (ohne Upgrades).

#5 Google Sheets

Als nächstes lohnt sich ein Blick auf das Web-basierte Tool Google Sheets. Hier finden Sie Funktionen, um im Team zusammenzuarbeiten. Ein kompletter Prozess zum Arbeitszeitmanagement lässt sich so einfach verwirklichen.

In Bezug auf die Datenverarbeitung und die verfügbaren Funktionen, steht Sheets Excel in nichts nach. Bei den Visualisierungen haben Sie weniger Möglichkeiten. Zusatzfunktionen lassen sich per Add-Ons aus dem Google Marketplace erwerben. Google Workspace startet mit 9,36 € pro User und Monat.

Die Nutzung von Google Sheets als alternatives Tool neben Excel zur Arbeitszeiterfassung.

Arbeitszeiterfassung Excel © sharafmaksumov / adobe stock

#6 SeaTable

SeaTable ist ein Browser-basiertes Tool, mit dem Ihre Arbeitszeiterfassung sehr einfach funktioniert. Zusätzlich zur Datenerfassung und -verarbeitung können Sie Dateien und Bilder an Einträge anhängen. Die verschiedenen Webformulare und Ansichten ermöglichen Vorgesetzten und Mitarbeitern eine reibungslose Zusammenarbeit.

Ein Kalender-Plugin hilft bei der Stundenübersicht. Schnittstellen und Export-Funktionen vereinfachen die weitere Verarbeitung der Daten für die Buchhaltung. SeaTable können Sie in der kostenfreien Version zeitlich unbefristet testen. Erweiterte Funktionen erhalten Sie ab 7 € pro User und Monat.

Wie sieht die Arbeitserfassung jedoch konkret aus? Jetzt, da Sie verschiedene Alternativen kennen, schauen wir den Anwendungsfall genau an.

Wie erstellen Sie eine Stundenliste in Excel?

Die Stundenabrechnung in Excel startet mit dem Anlegen einer neuen Tabelle. Sie öffnen ein leeres Tabellenblatt. In der ersten Zeile geben Sie die Überschriften Datum, Start, Ende, Pause und Stunden ein.

In die nächste Zeile tippen Sie das erste Datum. Formatieren Sie die Anzeige (zum Beispiel TT.MM.JJJJ) über einen Rechtsklick auf „Zellen formatieren“.

Nachdem Sie wieder in der Übersicht angelangen, klicken Sie auf die Zelle mit dem Datum. Bewegen Sie Ihren Cursor zu dem rechten unteren Ende der Zelle. Es erscheint ein schwarzes Plus. Ziehen Sie das schwarze Plus so lange nach unten, bis Sie die gewünschte Auflistung der Arbeitstage erreicht haben.

Jetzt klicken Sie auf die erste Zelle unter der Überschrift Stunden (E2). In dem Feld für Formeln geben Sie „=C2-B2-D2“ (Ende-Start-Pause) ein. Anschließend ziehen Sie die Zelle über das schwarze, kleine Kreuz nach unten. Ihre erste Stundenliste ist fertig.

Um die erste Stundenliste arbeitstauglicher zu machen, könnten Sie zusätzlich:

  • Die Wochenenden mit einer Formatierungsregel farbig markieren.
  • Stunden in Dezimalzahlen umrechnen, wenn negative Zeiten möglich sein sollen. Excel kann nur positive Stunden darstellen.
  • Die Gesamt-Stundenanzahl über die Summenformel anzeigen lassen.

Natürlich muss auch abgestimmt werden, wie die Excel-Stundenlisten später zu den Vorgesetzten kommen. Ein selbstprogrammiertes Makro könnte die Daten verschiedener Mitarbeiter zusammentragen, um eine Übersicht pro Abteilung zu erhalten.

Werfen wir jetzt einen Blick auf die Arbeitszeiterfassung mit einer Alternative.

So funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit SeaTable

Mitarbeiter erfassen ihre Stunden per wenigen Klicks in einem Webformular. Sie tragen Beginn und Ende der Arbeitszeit ein, sowie die Anzahl und Länge der Pausen.

Anschließend sehen Verantwortliche die Arbeitszeiten in der Stundenliste ein. Hier können sie nach einzelnen Mitarbeitern oder Zeiträumen gruppieren.

Besonders leicht wird der Start mit einem kostenfreien Template, dass Sie nach der kostenlosen Registrierung sofort nutzen können.

Möchten Sie Ihr eigenes Webformular erstellen, klicken Sie einfach in SeaTable oben rechts auf „Webformular“ und „Neues Formular erstellen“. Hier haben Sie die Möglichkeit, irrelevante Spalten auszublenden, Hilfetexte hinzuzufügen oder Eingaben als Pflichtfelder zu markieren.

Fazit: 6 Alternativen zur Arbeitszeiterfassung in Excel

Alternativen zur Arbeitszeiterfassung gibt es viele. Excel wird zwar häufig verwendet, ist jedoch nicht die einfachste Variante für Unternehmen, den Überblick zu behalten. Besser eignen sich Web-basierte Tools, die den kompletten Prozess der Stundenabrechnung begleiten.

Bildquelle Titelbild: © Quality Stock Arts/Adobe Stock

Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph ist Gründer und technischer Geschäftsführer der SeaTable GmbH. Er ist für die gesamte interne IT bei SeaTable verantwortlich und liebt neue und spannende Herausforderungen. In seiner Freizeit spielt er gerne Tennis, erkundet mit seiner Familie fremde Städte oder daddelt auch ab und zu auch mal das ein oder andere Computerspiel.