La gestión de la tienda es más fácil con SeaTable

Gestión organizada de la tienda con SeaTable

Con la apertura de nuevos locales, no sólo crece el volumen de negocio, sino también el esfuerzo organizativo. Ahora es importante mantener una visión general. Nuestra plantilla de gestión de tiendas le ayuda con las siguientes preguntas: ¿Dónde están sus sucursales de mayor volumen de negocio? ¿Qué tiendas necesitan más atención porque no han alcanzado el volumen de negocio previsto? ¿Dónde se necesita nuevo personal y cuál es la calidad de su personal contratado? ¿Qué empleados podrían utilizar qué formación?

Además, su equipo de ventas también se enfrenta a nuevos retos: Hay más sucursales que deben ser auditadas a intervalos regulares. Esto significa más citas y una demanda creciente. Necesita trabajar de forma estructurada y simplificar los procesos con la ayuda de nuestra solución de gestión de tiendas.

SeaTable como herramienta de organización para la gestión de su tienda

Hay muchas cosas que hay que tener en cuenta en la gestión de una tienda. Nuestra solución de software le ayuda a realizar un seguimiento de los empleados y de la formación. Le muestra el volumen de negocio en diferentes grupos de facturación y, con nuestro plugin de estadísticas, también proporciona la base para varios análisis de facturación. Para sus gestores de ventas, SeaTable ofrece un sencillo formulario web que puede utilizarse para organizar los controles de las tiendas.

El complemento de la línea de tiempo también muestra todas las próximas citas. Por último, pero no menos importante, nuestra Plantilla de Gestión de Tiendas también le ayuda a ordenar y hacer un seguimiento de todos los materiales del punto de venta en todas las sucursales. A continuación, explicaremos cómo está estructurada exactamente la plantilla y cómo puede utilizarla.

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Mantener una visión general de todas las sucursales y sus empleados

Su primera tabla "Tiendas" le ofrece una visión general de todas las sucursales. Aquí puede ver la dirección exacta, todos los empleados por tienda y el jefe de ventas responsable de la tienda correspondiente. La columna que muestra sus empleados está vinculada a la segunda tabla "Empleados". Aquí puede ver una lista completa de sus empleados por sucursal. Además de una imagen, también se muestra aquí el cargo respectivo del empleado.

Toda la línea se resalta en rojo si el empleado correspondiente es un Director de Tienda. De este modo, podrá ver directamente quién es el principal responsable de la ubicación de la tienda. Puede establecer fácilmente el marcado de las filas individuales con el pequeño cubo de color situado encima de su mesa. Aquí puede definir reglas que coloreen la fila en consecuencia. Además, esta base también contiene los datos de contacto de cada uno de los empleados.

Una columna adicional para los documentos le permite almacenar los contratos de trabajo o los CV, para que tenga todos los documentos importantes en un solo lugar. Otra columna vinculada es la de "Formaciones", aquí puede organizar la formación continua de sus empleados en la siguiente tabla.

Organice la formación continua de sus empleados

Dado que los empleados son uno de los recursos más importantes para las empresas, a éstas les interesa promover estos recursos y hacerlos aún más valiosos. Por ello, la formación continua puede considerarse una inversión sostenible en la empresa. Porque los nuevos conocimientos que adquieren sus empleados no sólo les benefician a ellos, sino también a toda la empresa.

Nuestra tercera base "Formaciones" le ofrece una visión general de las distintas necesidades de sus empleados y de las oportunidades de formación continua asociadas. Puede introducir todos los cursos de formación disponibles en la primera columna. A continuación, introduzca la fecha en la que tendrá lugar la formación continua. Otra columna muestra las plazas disponibles para esta formación continua.

A continuación, se introducen todos los empleados que van a participar en la formación a través de una columna vinculada. Si un curso está completo, puede marcarlo en la siguiente columna. Después, la fila cambiará de color de verde a rojo, para que pueda ver directamente qué formaciones están aún disponibles y cuáles están ya totalmente reservadas para esa fecha. Por último, pero no menos importante, puede marcar la casilla si todos los empleados están inscritos en la formación correspondiente.

Si su gestión de recursos humanos es cada vez más compleja y el número de formaciones crece, le recomendamos esta plantilla. Aquí, todo gira en torno a la formación continua y los talleres internos.

Mantenga una visión general de sus ventas

En la gestión de las tiendas, es fundamental vigilar la facturación de cada una de las sucursales. Esto no sólo es crucial para un análisis tal cual, sino también para la futura planificación estratégica de la ubicación. En su Base de Ingresos puede ver y analizar las cifras de facturación.

Hemos agrupado toda la base por trimestres. En sus reglas de agrupación puede establecer fácilmente por qué columna debe ordenarse toda la base. Si prefiere clasificar por año o por rama, puede, por supuesto, hacer este ajuste fácilmente cambiando las reglas de agrupación.

Con una columna para el potencial de facturación y la facturación real, se pueden identificar fácilmente los déficits y los potenciales. Además, hemos añadido un grupo de volumen de negocio para clasificar sus sucursales según el volumen de negocio y colorear de nuevo la fila en consecuencia. Por supuesto, nuestro grupo elegido puede adaptarse fácilmente a sus necesidades. Para ello, basta con cambiar las opciones de selección única de la última columna por el grupo que prefiera.

Analice su facturación con el plugin de estadísticas avanzadas

Con nuestro plugin de estadísticas avanzadas podrá realizar fácilmente análisis de sus ventas. Ya hemos creado tres estadísticas útiles para nuestra plantilla de ejemplo. Al hacer clic en el complemento que se encuentra encima de la mesa, se accede directamente al área de estadísticas. Aquí puede utilizar el signo + para crear nuevos cuadros de mando en los que podrá insertar varias estadísticas.

Gestión de la tienda

En nuestro ejemplo, la primera estadística muestra las diferencias entre la facturación potencial y la facturación real. La segunda estadística muestra el potencial de facturación por tienda. De este modo, podrá ver directamente qué tiendas pueden esperar un volumen de negocio especialmente alto en este trimestre y centrarse en ellas. La última estadística compara el volumen de negocio del primer trimestre con el del segundo, de modo que se pueden identificar diferencias importantes y posibles fuentes de error.

Para añadir más estadísticas, basta con hacer clic en "+nuevo gráfico" en el menú del complemento. En el módulo de estadísticas podrá entonces realizar todos los ajustes deseados y crear las estadísticas útiles para sus análisis.

Nuestro plug-in Map es adecuado para el análisis del volumen de negocio geográfico

Para obtener una visión geográfica de sus ventas, tal vez para ver en qué regiones su producto o servicio es particularmente bien recibido, existe el complemento Mapa. Al hacer clic en Mapa, todas las ramas se muestran en el color del grupo de facturación correspondiente. De este modo, se pueden reconocer inmediatamente las regiones con alta y baja rotación. Esto le proporciona importantes criterios de decisión a la hora de planificar la ubicación estratégica.

Gestión de sucursales a través del complemento de la tarjeta

Complemento de la tarjeta con el volumen de negocios de las ramas individuales

Vea las responsabilidades de su equipo de ventas

Para tener una visión general de las responsabilidades de su equipo de ventas, hemos creado una tabla de datos de contacto en la que puede encontrar las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y las responsabilidades de la tienda de sus responsables de ventas.

Cómo ayuda nuestra solución de gestión de tiendas a su equipo de ventas

A medida que aumenta el número de tiendas, sus gestores de ventas también tienen más trabajo. Dependiendo del tipo de empresa, sus responsables de ventas tienen las siguientes tareas en el proceso de gestión de la tienda, por ejemplo

  1. Visitas periódicas a las sucursales
  2. Revisión de los materiales de punto de venta utilizados
  3. Revisión del aspecto general externo e interno
  4. Verificación del cumplimiento de todas las normas
  5. Realizar las evaluaciones del personal y comprobar la calidad del trabajo

Nuestra plantilla de gestión de tiendas ofrece una solución para todas estas tareas.

Todas las citas de un vistazo - con el plug-in de la línea de tiempo

El complemento Timeline permite a sus vendedores ver cuándo están programadas las próximas citas para una visita personal a las tiendas que tienen asignadas. Como hemos creado una vista separada para cada empleado en esta base, que explicaremos de nuevo más adelante, también hay una línea de tiempo separada para cada empleado individual en el complemento de línea de tiempo. Si quiere añadir aquí nuevas líneas de tiempo para nuevos empleados, debe crear también una nueva vista en el complemento de línea de tiempo después de haber creado la nueva vista en la base. En la configuración, puede especificar la vista correspondiente como base para la fuente de datos.

Gestión de la tienda

Complemento de la línea de tiempo

Realice fácilmente las comprobaciones de la tienda a través de formularios web

Durante cada visita personal a la tienda, su personal de ventas tiene la tarea de comprobar varios aspectos para verificar la exactitud, según el tipo de empresa. Para ello, hemos creado un formulario web que su personal de ventas puede rellenar fácilmente durante o después de su visita a la tienda. Encontrará los formularios web en la esquina superior derecha, en "Formularios". Cuando su jefe de ventas haga clic en el formulario web, podrá empezar a rellenarlo inmediatamente.

Gestión de la tienda Comprobación de la tienda

Formulario web para la comprobación de la tienda

La tabla subyacente sigue siendo la tabla "Store Check". Cada entrada a través de un formulario web aparece en las filas y columnas de esta tabla.

Vistas personalizadas para sus vendedores

Cada empleado de ventas tiene una vista personalizada en esta plantilla para que sólo vea las sucursales de las que es responsable. La vista se creó con la regla de filtrado a través de la columna "Responsable" con el nombre respectivo. Si su personal de ventas selecciona entonces su nombre en el formulario web, los controles de la tienda también aparecen en la base correspondiente.

Para que la cumplimentación del formulario web sea menos propensa a errores, hemos establecido que cada campo a rellenar sea "obligatorio". Esto hace que no se pueda presentar sin rellenar el campo. Estos y muchos otros ajustes, como los textos de ayuda para rellenar el formulario web o varias opciones de formato, pueden realizarse fácilmente haciendo clic en el pequeño lápiz que hay junto al formulario web.

Vistas personalizadas de la gestión de la tienda

Facilidad para pedir material de punto de venta

Existen innumerables materiales para promocionar sus ventas en el punto de venta. Para ayudarle a hacer un seguimiento de los materiales de punto de venta disponibles y para facilitar su pedido, hay dos tablas: "Materiales de punto de venta" y "Materiales de punto de venta pedidos".

La tabla de materiales del punto de venta es una lista de inventario de los materiales disponibles actualmente en cada tienda. Hemos agrupado esta tabla por tiendas para que sea más fácil para el personal de la tienda orientarse. Si lo desea, también puede crear vistas individuales para cada tienda utilizando las reglas de filtrado.

En la columna "Artículo", puede utilizar una única selección para introducir todos los materiales disponibles en el punto de venta. El estado muestra si el material está disponible en el almacén, si hay que pedir nuevo material o si el pedido ya se ha realizado. El personal in situ puede ajustar las existencias en consecuencia.

El pedido de productos es también muy sencillo a través de un formulario web. Los materiales solicitados a través del formulario web "Pida su material para el punto de venta" aparecen en la tabla "Material para el punto de venta solicitado". Las cantidades también aparecen aquí. Una vez enviado el material, el responsable puede marcar la casilla y completar la tarea.

Puede utilizar las Reglas de Notificación para definir la configuración de las notificaciones en determinados puntos de activación. Por ejemplo, puede establecer aquí que los responsables de la tienda reciban una notificación sobre los materiales del TPV enviados por correo. Puedes establecer las reglas de notificación a través de los 3 puntos pequeños junto a la campana en la parte superior derecha de tu mesa.

La gestión de la tienda es más fácil con SeaTable

Lleve su flujo de trabajo al siguiente nivel. Puede encontrar nuestra plantilla de gestión de tiendas aquí. Regístrese ahora y empiece a utilizar su nueva plantilla de forma gratuita.

Ricarda Bucher
Ricarda es una estudiante que trabaja en SeaTable en el departamento de marketing. Su caballo de batalla es la comunicación visual en Pinterest e Instagram, porque nadie sabe contar historias con buenas fotos como ella.