Une chose est essentielle pour une vente réussie : la gestion des offres. Mais de quoi s'agit-il ? Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ? Et qu'est-ce qui se cache derrière le terme "gestion des offres" ?
Vous trouverez dans cet article les réponses à ces questions et pourquoi des logiciels et des outils en ligne judicieux peuvent vous aider de manière décisive dans la gestion de vos offres.
Gestion des offres - Définition et faits clés
En tant qu'élément central de la vente, la gestion des offres est le lien important entre les demandes externes et les mesures internes. Cela signifie que la gestion des offres comprend toutes les tâches et tous les processus qui sont liés d'une manière ou d'une autre aux demandes, aux commandes (potentielles) et aux étapes de travail et prestations correspondantes.
De manière générale, la gestion de l'offre peut être divisée en deux domaines :
- gestion commerciale des offres : élaboration d'offres, calculs, traitement des offres et comptabilité financière
- gestion des offres techniques : exécution concrète des différents aspects de l'offre dans la pratique quotidienne de la vente
Le processus typique de gestion des offres
Chaque client (potentiel) est unique et chaque offre devrait l'être également. Cependant, il y a trois aspects fondamentaux dans l'ensemble du processus qui sont toujours les mêmes ou très similaires. La représentation suivante d'un processus typique de gestion des offres vous montre de quoi il s'agit :
1. la préparation de l'offre
Avant de vous lancer et de frapper à la porte du client, vous devez avoir franchi une étape décisive : la préparation de l'offre. Cela comprend
- Acquisition
- premiers entretiens avec des clients
- Détermination des besoins
La préparation de l'offre pose la première pierre de votre gestion optimale des offres et de votre première impression auprès d'un nouveau client potentiel.
2. l'établissement de l'offre
Après les premiers entretiens avec le nouveau client potentiel, vous connaissez ses "besoins" et savez quelles solutions peuvent l'aider. Il s'agit maintenant de la deuxième étape de la gestion des offres, à savoir l'élaboration de l'offre. Mais que doit contenir l'offre ? Vous serez en sécurité si vous prenez en compte ces quatre aspects :
- Spécification de la solution
- Calcul des prix
- Rédaction d'une offre écrite
- Envoi de l'offre écrite au client
Gestion des offres © Antonioguillem / adobe stock
3. le suivi
Une fois l'offre envoyée, il se peut que vous n'entendiez plus parler de rien. Dans tous les cas, laissez au client un certain temps pour lire tranquillement tout ce que vous avez écrit et pour qu'il prenne connaissance de vos propositions. Si vous n'avez toujours pas reçu de réaction après deux semaines, la phase de suivi de la gestion de l'offre commence. Celle-ci comprend
- Suivi auprès du client
- Négociation de prix
- le cas échéant, les adaptations de l'offre
- Conclusion du contrat
Erreurs fréquentes dans la gestion des offres
A première vue, la gestion des offres semble très claire et réalisable. Pourtant, il y a quelques erreurs qui peuvent toujours se glisser - et qui peuvent être évitées.
L'offre hâtive
Un premier entretien avec le client et les besoins et les solutions sont déjà clairs ? En général, ce n'est pas le cas. En effet, cela ne donne lieu qu'à des offres hâtives dans lesquelles le client ne se retrouve finalement pas du tout.
Une gestion judicieuse des offres est différente. Le succès dépend d'une bonne préparation. Faites des recherches préalables sur votre interlocuteur, réfléchissez à ses "besoins" et préparez votre entretien de la meilleure manière possible. L'important est de laisser parler le client. Posez des questions et écoutez. Cela donne un sentiment d'intérêt, de respect et de professionnalisme. Et ces éléments sont à leur tour nécessaires pour effectuer une évaluation optimale des besoins et établir une offre parfaitement adaptée.
L'offre 08/15 et l'offre surchargée
En règle générale, lors de la rédaction d'une offre, il faut choisir le juste milieu. En d'autres termes, les offres complètement surchargées, qui s'étendent sur plusieurs pages et détaillent chaque point dans les moindres détails, sont tout aussi inefficaces que les offres qui ne contiennent que quelques données de base, mais qui laissent beaucoup de questions en suspens. Veillez à ce que le client reçoive autant d'informations que possible, mais en même temps aussi peu que nécessaire.
D'une part, il doit trouver un bon reflet de ses besoins dans l'offre, mais d'autre part, il ne doit pas être submergé par trop d'informations. C'est absolument essentiel pour une gestion ciblée de l'offre.
L'offre que le client ne peut pas accepter directement
Cela peut aussi arriver dans la gestion des offres : Vous trouvez votre offre géniale, mais le client ne peut tout simplement pas l'accepter. Pourquoi ? Parce que vous avez établi l'offre beaucoup trop rapidement. Parce que même si le client l'a demandée dès le premier entretien, cela ne veut pas dire que vous connaissez déjà tous les aspects nécessaires pour vraiment aider le client.
Le produit n'a aucune utilité pour le client/Mauvaise préparation du vendeur
Une autre erreur fréquente dans la gestion des offres est que le vendeur ne s'est pas suffisamment préparé à rencontrer le client potentiel. Dans le pire des cas, le produit/service vendu n'a absolument aucune utilité pour le client. Dans ce cas, pourquoi accepterait-il votre offre ?
L'offre se perd dans les sables
Une gestion parfaite de l'offre implique également de relancer le client après un certain temps s'il ne répond pas de lui-même. Ainsi, vous montrez non seulement qu'il est important pour vous (thème de la fidélisation de la clientèle), mais vous pouvez aussi éliminer directement les éventuelles ambiguïtés ou questions et, le cas échéant, adapter à nouveau l'offre.
Gestion des offres © Patrick Daxenbichler / adobe stock
Logiciel pour une meilleure gestion des offres
Une gestion des offres adaptée ne se fait pas toute seule. Il y a trop d'aspects à prendre en compte. Afin de garder une vue d'ensemble et d'organiser tous les processus de la manière la plus efficace possible, il est très avantageux de gérer l'ensemble du traitement des offres à l'aide d'un logiciel.
Pour cela, le marché offre déjà aujourd'hui quelques solutions logicielles qui sont polyvalentes et peuvent être adaptées de manière flexible aux exigences de la vente. Qu'il s'agisse de CRM classique, de service à la clientèle ou d'autres domaines de la vente, les outils adéquats vous permettent de réunir l'ensemble de vos activités de vente dans un seul système et de réduire la complexité de la gestion des offres à un minimum. Parmi les outils les plus connus pour une gestion numérique des offres, on trouve HubSpot, SAP CRM ou ActiveCampaign.
Pour ceux qui recherchent un package complet pour la gestion de leurs offres, SeaTable est une alternative optimale et économique. Les fonctions de cet outil permettent d'automatiser tous les processus de vente et de collecter facilement toutes les données grâce à un formulaire web intégré. Pour résoudre les problèmes des clients, répondre aux demandes et trier les commentaires, c'est un grand plus.
Avec SeaTable, vous pouvez centraliser la gestion de la relation client, l'assistance à la clientèle et la gestion de la chaîne d'approvisionnement en un seul endroit et les mettre à la disposition de tous les collaborateurs sans effort supplémentaire. Ainsi, chacun sait toujours où en est chaque offre. De plus, grâce à la ligne de temps et au tableau Kanban, vous pouvez facilement visualiser et respecter les délais. Vous posez ainsi les bases d'un travail de vente vraiment efficace.
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