Grâce aux automatisations, vous ne devez plus envoyer manuellement des e-mails à des utilisateurs sélectionnés, mais vous pouvez les faire envoyer automatiquement. Il suffit pour cela de définir une automatisation correspondante pour n'importe quelle vue de tableau.
Envoyer des e-mails par automatisation
- Cliquez sur dans l'en-tête de base, puis sur Règles d'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Nommez l'automatisation et définissez le tableau et la vue dans lesquels elle doit agir.
- Définir un événement déclencheur qui déclenchera l'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une action et sélectionnez Envoyer un e-mail comme action automatisée.
- Confirmez en cliquant sur Envoyer.
![Envoyer des e-mails par automatisation](https://seatable.io/wp-content/uploads/2022/12/how-to-use-automations-for-locking-rows-3.png)
Création de l'automation
Définissez d'abord un événement déclencheur pour l'automatisation.
- Les entrées remplissent certaines conditions après traitement
- Une nouvelle entrée est ajoutée
- Déclencheur périodique
- Déclenchement périodique pour les entrées qui remplissent certaines conditions
Sélectionnez ensuite Envoyer un e-mail comme action automatisée.
Dans l'étape suivante, vous choisissez d'abord un compte e-mail à partir duquel vous souhaitez envoyer les e-mails. Pour pouvoir utiliser votre compte e-mail pour l'envoi, vous devez d'abord l'ajouter comme fournisseur tiers dans votre base SeaTable. Vous trouverez des instructions détaillées sur cette étape ici.
Après avoir sélectionné le compte e-mail, vous définissez l'objet, le destinataire et le contenu de l'e-mail. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail séparées par une virgule et en CC. Ensuite, vous avez en outre la possibilité d'insérer des pièces jointes à partir d'une colonne de fichiers.
Pour finir, confirmez l'automatisation en cliquant sur Envoyer.
Exemple d'application
Une application concrète de ce type d'automatisation pourrait par exemple se produire si vous travaillez au sein du comité d'entreprise d'une société. Dans ce cas, vous souhaitez informer automatiquement le service des ressources humaines que vous avez approuvé le licenciement d'un salarié.
Concrètement, cela peut se faire à l'aide d'un tableau dans lequel sont gérées différentes données concernant tous les employés de votre entreprise. Vous pouvez notamment saisir les noms des employés, leur statut professionnel et le statut de leur salaire.
Grâce à une automatisation, SeaTable doit désormais envoyer automatiquement un e-mail au service des ressources humaines dès que vous avez approuvé le licenciement d'un employé au sein du comité d'entreprise.
Création de l'automation
Tout d'abord, donnez un nom à l'automation et sélectionnez la table (employee list) ainsi que la vue (employees ressort marketing) dans laquelle l'automation doit agir.
Comme événement déclencheur de l'automatisation, sélectionnez l'option Les entrées remplissent certaines conditions après traitement. Pour que les e-mails soient envoyés exclusivement en cas de licenciement d'un collaborateur, ajoutez comme condition de filtrage que l'entrée dans la colonne status of employment doit être modifiée en terminated.
Comme action automatisée, vous définissez l'action Envoyer un e-mail.
L'étape suivante consiste à sélectionner un compte e-mail à partir duquel vous souhaitez envoyer les e-mails au service du personnel. Pour pouvoir utiliser votre compte e-mail pour l'envoi, vous devez d'abord l'ajouter en tant que fournisseur tiers dans votre base SeaTable. Vous trouverez des instructions détaillées sur cette étape ici.
Après avoir choisi votre compte e-mail, vous définissez l'objet, le destinataire et le contenu des e-mails. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail séparées par une virgule et en CC. Pour finir, vous avez en outre la possibilité d'insérer des pièces jointes à partir d'une colonne de fichiers.
Lorsque vous avez terminé l'e-mail à envoyer, confirmez l'automatisation en cliquant sur Envoyer.
Tester l'automatisation
Si vous modifiez ensuite le statut d'emploi d'un collaborateur dans la table sélectionnée en le faisant passer à " résilié ", l'e-mail prédéfini est automatiquement envoyé au service du personnel pour l'informer de la résiliation.