Grâce aux automatisations, vous ne devez plus relier manuellement les entrées de vos tableaux entre elles, mais vous pouvez exécuter ces étapes automatiquement. Il suffit de définir une automatisation pour n'importe quelle vue du tableau.
Liens vers des entrées par automatisation
- Cliquez sur dans l'en-tête de base, puis sur Règles d'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Nommez l'automatisation et définissez le tableau et la vue dans lesquels elle doit agir.
- Définir un événement déclencheur qui déclenchera l'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une action et sélectionnez Ajouter des liens comme action automatisée.
- Confirmez en cliquant sur Envoyer.
Création de l'automation
Définissez d'abord un événement déclencheur pour l'automatisation.
- "Les entrées remplissent certaines conditions après traitement"
- "Une nouvelle entrée est ajoutée"
- "Déclencheur périodique"
Sélectionnez ensuite "Ajouter des liens" comme action automatisée.
Enfin, sélectionnez une colonne qui doit être liée à la table sélectionnée et définissez une condition spécifique qui doit être remplie pour que l'automatisation soit effectuée.
Pour finir, confirmez l'automatisation en cliquant sur Envoyer.
Exemple d'application
Une application concrète de ce type d'automatisation pourrait par exemple se produire si vous travaillez à la comptabilité d'une entreprise. Vous souhaitez gérer à la fois une table avec tous les paiements qui arrivent sur un compte de l'entreprise(Payments) et une table avec toutes les factures qui doivent être payées à l'entreprise(Invoices).
Dans le tableau Payments, vous saisissez déjà les montants des différents paiements (colonne "Value") en plus des numéros de transaction des paiements (P-0001, etc.).
Pendant ce temps, votre tableau Invoices contient les numéros de facture (colonne "Invoice-No") et les montants respectifs des factures (colonne "Price Total").
A l'aide d'une automatisation, vous souhaitez maintenant lier les deux tableaux Payments et Invoices afin de pouvoir attribuer automatiquement les paiements reçus à une facture sur la base de leur numéro de facture.
Préparation de l'automatisation
Avant de pouvoir créer l'automation, vous devez d'abord ajouter deux colonnes dans le tableau Payments. Dans la colonne "Inv-No", vous saisissez manuellement les numéros de facture qui appartiennent aux paiements respectifs - ce qui doit déclencher l'automatisation par la suite. Dans la colonne "Invoices", les entrées liées de la table Invoices sont automatiquement ajoutées après la création de l'automation.
Dans la table Invoices, vous avez également besoin d'une colonne ("Collected Payments"), dans laquelle les entrées liées de la table Payments seront ajoutées au cours de l'automatisation.
Vous pouvez ensuite créer une automatisation pour la table Payments.
Création de l'automation
Tout d'abord, donnez un nom à l'automatisation et sélectionnez la table Payments avec la vue du même nom dans laquelle elle doit agir.
Comme événement déclencheur de l'automatisation, vous sélectionnez l'option "Les entrées remplissent certaines conditions après traitement". Ce faisant, vous ajoutez comme condition de filtrage que les deux colonnes "Inv-No" et "Value" du tableau "Payments" ne soient pas vides. Cette condition est utile, car l'automatisation doit être déclenchée dès que des entrées sont présentes dans ces colonnes.
Pour finir, définissez l'action "Ajouter une colonne liée dans le tableau" comme action automatisée de l'automatisation .
La colonne "Invoices" est la colonne dans laquelle les entrées liées doivent être ajoutées au cours de l'automatisation.
Dans la dernière étape de la définition de l'automatisation, vous devez encore définir une condition supplémentaire qui doit être remplie pour qu'une entrée liée soit ajoutée à la colonne. Dans cet exemple, on définit que chaque entrée ajoutée dans la colonne "Inv-No" doit également se trouver dans la colonne "Invoice-No" du tableau Invoices.
Concrètement, cela signifie que chaque numéro de facture que vous attribuez manuellement à un paiement dans le tableau Payments doit déjà se trouver dans le tableau Invoices, afin que les entrées correspondantes des deux tableaux puissent être reliées entre elles.
Tester l'automatisation
Si vous saisissez ensuite dans le tableau Payments, dans la colonne "Inv-No", un numéro de facture qui se trouve déjà dans le tableau Invoices, l'entrée liée correspondante sera automatiquement ajoutée au tableau dans la colonne "Invoices".
En cliquant sur l'entrée liée, une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez consulter le contenu de l'entrée liée dans le tableau Invoices.
En outre, le déclenchement de l'automatisation ajoute également dans la table Invoices les entrées liées de la table Payments. Dans la colonne "Collected Payments", chaque numéro de facture est automatiquement associé au numéro de paiement correspondant (P-000X). Grâce à l'automatisation, vous pouvez donc voir pour chaque facture le paiement correspondant et déterminer rapidement quelles factures ont été réglées et quelles factures sont encore ouvertes.
Dans ce tableau également, vous pouvez ouvrir une fenêtre en cliquant sur l'entrée liée, dans laquelle vous pouvez consulter le contenu de l'entrée liée du tableau Payments.
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