Com a ajuda de automatizações, já não tem de enviar e-mails manualmente a utilizadores seleccionados, mas pode mandar enviá-los automaticamente. Basta definir uma automatização correspondente para qualquer visualização de tabela.
Envio de e-mails por automatização
- Clique em no cabeçalho da Base e depois nas Regras de Automatização.
- Clique em Add Rule (Adicionar regra).
- Nomear a automatização e definir a tabela e a vista em que deve funcionar.
- Definir um evento de disparo que desencadeia a automatização.
- Clique em Adicionar acção e seleccione Enviar e-mail como acção automatizada.
- Confirmar com Submeter.
Criar a automatização
Definir primeiro um evento de disparo para a automatização.
- As inscrições preenchem certas condições após a edição
- É acrescentada uma nova entrada
- Desencadeamento periódico
- Acionador periódico para as entradas que preenchem determinadas condições
Depois seleccionar Enviar e-mail como acção automatizada.
No passo seguinte, selecciona primeiro uma conta de correio electrónico da qual quer enviar os e-mails. Para poder utilizar a sua conta de correio electrónico para o envio, deve primeiro adicioná-la como fornecedor de terceiros na sua base SeaTable. Pode encontrar instruções detalhadas para este passo aqui.
Após seleccionar a conta de correio electrónico, definir o assunto, o destinatário e o conteúdo do correio electrónico. Pode introduzir vários endereços de correio electrónico separados por vírgulas e em CC. Posteriormente, tem também a opção de inserir anexos a partir de uma coluna de ficheiro.
Finalmente, confirmar a automatização clicando em Enviar.
Exemplo de aplicação
Um caso concreto de utilização para este tipo de automatização pode ocorrer, por exemplo, se trabalhar no conselho de empresa de uma empresa. Neste caso, gostaria de informar automaticamente o departamento de RH de que aprovou o despedimento de um empregado.
Em termos concretos, isto pode ser implementado com a ajuda de uma tabela na qual são mantidos vários dados de todos os empregados da sua empresa. Neste contexto, poderá, entre outras coisas, registar os nomes dos empregados, o seu estatuto profissional e o estado dos seus pagamentos salariais.
Com a ajuda de uma automatização, a SeaTable deve agora enviar automaticamente um e-mail ao departamento de RH assim que tiver aprovado a demissão de um funcionário no conselho de empresa.
Criar a automatização
Primeiro, dar um nome à automatização e seleccionar tanto a tabela (lista de empregados) como a vista (empregados ressortam marketing) em que a automatização deve funcionar.
Como evento de activação da automatização, seleccionar a opção Entradas preenchem determinadas condições após processamento. Para assegurar que os e-mails só são enviados em caso de despedimento de um empregado, acrescentar como condição de filtro que a entrada na coluna estatuto de emprego deve ser alterada para despedimento.
Definir a acção Enviar e-mail como a acção automatizada.
No passo seguinte, selecciona uma conta de e-mail a partir da qual deseja enviar os e-mails para os RH. Para poder utilizar a sua conta de correio electrónico para envio, deve primeiro adicioná-la como fornecedor de terceiros na sua base SeaTable. Pode encontrar instruções detalhadas para este passo aqui.
Após seleccionar a sua conta de correio electrónico, defina o assunto, o destinatário e o conteúdo das mensagens. Pode introduzir vários endereços de correio electrónico separados por vírgulas e em CC. Finalmente, tem também a opção de inserir anexos a partir de uma coluna de ficheiro.
Quando tiver concluído o e-mail a ser enviado, confirme a automatização com Send.
Teste da automatização
Se posteriormente alterar o estatuto de emprego de um empregado para terminar na tabela seleccionada, o e-mail pré-fabricado é automaticamente enviado para o departamento de RH para os informar da cessação.
