Grâce aux automatisations, vous n'avez plus besoin d'ajouter manuellement des lignes avec certaines entrées dans vos tableaux, mais vous pouvez faire en sorte que ces étapes soient effectuées automatiquement. Il suffit pour cela de définir une automatisation correspondante pour n'importe quelle vue du tableau.
Comment ajouter des lignes avec une automatisation
- Cliquez sur dans l'en-tête de base, puis sur Règles d'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Nommez l'automatisation et définissez le tableau et la vue dans lesquels elle doit agir.
- Définir un événement déclencheur qui déclenchera l'automatisation.
- Cliquez sur Ajouter une action et sélectionnez Ajouter une ligne comme action automatisée.
- Confirmez en cliquant sur Envoyer.
Création de l'automation
Définissez d'abord un événement déclencheur pour l'automatisation.
- "Une nouvelle entrée est ajoutée"
- "Les entrées remplissent certaines conditions après traitement"
- "Déclencheur périodique"
Sélectionnez ensuite Ajouter une ligne comme action automatisée.
Dans l'étape suivante, vous définissez les entrées qui doivent apparaître sur une ligne après le déclenchement de l'automatisation.
En cliquant sur Ajouter un champ, vous pouvez à chaque fois définir une entrée de votre choix.
Sélectionnez d'abord la colonne dans laquelle l'entrée doit être insérée.
Vous pouvez ensuite définir l'entrée. Selon le type de colonne sélectionné, vous disposez de différentes options.
Pour finir, activez l'automatisation en cliquant sur Envoyer.
Exemple d'application
Une application concrète de ce type d'automatisation pourrait par exemple se produire si vous saisissez vos réunions d'équipe hebdomadaires dans un tableau. Vous souhaitez que chaque semaine, avant le début de la réunion, une ligne soit automatiquement créée avec certaines entrées afin que vous n'ayez plus qu'à saisir manuellement les informations restantes.
Dans ce contexte, vous pourriez notamment définir à l'avance la date de la réunion, la salle de réunion et les thèmes fixes.
Création de l'automation
Tout d'abord, donnez un nom à l'automation et sélectionnez le tableau (ici : Team Meetings) ainsi que la vue (ici : Weekly Team Meeting) dans laquelle l'automation doit agir.
Comme événement déclencheur de l'automatisation, choisissez l'option Déclenchement périodique.
Définissez ensuite la fréquence à laquelle l'automatisation doit être exécutée. Pour que la ligne avec les entrées correspondantes soit ajoutée chaque semaine au tableau, sélectionnez hebdomadaire.
En outre, vous pouvez choisir un jour de la semaine et une heure concrets pour le déclenchement de l'automatisation. Dans notre cas d'application, il convient de choisir une heure avant le début de la réunion hebdomadaire du lundi matin.
Comme action automatisée, vous définissez à l'étape suivante l'action Ajouter une ligne.
En cliquant sur Ajouter un champ, vous pouvez définir autant d'entrées que vous le souhaitez, qui apparaîtront automatiquement sur la ligne.
Pour que la date de la réunion d'équipe prévue le même jour soit automatiquement saisie dans la ligne, sélectionnez la colonne Date et la valeur Le jour de l'exécution.
En cliquant sur Ajouter un champ, vous pouvez définir autant d'entrées supplémentaires que vous le souhaitez, avec lesquelles la ligne sera remplie après le déclenchement de l'automatisation. Il vous suffit pour cela de sélectionner une colonne correspondante de votre tableau dans le menu déroulant et de définir une valeur dans le champ de saisie ci-contre.
Par exemple, si la réunion d'équipe se déroule habituellement dans une certaine salle, vous pouvez définir cette salle comme valeur paramétrée. De même, si certains sujets (comme les nouveaux arrivants/départs/anniversaires) sont à l'ordre du jour de chaque réunion d'équipe, vous pouvez toujours les faire figurer sur la ligne.
Tester l'automatisation
Si l'automatisation fonctionne comme prévu, SeaTable ajoute automatiquement à votre tableau une ligne avec les entrées définies précédemment après le déclenchement du déclencheur périodique (ici : tous les lundis à 7 heures). Cela vous permet d'économiser quelques frappes de touches et vous pouvez ensuite saisir manuellement les données encore ouvertes.
Il est certes possible d'adapter à tout moment les entrées ajoutées automatiquement, mais cela limite considérablement l'utilité de l'automatisation.
