Criar facilmente um sistema de reservas com formulários web SeaTable

Como poupar tempo valioso com um sistema de marcação de entrevistas da SeaTable

Quanto tempo passa a fazer compromissos com clientes e parceiros de negócios? Ou o telefone toca constantemente, puxando-o para fora do seu fluxo de trabalho uma e outra vez, ou escreve inúmeros e-mails para finalmente chegar a um denominador comum quando se trata de encontrar compromissos. As constantes idas e vindas no planeamento e reagendamento de compromissos também podem ser irritantes para os seus clientes.

A solução: um sistema de reservas online

Hoje em dia, nada facilita mais o tratamento de dados do que as possibilidades de digitalização. Um sistema de reservas digitais não só poupa papel, como também tempo. Se normalmente faz marcações por telefone ou e-mail, isto custa-lhe a si e à sua contraparte tempo e nervosismo. Cuidar de tudo online oferece transparência e reduz a carga de trabalho do seu lado.

Facilite a marcação de compromissos para si e para os seus clientes!

A SeaTable oferece aqui uma solução simples e poderosa. Com os nossos formulários web, que pode ter utilizado até agora para inquéritos a clientes, pode também criar facilmente sistemas de reservas online. Os compromissos definidos aparecem então automaticamente na sua mesa e pode ver num relance quais os compromissos que são devidos quando.

A criação deste sistema de marcação de entrevistas é garantida em menos de 30 minutos sem qualquer conhecimento prévio! A seguir, explicamos passo a passo a criação de um sistema de reserva digital em SeaTable. Isto significa que já não precisa de software de marcação de entrevistas, como o Calendly.

SeaTable pode oferecer um substituto inteligente e adequado aqui e também tem a vantagem de o próprio sistema de reservas poder ser alojado. O calendário pode ser ligado ao SeaTable através do Zapier em apenas alguns passos - a criação de um sistema de reservas também funciona com ele. No entanto, se quiser poupar-se aos desvios através do Zapier, então veja mais de perto o sistema de reservas com o SeaTable aqui.

Com a função de formulário para o sistema de reservas

Para criar um sistema de reservas no SeaTable, utilizaremos a função de formulário. Isto permitir-lhe-á recolher informação de qualquer pessoa através de uma simples ligação e armazená-la automaticamente na sua base SeaTable.

Criar as suas duas tabelas necessárias

Necessita de duas bases para o seu sistema de reservas online. Pode inserir estas duas tabelas numa base SeaTable já existente ou pode criar uma nova base. É claro que também pode copiar aqui os nossos modelos já prontos e adaptá-los às suas necessidades, se necessário.

Na primeira base (Meeting Availability), são introduzidas todas as nomeações nas quais está livremente disponível. A segunda base (Agenda de Reuniões) contém todas as reuniões ou compromissos que já foram reservados pelos seus clientes através dos formulários. Aparecem automaticamente na tabela depois de o formulário ter sido submetido.

Para um sistema de reservas com SeaTable são necessárias duas mesas

Primeira tabela: Defina as suas faixas horárias

Para introduzir uma hora exacta nas suas faixas horárias para o seu sistema de reservas.

A primeira tabela "Disponibilidade da Reunião" é composta por 4 colunas. Na primeira coluna, inscreve todas as reuniões disponíveis que pode oferecer. Seleccionar o formato da data com a hora (mover o selector para "accurate to minute"). Também pode definir horas manuais que não são exibidas na janela de data; para o fazer, introduza você mesmo a hora na barra no topo.

A segunda coluna contém a respectiva duração da vaga de marcação que disponibilizou. Para tal, seleccione a coluna tipo "Duração" e defina uma duração de tempo de acordo com as suas necessidades. Com a definição manual da hora, são também viáveis slots de 5 ou 10 minutos.

A terceira coluna oferece espaço para as suas notas pessoais, tais como o que é a reunião, o que precisa de ser preparado para ela ou que informação do cliente é relevante para a conversa.

A quarta coluna está ligada à segunda tabela. Isto é facilmente feito com a coluna "Ligação a outros registos". Contém informação sobre o cliente que reservou exactamente esta consulta e pode exibir directamente todos os participantes reservados na sua própria base.

A propósito, com a função de cor pode utilizar regras automatizadas para colorir a vermelho as filas nas quais já foi marcada uma marcação e a verde se essas marcações ainda estiverem livres.

Segunda tabela: Todas as datas reservadas num relance

A segunda tabela constitui a base do seu sistema de reservas com formulário web. Na imagem seguinte é possível ver diferentes colunas que contêm a informação dos participantes. Cada coluna criada aqui pode ser utilizada mais tarde no formulário web. Pode utilizar os tipos de colunas para influenciar directamente a introdução de dados no formulário. Por exemplo, se quiser ter um campo de texto livre, seleccione colunas com função de texto. Se quiser ter uma espécie de menu suspenso, a selecção única ou múltipla é adequada para isso. Pode ver a coluna ligada "Disponibilidade da Reunião" - a ligação é, portanto, exibida em ambas as tabelas com as informações correspondentes da 1ª coluna.

Esta tabela é particularmente relevante para o seu sistema de reservas, uma vez que estas colunas são utilizadas para desenhar o sistema de reservas

Com estas colunas formadas, passamos agora para o formulário web. Para o fazer, seleccionar "Formulários" no topo e depois criar um novo formulário web com a definição "Formulário Tradicional". Aqui, os participantes não podem aceder à tabela e aos dados propriamente ditos. Abre-se uma máscara de formulário onde se pode agora etiquetar todas as colunas a serem exibidas.

Seleccione a tabela na qual criou as colunas para o pedido de informação (aqui: "Calendário de reuniões"). Pode escolher que colunas devem ser exibidas no formulário. Faz sentido incluir todas as colunas no formulário. Pode agora declarar cada campo de entrada como um campo obrigatório ou adicionar um texto de descrição, bem como inserir o logótipo pessoal da sua empresa como cabeçalho. Isto dá-lhe o seu próprio sistema de reservas pessoais.

No formulário web pode configurar o seu sistema de reservas de acordo com os seus desejos.

Pode rotular o seu formulário de acordo com os seus desejos. Informações sob a forma de notas de formulário dão aos participantes dicas úteis sobre o que procurar no seu sistema de reservas.

Pode também associar condições às escolhas. No nosso exemplo, há três formas de realizar a nomeação: Pessoalmente, por videochamada ou por telefone. No caso de uma chamada telefónica, o número do participante é obrigatório, portanto a coluna "Número de telefone" foi condicionada a aparecer apenas quando a opção "Chamada telefónica" tiver sido seleccionada.

As colunas podem ser ligadas com condições. Só aparecem quando um certo input ocorreu.

Marcações limitadas - por isso não há mais marcações que correm mal

Com estes filtros, apenas as datas livres e as futuras são exibidas

As nomeações atribuídas não devem, evidentemente, continuar a ser oferecidas a outros participantes, nem as nomeações que estão no passado. Isto pode ser feito ligando Calendly e SeaTable se já utilizar este sistema.

Com o SeaTable, por outro lado, são necessários apenas alguns pequenos passos para estabelecer o seu sistema de reservas para o efeito. Em primeiro lugar, é importante criar uma segunda visão para as nomeações na tabela 1 e fornecer-lhe dois filtros. Por um lado, as marcações atribuídas já não devem ser oferecidas como opção de selecção; em vez disso, é definido um filtro que apenas exibe linhas vazias da coluna "Reuniões Agendadas": Assim, o comando é "Reunião Agendada está vazia".

Para garantir que no futuro só sejam mostrados os compromissos, e não os da semana passada, deve ser definido um segundo filtro: Com a condição "And" e o filtro "Time slots after today", apenas são exibidos os compromissos do dia actual. Desta forma, só tem vagas de tempo livres e reserváveis nesta vista.

A função de coluna limita as múltiplas selecçõesPara assegurar que isto também seja adoptado no sistema de reservas, a coluna na tabela "Calendário de Reuniões" também deve ser ajustada. Para o fazer, basta abrir as definições das colunas e restringir as linhas a uma vista. Para o fazer, a vista criada com os dois filtros é seleccionada e ao mesmo tempo a função na qual os participantes podem seleccionar várias datas é desactivada. Isto significa: Só se pode marcar uma consulta de cada vez e só se acede às datas gratuitas e futuras a partir da 2ª visualização.

Pode criar você mesmo um mecanismo de notificação automatizado sob as definições de notificação (três pontos no canto superior direito), que lhe recorda as próximas marcações, por exemplo, ou informa-o de que uma marcação acabou de ser reservada através do sistema de marcação.

Enorme poupança de tempo através do sistema de mesas altamente flexível da SeaTable

Pode ajustar o seu formulário em qualquer altura, se notar que faltam informações importantes. Depois de um participante ter submetido as suas informações, estas aparecem imediatamente na tabela "Calendário da Reunião". Em apenas alguns passos, criou um sistema de reservas simples e descomplicado que recolhe automaticamente todas as informações relevantes num único local. O planeamento de compromissos torna-se uma brincadeira de crianças! O nosso modelo pode ajudá-lo a trazer estrutura ao seu sistema de reservas.

No nosso tutorial no YouTube explicámos mais uma vez em detalhe como criar um formulário web com SeaTable. Isto pode ser facilmente transferido para um sistema de reservas - experimente-o hoje mesmo!

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Ricarda Bucher
Ricarda é uma estudante de trabalho no SeaTable no departamento de marketing. O seu cavalo de batalha é a comunicação visual sobre Pinterest e Instagram, porque ninguém sabe contar histórias com boas imagens como ela.