Com a ajuda de automatizações, já não tem de ligar manualmente as entradas nas suas tabelas, mas pode ter estas etapas executadas automaticamente. Basta definir uma automatização correspondente para qualquer vista de tabela.
Ligação de entradas via automatização
- Clique em no cabeçalho da Base e depois nas Regras de Automatização.
- Clique em Add Rule (Adicionar regra).
- Nomear a automatização e definir a tabela e a vista em que deve funcionar.
- Definir um evento de disparo que desencadeia a automatização.
- Clique em Adicionar acção e seleccione Adicionar ligações como acção automatizada.
- Confirmar com Submeter.
Criar a automatização
Definir primeiro um evento de disparo para a automatização.
- "As entradas satisfazem determinadas condições após o processamento"
- "Foi adicionada uma nova entrada"
- "Acionador periódico"
Em seguida, seleccione "Adicionar ligações" como ação automática.
Finalmente, seleccionar uma coluna a ser ligada à tabela seleccionada e definir uma condição específica que deve ser cumprida para que a automatização seja levada a cabo.
Finalmente, confirmar a automatização clicando em Enviar.
Exemplo de aplicação
Um caso concreto de utilização para este tipo de automatização pode ocorrer, por exemplo, se trabalhar no departamento de contabilidade de uma empresa. Gostaria de manter tanto uma tabela com todos os pagamentos que entram numa conta da empresa(Pagamentos) como uma tabela com todas as facturas que têm de ser pagas à empresa(Facturas).
No quadro Pagamentos, para além dos números de transação dos pagamentos (P-0001, etc.), já se introduzem os montantes dos vários pagamentos (coluna "Valor").
Entretanto, a tabela Facturas contém os números das facturas (coluna "N.º da fatura") e os respectivos montantes das facturas (coluna "Preço total").
Com a ajuda de uma automatização, pretende agora ligar os dois quadros Pagamentos e Facturas para que possa atribuir automaticamente os pagamentos recebidos a uma factura com base nos seus números de facturação.
Preparação da automatização
Antes de poder criar a automatização, deve primeiro adicionar duas colunas na tabela Pagamentos. Na coluna "Inv-No", introduz manualmente os números de fatura que pertencem aos respectivos pagamentos - que mais tarde irão acionar a automatização. Na coluna "Facturas", as entradas ligadas da tabela Facturas são automaticamente adicionadas depois de a automatização ter sido criada.
Na tabela Facturas, é também necessária outra coluna ("Pagamentos cobrados") na qual as entradas ligadas da tabela Pagamentos são adicionadas no decurso da automatização.
Pode então criar uma automatização para a tabela de Pagamentos.
Criar a automatização
Primeiro, dar um nome à automatização e seleccionar a tabela de Pagamentos com a vista do mesmo nome em que deve trabalhar.
Seleccione a opção "As entradas cumprem determinadas condições após o processamento" como o evento de disparo da automatização. Adicione como condição de filtro que as duas colunas "Inv-No" e "Value" da tabela "Payments" não estejam vazias. Esta condição faz sentido porque a automatização deve ser accionada assim que houver entradas nestas colunas.
Por fim, defina a ação "Adicionar uma coluna ligada à tabela" como a ação automatizada da automatização.
A coluna "Facturas" é a coluna à qual as entradas ligadas devem ser adicionadas no decurso da automatização.
No último passo da definição da automatização, deve definir outra condição que deve ser cumprida para que uma entrada ligada seja adicionada à coluna. Neste exemplo, é definido que cada entrada que é adicionada à coluna "Inv-No" também deve ser encontrada na coluna "Invoice-No" da tabela de Facturas.
Em termos concretos, isto significa que cada número de factura que atribuir manualmente a um pagamento na tabela de Pagamentos já deve ser encontrado na tabela de Facturas, para que as entradas correspondentes de ambas as tabelas possam ser ligadas uma à outra.
Teste da automatização
Se introduzir um número de fatura na coluna "Nº de fatura" da tabela Pagamentos que já pode ser encontrado na tabela Facturas, a entrada ligada correspondente é automaticamente adicionada à tabela na coluna "Facturas".
Clicando na entrada ligada abre-se uma janela na qual se pode ver o conteúdo da entrada ligada a partir da tabela de Facturas.
Além disso, as entradas ligadas da tabela Pagamentos são também adicionadas à tabela Facturas, accionando a automatização. Na coluna "Pagamentos cobrados", o número de pagamento correspondente (P-000X) é automaticamente atribuído a cada número de fatura. A automatização permite-lhe ver o pagamento correspondente a cada fatura e determinar rapidamente quais as facturas que foram pagas e quais as que ainda estão em aberto.
Também nesta tabela, pode clicar na entrada ligada para abrir uma janela na qual pode ver o conteúdo da entrada ligada a partir da tabela Pagamentos.
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