Die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter ist ein wichtiger Prozess im Personalwesen, den Sie gut organisieren sollten. Personalmangel durch zu viele Überschneidungen bei den Urlauben gilt es unbedingt zu vermeiden, damit der Betrieb Ihres Unternehmens nicht aus dem Gleichgewicht gerät. Mit SeaTable wickeln Sie die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter von der Antragstellung bis hin zur Genehmigung in nur wenigen Schritten ab.
Gesetzliche und betriebliche Regelungen
Beachten Sie zunächst die gesetzlichen Regeln für den Urlaub Ihrer Arbeitnehmer. Nach dem Bundesurlaubsgesetz haben Ihre Beschäftigten das Recht auf vier Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr. Bei einer 5-Tage-Woche entspricht das mindestens 20 Werktagen pro Jahr, bei 6 Arbeitstagen insgesamt 24 Werktagen. Natürlich können Sie als Arbeitgeber über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinaus noch zusätzliche Urlaubstage im Arbeitsvertrag festlegen. In Deutschland sind mittlerweile 30 Urlaubstage, also 20 per Gesetz und 10 vom Arbeitgeber üblich.
Dazu zählen in vielen Betrieben allerdings festgelegte Betriebsferien, in denen der ganze Betrieb für mehrere Tage stillsteht. Das geschieht meist von Weihnachten bis Neujahr, da hier einige Feiertage zusammenkommen, die den Betrieb sowieso unterbrechen. Wenn ein Unternehmen Betriebsurlaub ankündigt, dann müssen Arbeitnehmer zu diesen Zeiten zwingend Urlaub nehmen. Da der Betriebsurlaub vom Jahresurlaubsanspruch der Arbeitnehmer abgezogen wird, steht ihnen nicht der volle Umfang an Urlaubstagen zur freien Verfügung.
Wann Ihre Mitarbeiter den Urlaub beantragen sollten
Generell hat zwar jeder Arbeitnehmer gesetzlichen Anspruch auf Urlaub, jedoch nicht darauf, dass er diesen genau zum gewünschten Zeitpunkt genehmigt bekommt. Denn es gibt betriebliche Belange und Erfordernisse, denen die Urlaubswünsche unterliegen. Das können zum Beispiel personelle Engpässe durch Kündigungen oder Krankheit, aber auch saisonale Schwankungen bei der Auftragslage, die Inventur oder bereits genehmigte Urlaube anderer Mitarbeiter sein.
Aus diesen Gründen sollten Ihre Arbeitnehmer ihren Urlaub schon mindestens 6 Wochen im Voraus ankündigen. Dennoch ist eine enge Abstimmung im Team notwendig, damit nicht alle zu den gleichen Zeiten (z. B. in den Schulferien) Urlaub nehmen wollen und am Jahresende zu viel ungenehmigter Urlaub übrig bleibt.
Um im Laufe des Jahres eine gerechte Urlaubsverteilung der Mitarbeiter zu finden, gibt es verschiedene Ansätze. First come, first serve gilt bei Urlaubsanträgen nicht unbedingt. Bei Urlauben, die mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit nehmen möchten, müssen Sie bestimmte Umstände berücksichtigen. Das sind zum Beispiel schulpflichtige Kinder oder Kompromisse aus vorherigen Jahren. In solchen Fällen entscheidet dann der Vorgesetzte, welcher Mitarbeiter den Vorzug bekommt.
Für viele Arbeitnehmer stellen Urlaube die schöne Zeit des Jahres dar. Achten Sie deshalb darauf, die Urlaubsanträge einfach zu halten und zeitnah zu genehmigen.
Ab wann der Urlaub als genehmigt gilt
Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern über Urlaub sprechen, gilt auch eine mündliche Zusage bereits als Zusage. Besser ist es allerdings, wenn Sie Urlaubsanträge schriftlich bzw. digital erfassen und beantworten, um den Hergang im Zweifelsfall mit dokumentierten Daten belegen zu können. Als Arbeitgeber haben Sie bis zu einen Monat Zeit, eingereichte Urlaubsanträge zu beantworten; sollte es bedeutend länger dauern oder der Urlaubsbeginn schon kurz bevorstehen, steht es dem Arbeitnehmer allerdings frei, den Urlaubsantrag als genehmigt zu betrachten.
Den Urlaub nachträglich noch streichen dürfen Arbeitnehmer und Arbeitgeber nur aus besonderen Gründen und in absoluten Ausnahmefällen, etwa wenn der Betrieb stark gefährdet ist oder unvorhergesehene Probleme vorliegen. Das passiert in der Praxis aber nur äußerst selten. Natürlich muss der Urlaub dann zu einem anderen Zeitpunkt nachgeholt werden, damit am Ende des Jahres alle Urlaubstage aufgebraucht sind.
Verwaltung Ihrer Urlaubsanträge
Bei der Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter haben Sie also einiges zu beachten. Überschneidungen sollten Sie möglichst vermeiden, den gesetzlichen Urlaubsanspruch und die verbleibenden Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter jederzeit im Blick behalten. Für Unternehmen, die ihre Urlaubsplanung noch immer mit Urlaubszetteln auf Papier oder umständlich mit Excel-Tabellen erledigen, bietet sich mit SeaTable eine einfache digitale Lösung an, die alles rund um Ihre Urlaubsplanung abdeckt.
Hier kommen Sie direkt zu unserem Template für die Urlaubsverwaltung Ihrer Mitarbeiter.
Wir erklären in unserem folgenden Anwendungsfall, wie Sie SeaTable für die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter nutzen können, damit alle Probleme der Vergangenheit angehören. Mit SeaTable haben Sie eine unkomplizierte Antragstellung per Webformular, eine strukturierte Kalenderübersicht, die Überschneidungen anzeigt, und gleichzeitig eine datenschutzkonforme Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern eine direkte Einsicht in den Stand ihrer Urlaubsanträge zu bieten.
Urlaubsanträge per Webformular einreichen
In kleineren Unternehmen oder Start-ups ist es möglicherweise noch Standard, Urlaubsanträge händisch auszufüllen, etwa auf einem Urlaubszettel oder in einer Excel-Tabelle. Das hat aus mehreren Gründen Nachteile. Zum einen müssen Sie händisch ausgefüllte Papierzettel meist noch in eine digitale Form umwandeln, z. B. einscannen. Zum anderen müssen Arbeitgeber bei beiden Verfahren jeden Urlaubsantrag einzeln begutachten und haben keine gesammelte Übersicht zur Hand.
SeaTable kann diese Probleme digital lösen: Mit einem Webformular reichen Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge online ein. Diese landen dann automatisch in der Tabelle einer Datenbank, wo sie nahezu perfekt für Sie aufbereitet sind.
Nach dem Absenden des Webformulars werden die Informationen sofort in die Tabelle übertragen und ein neuer Eintrag entsteht. Durch die Gruppierung nach Mitarbeitern haben Sie die Anträge pro Antragsteller in Ihrer Tabelle gelistet und wissen direkt über alle bisher eingegangenen Urlaubsanträge Bescheid. Da die Datenbank nur Ihnen als Ersteller gehört, hat niemand sonst Zugriff darauf.
Ihre Übersicht über alle Urlaubsanträge
Benachrichtigung über neue oder geänderte Urlaubsanträge
Wenn Sie für die Genehmigung der Urlaubsanträge zuständig sind, ist es wichtig, dass SeaTable Sie über jeden neuen Eintrag informiert. Hierfür bietet SeaTable Benachrichtungsregeln an, mit denen Sie sich selbst oder andere beteiligte Personen über Änderungen jeder Art informieren lassen können. Wir haben zwei Regeln festgelegt:
- Zum einen haben wir eine Regel erstellt, die dem Verantwortlichen automatisch eine Benachrichtigung über neue Anträge sendet.
- Die zweite Regel sendet den Antragstellern eine Benachrichtigung, sobald ihr Antrag bearbeitet (entweder genehmigt oder abgelehnt) wurde.
Diese automatischen Regeln vereinfachen den Prozess ungemein, denn sie ersparen Ihnen gesonderte Kommunikation. Damit Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge einsehen können, erklären wir später die individuellen Ansichten, die Sie jedem einzeln freigeben können.
Urlaube in der Kalenderübersicht
Damit Sie den Überblick nicht verlieren, ist das Kalender-Plugin Teil unseres Templates. Dort erscheinen alle geplanten Urlaubszeiträume Ihrer Arbeitnehmer in einer Monatsübersicht und Sie können Überschneidungen sofort sehen. Je nach Teamgröße sollten Sie diese berücksichtigen, sodass auch bei hohem Arbeitsaufkommen noch genügend Mitarbeiter vor Ort sind.
Mit einem Klick auf einen Urlaubseintrag im Kalender öffnet sich der entsprechende Urlaubsantrag mit allen dazugehörigen Informationen. Sie können hier bereits den Status ändern, wenn Sie sehen, dass die Zeiten nicht zu Ihren betrieblichen Plänen passen. Wenn Sie in Ihr Formular eine Textspalte für Notizen integrieren, können Ihre Mitarbeiter zusätzlich anmerken, ob sie ihren Urlaub schon mit jemandem abgesprochen haben, und Ihnen damit die Entscheidung erleichtern. Gibt es Überschneidungen, liegt es an Ihnen zu entscheiden, wer den Urlaub letztendlich bekommt.
Einfache Verwaltung mit Kanban-Plugin
Um die Verwaltung der Urlaubsanträge zu vereinfachen, können Sie das integrierte Kanban-Plugin nutzen. Ihr Kanban-Board gruppieren Sie zum Beispiel nach dem Status der Anträge. Haben Sie über einen Urlaubsantrag entschieden, so ziehen Sie das entsprechende Kärtchen einfach per Drag-and-Drop in den Status “genehmigt” oder “abgelehnt”, und schon ist der Status dieses Antrags geändert.
Übersicht zu den verbleibenden Urlaubstagen
Um nicht aus den Augen zu verlieren, wie viele Anträge jeder Mitarbeiter bereits gestellt hat, und vor allem wie viele Urlaubstage ihm noch von seinem jährlichen Urlaubsanspruch bleiben, ist eine Mitarbeiterübersicht sehr hilfreich. In der zweiten Tabelle findet sich pro Mitarbeiter eine Zeile, die zu dieser Übersicht dient. Die Tabelle ist mit der ersten Tabelle verknüpft und kann daher Informationen aus dieser Tabelle wiedergeben und zusammenfassen.
Das ist sehr praktisch, denn so können Sie mit Formelspalten ganz einfach die restlichen Urlaubstage errechnen. Nachdem Sie die genehmigten und offenen Urlaubsanträge den Personen zugeordnet haben, können Sie mit zwei Formeln die bereits genommenen Urlaubstage zusammenzählen und die noch verbleibenden Urlaubstage errechnen. So behalten Sie immer den Überblick über die ungenutzten Urlaubstage von jedem Mitarbeiter. Damit diese Rechnung aufgeht, dürfen Sie abgelehnte Urlaubsanträge allerdings keiner Person zuweisen.
Eigene Ansichten für jeden Mitarbeiter
SeaTable bietet eine hohe Datensicherheit, die zusätzlich durch die Server-Standorte in Deutschland erhöht wird. Solange eine Datenbank nur Ihnen gehört, hat niemand sonst Zugriff auf die Daten – außer Sie geben sie gezielt frei. Damit Sie Ihren Teammitgliedern nicht einzeln Bescheid geben müssen, wie das Ergebnis ihres Urlaubsantrags aussieht, haben wir in einem vorherigen Schritt bereits Benachrichtigungsregeln erstellt. Nun brauchen Ihre Mitarbeiter aber auch Zugriff auf Ihre Urlaubsanträge.
Das funktioniert in SeaTable mit Ansichten, die Sie nachher den einzelnen Personen freigeben. Dafür erstellen Sie eine neue Ansicht und filtern nach einem Mitarbeiter. Das machen Sie nun für jeden Mitarbeiter.
In einem zweiten Schritt geben Sie nun jeder einzelnen Person ihre Ansicht frei. Das stellt sicher, dass die Daten nur für die Personen einsehbar sind, für die sie auch bestimmt sind. Diese Funktion ist allerdings kostenpflichtig, also nur für Kunden der Enterprise- und Plus-Versionen verfügbar.
So erstellen Sie individuelle Ansichten und Freigaben für die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter.
Jedes Teammitglied bekommt dann einen persönlichen Link für die freigegebene Ansicht und kann dort jederzeit seine abgeschickten Urlaubsanträge und deren Status einsehen. Sobald ein Mitarbeiter eine Benachrichtigung bekommen hat, dass sich der Status seines Antrags geändert hat, kann er in seiner eigenen Ansicht nachschauen, ob der Urlaubsantrag genehmigt wurde oder nicht.
Urlaubsanträge mit SeaTable
Mit den Features unserer Vorlage haben Sie die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter voll unter Kontrolle und wissen immer, zu welchen Zeiten Ihr Team in voller Stärke einsatzbereit ist. Die Antragstellung ist mit dem Webformular schnell erledigt und die Verwaltung und Genehmigung der Anträge nehmen Sie dann direkt in der Tabelle vor. Mit Benachrichtigungsregeln und individuellen Freigaben macht sich die Information und Einsichtnahme Ihrer Mitarbeiter von allein.
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