Der perfekte Überblick über die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter

Urlaubsplanung ist im Personalwesen ein wichtiger Bestandteil, der gut organisiert sein sollte. Personalmangel durch doppelt genehmigte Urlaubsanträge gilt es unbedingt zu vermeiden, damit der Betrieb nicht aus dem Gleichgewicht gerät. Mit SeaTable organisieren und verwalten Sie die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter von der Antragstellung bis hin zur Genehmigung mit nur wenigen Schritten.

Urlaub ist gesetzlich geregelt

Es gibt gesetzliche Regeln für den Urlaub für Arbeitnehmer. Generell hat jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Urlaubsanspruch, jedoch nicht darauf, dass dieser auch genau zu den eigenen Wünschen genommen und genehmigt werden kann. Dazu gibt es betriebliche Belange, denen die Urlaubswünsche unterliegen. Das sind zum Beispiel personelle Engpässe durch Saisonzeiten, Kündigungen oder Krankheit, aber auch Inventur und der Urlaub eines anderen Mitarbeiters können ein Grund für abgelehnten Urlaub sein.

In vielen Betrieben gibt es dazu noch festgelegte Betriebsferien, in denen der ganze Betrieb für mehrere Tage stillgelegt wird. Das geschieht meist zwischen Weihnachten und Neujahr, da hier einige Feiertage zusammenkommen und den Betrieb daher sowieso lahmlegen. Wenn ein Unternehmen Betriebsurlaub ankündigt, dann müssen Arbeitnehmer zu diesen Zeiten auch zwingend Urlaub nehmen. Wie diese Tage verrechnet werden, ist je nach Arbeitgeber unterschiedlich geregelt.

Da der Betriebsurlaub vom Jahresurlaubsanspruch der Arbeitnehmer abgezogen werden muss, stehen den Arbeitnehmern nicht der volle Umfang an Urlaubstagen zur Verfügung. Das sind übrigens nach dem Bundesurlaubsgesetz mindestens 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche. Dementsprechend besteht bei 5 Arbeitstagen insgesamt ein gesetzlicher Urlaubsanspruch von 20 Tagen. Natürlich kann aber jeder Arbeitgeber prinzipiell mehr Urlaubstage im Arbeitsvertrag festlegen.

Urlaubsplanung

Arbeitnehmer müssen aufgrund dessen ihren Urlaub oft schon weit im voraus planen, damit am Jahresende nicht zu viel Urlaub übrig bleibt und schon während des Jahres eine gute Urlaubsverteilung der Mitarbeiter erreicht werden kann. First come, first serve gilt beim Urlaubsantrag nicht unbedingt. Bei Urlaubsanträgen, die zur gleichen Zeit erfolgen, müssen bestimme Umstände berücksichtigt werden, welcher der Mitarbeiter Vorzug hat. Das sind zum Beispiel schulpflichtige Kinder oder die Urlaubsregelungen von vorherigen Jahren. In solchen Fällen entscheidet dann er Arbeitgeber, welcher Mitarbeiter den Urlaub bekommt.

Ab wann gilt der Urlaub nun als genehmigt? Bei mündlichen Vereinbarungen gilt auch eine mündliche Zusage bereits als eine Zusage. Besser ist es allerdings, sich diese Antwort auch schriftlich geben zu lassen, um im Falle eine Beweislage bieten zu können. Der Arbeitgeber hat ungefähr bis zu 10 Tage Zeit, den Urlaubsantrag zu beantworten; sollte es bedeutend länger dauern, so steht es dem Arbeitnehmer allerdings sogar zu, den Antrag wieder zurückzunehmen.

Den Urlaub nachträglich noch streichen darf der Arbeitnehmer nur aus ganz besonderen Gründen und in absoluten Ausnahmefällen, also etwa wenn der Betrieb stark gefährdet ist oder unvorhergesehene Probleme vorliegen. Das passiert in der Praxis aber nur äußerst selten. Natürlich muss der Urlaub dann an einem anderen Zeitpunkt nachgeholt werden, damit am Ende des Jahres alle Urlaubstage aufgebraucht sind. Denn gesetzlich ist es nicht geregelt, dass Arbeitnehmer den Urlaub einfach auf das nächste Jahr übertragen können. Sollte es von Seiten des Arbeitgebers eine gesonderte Regelung dazu geben, so ist ein Übertrag zwar möglich, jedoch sollten die Urlaubstage alle bis spätestens Ende März verbraucht sein.

SeaTable als Verwaltungstool für Urlaubsanträge

Es gibt also bei der Urlaubsregelung Ihrer Mitarbeiter einiges zu beachten. Dopplungen sollten möglichst vermieden werden, der gesetzliche Urlaubsanspruch und die verbleibenden Urlaubstage sollten auch jederzeit im Blick behalten werden. Für Unternehmen, die ihre Urlaubsplanung noch immer händisch oder mit Excel-Tabellen erledigen, bietet sich mit SeaTable eine einfache und flexible Lösung an, die alles rund um Ihre Urlaubsplanung erledigt.

Hier kommen Sie direkt zu unserem Template für die Urlaubsverwaltung Ihrer Mitarbeiter!

Wir erklären in unserem folgenden Anwendungsfall, wie Sie SeaTable für die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter nutzen können und damit alle Probleme und Schwierigkeiten der Vergangenheit angehören. Mit SeaTable haben Sie eine unkomplizierte Antragstellung per Webformular, eine strukturierte Kalenderübersicht die Dopplungen anzeigt, und gleichzeitig eine datenschutzrechtlich konforme Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern eine direkte Einsicht in den Stand ihrer Urlaubsanträge zu bieten.

Urlaubsanträge per Webformular einreichen

In kleineren Unternehmen oder Start-Ups ist es möglicherweise noch Standard, Urlaubsanträge händisch auszufüllen, etwa auf einem Urlaubszettel oder in einer Excel-Tabelle. Das hat aus mehreren Gründen Nachteile. Zum einen müssen händisch ausgefüllte Papierzettel meist noch in eine digitale Form umgewandelt, also eingescannt werden. Zum anderen müssen Arbeitgeber bei beiden Verfahren jeden Antrag einzeln begutachten und haben keine gesammelte Übersicht zur Hand.

SeaTable kann diese Probleme direkt alle auf einmal lösen: Mit einem Webformular reichen Mitarbeiter ihren Urlaubsantrag online ein, und diese landen automatisch in einer Tabelle und sind nahezu perfekt für Sie aufbereitet. Im Kalender erscheinen dann automatisch die Anträge, um eine Übersicht über die Urlaubswünsche zu geben. Sie entscheiden selbst, welche Informationen abgefragt werden sollen.

Nach dem Absenden des Webformulars werden die Informationen sofort in die Base übertragen und ein neuer Eintrag entsteht. Durch die Gruppierung nach Mitarbeitern haben Sie die Anträge auch pro Antragsteller in Ihrer Tabelle gelistet und wissen direkt über alle bisher eingegangenen Urlaubsanträge Bescheid. Da die Base nur Ihnen als Ersteller gehört, hat auch kein anderer Beteiligter Zugriff darauf.

Benachrichtigung über neue Urlaubsanträge

Dementsprechend ist es wichtig, über einen neuen Eintrag informiert zu werden. Hierfür bietet SeaTable mit den Benachrichtungsregeln die Möglichkeit, sich selbst oder beteiligte Personen in der Base über Änderungen jeder Art informieren zu lassen. Wir haben zwei Regeln erstellt, die die Kommunikation außerhalb der Base bezüglich der Anträge minimiert.

Zum einen haben wir eine Regel erstellt, die den Verantwortlichen eine Benachrichtigung über neue Anträge sendet. Die Regel ist sehr simpel: Die Auslösebedingung ist die Modifizierung von Zeilen, was auch das Hinzukommen von Zeilen miteinschließt. Dann muss als Empfänger nur noch die verantwortliche Person ausgewählt werden. Das kann ein Nutzer in einer Zeile sein, etwa der letzte Bearbeiter oder es werden ein oder mehrere einzelner User ausgewählt, die diese Benachrichtigung erhalten sollen.

Die zweite Regel sendet den Antragstellenden eine Benachrichtigung, sobald ihr Antrag entweder genehmigt oder abgelehnt wurde. Das funktioniert mit der Auslösebedingung „Status ist nicht open“. Hierzu wählen Sie die Spalte aus, von der die Benachrichtigung abhängen soll, also die Statusspalte, und legen im nächsten Schritt fest, was genau die Bedingung ist. Sie können noch weitere Filterkonditionen hinzufügen. Hier werden dann als Nachrichten-Empfänger die Benutzer in der Employee-Spalte ausgewählt.

Diese automatischen Regeln vereinfachen die Prozesse ungemein, denn es erspart gesonderte Kommunikation. Damit Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge einsehen können, erklären wir später die individuellen Ansichten, die Sie jedem einzeln freigeben können.

Kalender Plugin bei der Übersicht

Damit Sie den Überblick nicht verlieren, ist das eingerichtete Kalender-Plugin Teil unseres Templates. Mit der richtigen Auswahl erscheinen alle geplanten Urlaubs-Zeiträume Ihrer Arbeitnehmer im Kalender und Sie können Dopplungen sofort sehen. Je nach Teamgröße sollten die Dopplungen auch bezüglich Unterbesetzung berücksichtigt werden, sodass auch bei hohem Arbeitsaufkommen noch genügend Mitarbeiter vor Ort sind.

Mit einem Klick auf einen Urlaubseintrag im Kalender öffnet sich der entsprechende Urlaubsantrag mit allen dazugehörigen Informationen. Sie können hier bereits den Status ändern, wenn Sie sehen, dass die Zeiten nicht zu Ihren betrieblichen Plänen passen. Wenn Sie in Ihr Formular eine Textspalte für Notizen oder Bemerkungen integrieren, können Mitarbeiter zusätzlich anmerken, ob ihr Urlaub schon mit jemandem abgesprochen wurde und daher leichter zu beurteilen ist. Gibt es Dopplungen, dann tritt der Fall ein, der oben schon beschrieben wurde: Es liegt dann am Arbeitgeber zu entscheiden, wer den Urlaub letztendlich bekommt.

Einfache Verwaltung mit Kanban-Plugin

Um die Verwaltung der Urlaubsanträge zu vereinfachen, können Sie das integrierte Kanban-Plugin nutzen. Das Kanban-Board gestalten Sie ganz so, wie Sie möchten, zum Beispiel nach dem Status der Anträge. Haben Sie über einen Antrag entschieden, so ziehen Sie das entsprechende Kärtchen einfach per Drag-and-Drop auf den Status „approved“ oder „denied“, und schon ist der Status dieses Antrags final geändert. Anschließend setzen Sie in der Checkbox-Spalte noch einen Haken in die Box – und fertig ist der Urlaubsantrag.

Interne Übersicht zu den verbleibenden Urlaubstagen

Um nicht aus den Augen zu verlieren, wie viele Anträge jeder Mitarbeiter bereits gestellt hat und vor allem wie viele Urlaubstage ihm noch von seinem gesetzlichen Urlaubsanspruch bleiben, ist eine interne Mitarbeiterübersicht sehr hilfreich. In der zweiten Tabelle findet sich pro Mitarbeiter eine Zeile, die zu dieser Übersicht dient. Die Tabelle ist mit der ersten Tabelle verknüpft und kann daher Informationen aus dieser Tabelle wiedergeben.

Das ist sehr praktisch, denn so können Sie mit ganz einfachen Formelspalten die restlichen Urlaubstage errechnen. Nachdem die Urlaubsanträge mit der zugehörigen Person in der anderen Tabelle zugeordnet wurden, können mit Formelspalten und einer passenden Formel die bereits genommenen und die noch zu verbleibenden Urlaubstage bei allen genehmigten und offenen Anträgen errechnet und angezeigt werden. So behalten Sie immer die Übersicht über die noch offenen Urlaubstage von jedem Mitarbeiter. Damit diese Rechnung aufgeht, müssen Sie abgelehnte Urlaubsanträge der Zeile „DENIED“ zuweisen.

Eigene Ansichten für jeden Mitarbeiter

Da die Base nur Ihnen gehört, hat kein anderer Zugriff auf die Daten darin – außer Sie geben sie gezielt frei. Dadurch haben Sie bereits eine extrem hohe Datensicherheit, die zusätzlich durch die Server-Lagerung im europäischen Raum gesichert wird. Damit Sie Ihren Mitarbeitern nicht einzeln Bescheid geben müssen, wie das Ergebnis ihres Urlaubsantrags aussieht, haben wir bereits Benachrichtigungsregeln in einem vorherigen Schritt erstellt. Nun brauchen Ihre Mitarbeiter aber auch Zugriff auf Ihre Urlaubsanträge.

Das funktioniert in SeaTable ganz einfach mit eigenen Ansichten, die nachher einzelnen Personen freigegeben werden können (nur für Kunden der Enterprise und Plus Versionen). Dafür erstellen Sie eine neue Ansicht und filtern nach nur einem Mitarbeiter. Das machen Sie nun für jeden Mitarbeiter, der Anträge bei Ihnen einreicht. In wenigen Schritten haben Sie so für jeden eine eigene Ansicht erstellt.

Im zweiten Schritt werden die Ansichten für jede Person einzeln geteilt. Diese Funktion steht nur Plus- oder Enterprise-Kunden zur Verfügung. Sie stellt sicher, dass Daten nur von den Personen gelesen und gesehen werden, für die sie auch bestimmt sind. In der Eingabemaske wählen Sie dann den Mitarbeiter aus, in dessen Ansicht Sie sich gerade befinden und wählen den Lesemodus aus, in dem keine Informationen geändert werden können.

Der User bekommt dann einen persönlichen Link für die freigegebene Ansicht und kann dort jederzeit seine abgeschickten Urlaubsanträge und auch deren Status einsehen. Sobald Mitarbeiter dann eine Benachrichtigung bekommen, dass sich der Status eines Antrags geändert hat, können sie in ihrer eigenen Ansicht nachschauen, ob der Antrag genehmigt wurde oder nicht.

Urlaubsplanung voll unter Kontrolle

Mit den Features unseres Templates haben Sie die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter voll unter Kontrolle und wissen immer, zu welchen Zeiten es am besten passt. Die Antragstellung ist mit SeaTable ganz einfach durch das Webformular abgedeckt und die Koordination und Verwaltung der Anträge erfolgt dann direkt in der Base. Mit Benachrichtigungsregeln und individuellen Freigaben haben Sie die weitere Bearbeitung bis hin zur Fertigstellung voll abgebildet.

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