Mithilfe einer Datenabfrage-App können Sie anderen Nutzern ermöglichen, Ihre Datensätze über bestimmte Felder hinweg nach spezifischen Werten zu durchsuchen. Eine solche Suchmaske erweist sich besonders bei umfangreichen Datensätzen wie Produktkatalogen oder Bibliotheken als hilfreich.
Anlegen der Datenabfrage-App
Um eine Datenabfrage-App in Ihrer Base nutzen zu können, müssen Sie diese zunächst zu Ihrer Base hinzufügen.
Erfahren Sie hier, wie Sie eine App zu Ihrer Base hinzufügen.
Einstellungen einer Datenabfrage-App bearbeiten
Nachdem Sie Ihre Datenabfrage-App erfolgreich angelegt haben, können Sie in den Einstellungen der App die Tabelle, die Ansicht und die Spalten auswählen, die nach gewissen Werten durchsucht werden können. Öffnen Sie die App dazu einfach über das Stift-Symbol im Bearbeitungsmodus.
Beispielsweise könnten der Produktname und die Artikelnummer geeignete Abfragefelder für einen Produktkatalog sein. Eine Mitarbeiterdatenbank könnten Sie mit dem Abfragefeld “employee” nach Mitarbeiternamen durchsuchen:
Darüber hinaus können Sie in den Einstellungen auswählen, welche Tabellenfelder in den Abfrage-Ergebnissen angezeigt werden sollen, also welche Daten für Nutzer der App sichtbar sind. Blenden Sie vertrauliche Informationen einfach aus, indem Sie den Regler deaktivieren.
Außerdem können Sie die Abfrage-Ergebnisse nach einer Spalte sortieren und es ist möglich, ein Textfeld für Notizen über den Abfrage-Ergebnissen zu aktivieren. Nutzen Sie dieses für erklärende Hinweise und weitere Informationen.
Den Namen einer Datenabfrage-App bearbeiten
Eine Datenabfrage-App, die Sie zu einer Ihrer Bases hinzugefügt haben, können Sie jederzeit umbenennen. Öffnen Sie die App dazu einfach über das Stift-Symbol im Bearbeitungsmodus. Wenn Sie dort neben dem Namen in der oberen linken Ecke auf das Stift-Symbol klicken, können Sie den Namen der App ändern.
Eine Datenabfrage-App teilen
Ihre Datenabfrage-Apps können Sie mit nur wenigen Klicks mit anderen Nutzern teilen. Kopieren Sie dafür den individuell generierten App-Link und/oder speichern Sie den QR-Code. Beide Zugangsoptionen können Sie beliebig vielen Personen (mit oder ohne SeaTable Konto) schicken bzw. zur Verfügung stellen. Die Nutzer müssen nur auf den Link klicken oder den QR-Code scannen, um zur App zu gelangen.
Erfahren Sie hier mehr zum Teilen einer Datenabfrage-App.
Nach einem Wert in der Datenabfrage-App suchen
Nachdem Sie Ihre Datenabfrage-App erfolgreich geteilt haben, können andere Nutzer mit der Abfrage beginnen und auf die freigegebenen Daten zugreifen. Um Ihre Datensätze nach bestimmten Werten zu durchsuchen, gibt man diese einfach in die Abfragefelder ein und klickt auf Abfrage.
Darstellung der gefundenen Datensätze
Nachdem Sie auf Abfrage geklickt haben, werden Ihnen die gefundenen Datensätze sofort in einer Tabelle angezeigt. Alle Nutzer der App können nur die Spaltenwerte eines Datensatzes sehen, die Sie bei den Tabellenfeldern freigegeben bzw. nicht ausgeblendet haben.
Eine Datenabfrage-App kopieren
Sie haben eine Datenabfrage-App erstellt, die Sie in ähnlicher Form für eine weitere Nutzergruppe verwenden möchten? Dann kopieren Sie einfach die bestehende App und passen Sie die Kopie nach Belieben an. Wie Sie eine App kopieren, erfahren Sie hier.
Eine Datenabfrage-App deaktivieren
Wenn Sie eine Datenabfrage-App erstellt haben, deren Nutzung Sie zeitweise unterbinden möchten, können Sie diese mit nur wenigen Klicks deaktivieren, um allen Nutzergruppen den Zugriff zu entziehen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Eine Datenabfrage-App löschen
Eine Datenabfrage-App, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie jederzeit löschen. Keine Sorge: Beim Löschen einer Datenabfrage-App werden keinerlei Daten in der Base gelöscht. Erfahren Sie hier mehr zur Löschung von Apps.
