Sie haben in einer Base, Tabelle oder Ansicht Ihre Informationen organisiert und möchten diese mit anderen teilen oder gemeinsam daran arbeiten? In SeaTable ist das mit einer Freigabe einfach und schnell erledigt. Auf diese Weise können Sie einem einzelnen Benutzer, einer Gruppe oder externen Personen Zugriff auf Ihre Daten gewähren.
In diesem Erklärungs- und Überblicks-Artikel lernen Sie die in SeaTable verfügbaren Freigabe-Optionen kennen und erfahren alles, um diese effizient für die Zusammenarbeit mit Anderen zu nutzen.
Berechtigungen bei Freigaben
In SeaTable haben Sie die Möglichkeit, bestimmten Personen oder Gruppen Zugang zu Bases, Tabellen und Ansichten zu gewähren, um gemeinsam mit den Daten zu arbeiten. Während dies viele Vorteile fürs Teamwork mit sich bringt, kann es jedoch vertrauliche Informationen geben, die nicht für jeden im Team zugänglich sein sollen.
Deshalb ermöglicht Ihnen SeaTable, bei jeder Freigabe abgestufte Berechtigungen zu definieren. Indem Sie festlegen, ob es sich nur um eine Lesefreigabe, um eine Lese- und Schreibfreigabe oder um eine benutzerdefinierte Freigabe handeln soll, behalten Sie die volle Kontrolle darüber, wer in Ihrer Base, Tabelle oder Ansicht zu was berechtigt ist. Dies heißt natürlich, dass Sie auch die Möglichkeit haben, Berechtigungen zu ändern und zu entziehen.
Funktionsweise und Typen von Freigaben
Mit einer Freigabe gewähren Sie anderen Personen Zugriff auf eine Base, Tabelle oder Ansicht. Den nutzungsberechtigten Personen wird die Freigabe als separate Base auf der Startseite angezeigt, wobei der freigebende Nutzer ebenfalls Erwähnung findet. Je nach Art der Freigabe können andere Nutzer Ihre Daten nur betrachten oder auch bearbeiten.
Eine Freigabe kann auf Ebene einer Base oder einer Ansicht erfolgen. Wenn Sie eine Ansicht freigeben, dann hat der Nutzungsberechtigte nur Zugriff auf die Daten in dieser Ansicht. Die Zeilen und Spalten, die durch die Einstellungen der Ansicht ausgeblendet sind, sowie andere Tabellen in der Base bleiben vor dem Benutzer verborgen.
Jede Freigabe – egal ob für eine Base, Tabelle oder Ansicht – erhält eine Berechtigungsstufe. Die zwei grundlegenden Berechtigungen sind die Freigabe nur mit Leserechten und die Freigabe mit Lese- und Schreibrechten.
- Freigabe mit Leserechten: Die Leseberechtigten können sich Tabellen und Daten anschauen und Ansichtseinstellungen wie Filter und Gruppierungen ändern. Die Benutzer können mit dieser Berechtigung aber keine Änderungen an Tabellen und Daten vornehmen.
- Freigabe mit Lese- und Schreibrechten: Bei einer Freigabe mit Lese- und Schreibrechten können die Nutzungsberechtigten Änderungen an Tabellen und Daten vornehmen, allerdings keine Plugins installieren und die Base oder Ansicht nicht mit weiteren Personen oder Gruppen teilen.
Damit Sie bei der Freigabe einer Base noch mehr Möglichkeiten haben, als dies mit den beiden grundlegenden Berechtigungen der Fall ist, bietet SeaTable bei Bases auch benutzerdefinierte Freigabeberechtigungen an. Mit einer benutzerdefinierten Freigabeberechtigung können Sie in einer Base auf einen Schlag mehrere Tabellen und Ansichten samt unterschiedlichen Berechtigungsstufen freigeben.
Jede Freigabe, unabhängig von der vergebenen Berechtigung, lässt sich durch den Eigentümer bzw. einen Administrator jederzeit wieder beenden.
Freigaben für Bases
Die Freigabe einer Base kann an verschiedene Personenkreise erfolgen:
Mit einer Freigabe an einen Benutzer bzw. an eine Gruppe geben Sie die Base innerhalb Ihres Teams frei. Bei der Freigabe per Einladungs-Link können Sie Personen außerhalb Ihres Teams (aber innerhalb von SeaTable) Zugriff auf eine Base gewähren. Über den externen Link geben Sie Bases oder Ansichten extern frei, egal ob jemand ein SeaTable Konto besitzt oder nicht.
All diese Freigaben erfolgen über den Freigeben-Dialog – ein Fenster, das Sie über das Teilen-Icon in den Base-Optionen oder über die Startseite von SeaTable erreichen. Bewegen Sie dort den Mauszeiger auf die freizugebende Base und klicken Sie auf die drei Punkte, die rechts erscheinen. Den Freigeben-Dialog öffnen Sie dann mit einem Klick auf Freigeben.
Base-Freigaben verwalten
Die Verwaltung Ihrer Base-Freigaben erfolgt wie deren Erstellung über den Freigeben-Dialog. Dort werden unter den jeweiligen Freigabeoptionen die bestehenden Freigaben bzw. Links angezeigt.
Eine bestehende Freigabe an einen Benutzer oder eine Gruppe kann jederzeit über eine Veränderung der Freigabeberechtigung erweitert bzw. eingeschränkt werden. Klicken Sie dazu auf das Stift-Symbol . Per Klick auf das x-Symbol lässt sich eine Freigabe beenden bzw. ein Link löschen. Alle Änderungen sind sofort wirksam. Für einen bestehenden Link lassen sich der Passwortschutz, das Ablaufdatum und die URL nicht ändern.
Einen umfassenden Überblick über alle Freigaben und Links zu einer Base können Sie sich auch unter Bases in der Teamverwaltung verschaffen, sofern Sie Team-Administrator sind.
Freigaben für Tabellen
Wenn Sie keine ganze Base, sondern nur einzelne Tabellen freigeben möchten, geht das natürlich auch. Die benutzerdefinierte Freigabe ermöglicht es Ihnen, mehrere Tabellen und Ansichten gleichzeitig freizugeben und an Teammitglieder oder ganze Gruppen zu versenden.
Freigaben für Ansichten
Die Freigabe einer Ansicht erstellen Sie in der geöffneten Tabelle. Wenn Sie sich in der freizugebenden Ansicht befinden, klicken Sie auf das Teilen-Icon in den Ansichtsoptionen. Verwechseln Sie dieses nicht mit dem Teilen-Icon der Base.
Anschließend landen Sie im bekannten Freigeben-Dialog, indem Sie genauso wie bei den Bases auch Ihre Ansichtsfreigaben anlegen können. Die Freigabe einer Ansicht kann an drei Personenkreise erfolgen:
Sobald Sie bei einer Freigabe-Option auf die Schaltfläche Abschicken klicken, kann die ausgewählte Person oder Gruppe mit der erteilten Berechtigung auf die Ansicht zugreifen. Um eine Ansicht an mehrere Benutzer oder Gruppen freizugeben, wiederholen Sie diesen Vorgang.
Ebenso wie bei den Bases können Sie einen externen Link erstellen, mit dem Sie die Ansicht öffentlich freigeben. Die geteilte Ansicht wird den Nutzungsberechtigten stets als Base auf der Startseite angezeigt.
