Ob Geschäftsessen, Bahnticket oder Diensthandy – treten Sie bei Ihrer Arbeit regelmäßig in Vorleistung und möchten wissen, was es bei der Auslagenerstattung zu beachten gibt? Oder sind Sie selbst Arbeitgeber und suchen nach einer Möglichkeit, den Prozess der Auslagenerstattung effizienter zu gestalten?
Dieser Beitrag vermittelt Ihnen nicht nur alles Wissenswerte rund um das Thema Auslagenerstattung – er bietet Ihnen auch eine kostenlose Vorlage, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.
Als Unternehmer ist es wichtig, den Überblick über alle Auslagen zu behalten.
Was Auslagenerstattung für Sie bedeutet
Das Einkommensteuergesetz definiert Auslagen als betriebliche Ausgaben, die Mitarbeiter im Voraus bezahlen und später vom Unternehmen zurückerhalten. Die Auslagenerstattung gewährleistet, dass Mitarbeiter nicht dauerhaft finanziell belastet werden, wenn sie im Auftrag des Unternehmens Ausgaben tätigen. Die genaue Abwicklung und die akzeptierten Ausgabenkategorien können sowohl gesetzlich als auch unternehmensintern geregelt werden.
Auslagenarten, die Sie kennen sollten
In den Paragraphen 4 und 5 des deutschen Einkommensteuergesetzes finden Sie die relevanten Regelungen bezüglich betrieblicher Ausgaben. Zum Beispiel können Sie Kosten, die im Zusammenhang mit Dienstreisen fällig werden, als Auslagen erstattet bekommen. Gleiches gilt für Aufwendungen, die sich aus der Erfüllung von Aufträgen oder der Erbringung von Dienstleistungen ergeben, wie etwa ein Geschäftsessen mit Ihren Kunden. Ebenso können Sie Einkäufe oder Bestellungen wie Büromaterial oder Obst für die Büroküche als erstattungsfähige Auslagen geltend machen.
Es gibt verschiedene Kosten, die Sie sich als Auslagen erstatten lassen können.
Auslagenerstattung vs. Durchlaufende Gelder
Haben Sie sich bereits mit der Auslagenerstattung auseinandergesetzt und sind über den Begriff Durchlaufende Gelder gestolpert? Dann haben Sie sich bestimmt gefragt, wo genau der Unterschied liegt. Prinzipiell gelten sowohl für die Auslagenerstattung als auch für Durchlaufende Gelder die gleichen Vorschriften. Der einzige Unterschied ist der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer das Geld erhält.
- Auslagenerstattungen: Sie leisten zunächst Vorkasse und bekommen erst nach der Transaktion die Auslagen erstattet.
- Durchlaufende Gelder: Sie müssen nicht im Voraus aus eigener Tasche zahlen, sondern erhalten die Mittel von Ihrem Betrieb, bevor Sie diese ausgeben.
Durchlaufende Gelder werden in der Regel eher für absehbare Ausgaben genutzt, die in regelmäßigen Abständen anfallen, wohingegen Auslagenerstattungen eher für einmalige Ausgaben verwendet werden.
Ausnahmefall: Pauschale Auslagenerstattung
Unternehmen können die Erstattung von Auslagen auch mit einer Pauschale verrechnen. Unter diese Pauschalbeträge können zum Beispiel Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten fallen. Hier müssen Sie jedoch beachten, dass das Finanzamt die Höchstsätze festlegt. Die jährliche Höchstgrenze für Übernachtung und Verpflegung liegt bei 1.000 Euro. Wenn Sie diese überschreiten, ist eine genaue Auslagenerstattung sinnvoller als eine pauschale Auslagenerstattung.
Wenn Sie beruflich viel reisen, sollten Sie nicht auf die pauschale Auslagenerstattung zurückgreifen.
Bedingungen für steuer- und sozialabgabenfreie Auslagen
Auslagen gelten laut § 3 Nr. 50 EStG als steuer- und sozialabgabenfrei. Um sicherzustellen, dass das Finanzamt die Aufwendungen als steuerfrei anerkennt, müssen Sie einige Bedingungen befolgen. Hier sind die wichtigsten im Überblick:
- Zweckgebundenheit: Nur Ausgaben, die Sie im Namen und auf Kosten Ihres Unternehmens tätigen, zählen als Auslagen.
- Dokumentation: Ihre Auslagen müssen Sie mit rechtsgültigen, originalen Rechnungen und Belegen nachweisen. Bei Beträgen bis zu 250 Euro genügt schon ein einfacher Beleg. Nach den aktuellen GoBD-Richtlinien ist das Einscannen von Belegen ausdrücklich gestattet.
- Arbeitsmittel: Die Auslagen müssen eindeutig betrieblich notwendig sein und dürfen keine privaten Gegenstände umfassen. Das Finanzamt vermutet bei unklarem Nachweis einen Sachbezug.
- Korrekte Verrechnung: Die Verrechnung der Auslagen sollte ordnungsgemäß erfolgen, wobei auf dem Beleg oder der Rechnung jeder einzelne Posten separat ausgewiesen werden sollte.
- Pauschale Auslagenerstattung: Regelmäßige Aufwendungen müssen Sie nachvollziehbar aufzeichnen, denn das Finanzamt gewährt einen Pauschalbetrag nur, wenn die Dokumentation über einen bestimmten Zeitraum gegeben ist.
Die Auslagenerstattung kann Sie ohne gute Struktur schnell überfordern.
Herausforderungen, die Sie bei der Auslagenerstattung meistern müssen
Die Auslagenerstattung birgt ihre eigenen Herausforderungen. Insbesondere der bürokratische Aufwand ist nicht zu unterschätzen – Belege und Dokumentationen häufen sich in den Ordnern an und beanspruchen Platz. Damit Sie vollständig abrechnen können, ist die akribische Vorlage jedes Belegs und jeder Rechnung erforderlich. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass die Nachweise schneller verloren gehen, als Ihnen lieb ist.
Der Prozess der Auslagenerstattung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, besonders wenn er noch auf Papier stattfindet. Hier müssen Sie vollkommen bei der Sache sein, um nicht versehentlich einen Zahlendreher zu riskieren. Zusätzlich gibt es noch die Formatvorgaben des Finanzamts zu beachten, denn dieses akzeptiert nur zusammenhängende PDFs.
Unternehmen und Mitarbeiter müssen während der Auslagenerstattung Ausdauer und Präzision an den Tag legen, um die Herausforderung erfolgreich zu bewältigen. Es gibt jedoch keinen Grund zur Sorge, denn selbst im größten Wirrwarr aus Belegen und Formularen gibt es stets einen Lichtblick.
Welche Vorteile die digitale Auslagenerstattung für Sie hat
Um die Auslagenerstattung einfacher und effizienter zu gestalten, ergibt es Sinn, auf digitale Methoden zurückzugreifen. So bewahren Sie nicht nur eine bessere Übersicht über alle getätigten Ausgaben, sondern verringern zusätzlich den Aufwand dank einer schnelleren Erfassung. Durch den Einsatz von digitalen Verfahren können Sie eine geringere Fehleranfälligkeit erzielen, da automatisierte Prozesse weniger Raum für menschliches Versagen lassen.
Ein weiterer Pluspunkt ist die gesteigerte Transparenz. Unternehmen können finanzielle Transaktionen durch die digitale Verfolgung ihrer Ausgaben besser nachvollziehen. Das lästige Papierchaos, das mit herkömmlichen Methoden oft einhergeht, entfällt vollständig. Die Umstellung auf eine digitale Auslagenerstattung sorgt für eine geordnete Aufbewahrung Ihrer relevanten Dokumente, die online von überall zugänglich sind.
Kostenlose Vorlage zur Auslagenerstattung
Wenn Sie den Schritt von einer analogen hin zu einer digitalen Auslagenerstattung gehen möchten, stellt die kostenlose Vorlage von SeaTable eine hervorragende Option für Sie dar.
Sie können Ihre Auslagen in die Tabelle eintragen und diese per Mausklick in eigens festgelegte Kategorien wie Büroausstattung, Reisekosten oder Geschäftsessen einordnen. Die Mitarbeiter können digitale Belege und Rechnungen direkt in der Tabelle ablegen und so sicherstellen, dass kein Nachweis mehr verloren geht. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, welche Auslagen Sie bereits erstattet haben und welche noch ausstehen. Nach der Erstattung können Sie mühelos Dokumente erstellen, in denen Sie die Rückerstattung bestätigen. Anhand der Statistiken erkennen Sie auf einen Blick, welche Kosten am häufigsten anfallen und welche Sie vielleicht sogar senken können.
Registrieren Sie sich kostenlos auf SeaTable und verwenden Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen. Behalten Sie den Überblick über Ihre Auslagenerstattung und minimieren Sie erfolgreich Ihren Aufwand im Arbeitsalltag. Hier gelangen Sie zur Vorlage.
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