Wahrscheinlich sind auch in Ihrem Unternehmen schon länger die Zeiten vorbei, in denen die A-Kandidaten nach einer Anzeigenschaltung Schlange vor Ihrer Tür standen – und damit sind Sie nicht allein. Verschiedene Studien zeigen, dass die Time-to-hire, also die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung einer Stelle, in den letzten Jahren stark angestiegen ist. Infolge des Fachkräftemangels erhalten Arbeitgeber oft kaum noch qualifizierte Bewerbungen und können offene Stellen nicht zeitnah besetzen. Umso wichtiger ist es, dass Sie einen effizienten Recruitingprozess etablieren, durch den Sie den aussichtsreichen Kandidaten die nötige Aufmerksamkeit schenken können, anstatt sich in Bürokratie zu verlieren.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Recruitingprozess mit unserem kostenlosen Personalrekrutierungs-Template optimal gestalten können: Machen Sie sich das Leben leichter und reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand mit einer übersichtlich strukturierten Datenbank! SeaTable entlastet Sie bei der Organisation und Dokumentation Ihrer Recruitingprozesse, damit Sie Ihren Fokus voll und ganz auf die Personalsuche legen können.
Verbessern Sie Ihren Recruitingprozess
Vielen Personalabteilungen fehlt ein geeignetes Tool, um ihren Recruitingprozess effizient zu gestalten. Dabei liegen die Anforderungen klar auf der Hand: Das Wichtigste ist die lückenlose Erfassung sämtlicher Informationen über den Bewerber inkl. Dokumenten wie Lebenslauf oder Bewerbungsschreiben. Auch die jeweiligen Bewerbergespräche sollen Sie mühelos organisieren und Notizen dazu machen können. Zu guter Letzt müssen alle, die am Personalauswahlprozess beteiligt sind, jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. Nur so können Sie die Bewertung und Evaluierung der Kandidaten sowie die Nachverfolgung der Interviews zuverlässig gewährleisten.
Vor allem bei der Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten ist ein kollaborativ genutztes Tool die Voraussetzung für einen effizienten Recruitingprozess. Welche Vorteile Ihnen unser SeaTable Personalrekrutierungs-Template gegenüber einem herkömmlichen Excel Sheet oder teuren, unflexiblen Branchenlösungen wie Recruitee bietet, erfahren Sie in diesem Artikel.
Von der Bewerbung bis zur Einstellung
Jedes aufstrebende Unternehmen braucht neue Mitarbeiter und als Arbeitgeber müssen Sie diese finden, kennenlernen und von sich überzeugen. Zu jedem Recruitingprozess gehören somit immer die folgenden Schritte – unabhängig davon, wie klein oder groß Ihr Unternehmen ist:
- Veröffentlichung der freien Stelle
- Sichtung und Beurteilung der Bewerbungen
- Ein oder mehrere Interviews mit dem Bewerber
- Dokumentation und Bewertung dieser Interviews
- Entscheidung über die Einstellung
- Folgeaktivitäten wie Arbeitsvertrag und Onboarding
Unser Template Personalrekrutierung unterstützt all diese Prozessschritte und hilft Ihnen, einen strukturierten und gleichzeitig flexiblen Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren.
Alles beginnt mit der Stellenausschreibung
Erfassen Sie alle Ihre aktuellen Stellenausschreibungen
In der Tabelle “Job Positions” erfassen Sie Ihre offenen Stellen. Unser Template beinhaltet bereits Spalten für die Art des Jobs, den Einsatzort, die Arbeitsstunden, eine Beschreibung der Tätigkeiten sowie welches Vorwissen notwendig ist. Diese Tabelle können Sie um beliebig viele weitere Spalten ergänzen, wenn Sie mehr Informationen zu Ihrer Stellenausschreibung erfassen wollen.
Um nun die Stellenangebote aus dieser Tabelle auf Ihre Webseite zu bringen, stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen. Neben dem offensichtlichen Anlegen eigener Job-Seiten können Sie auch die SeaTable API verwenden, um die Job-Seiten dynamisch zu erzeugen. Die Karriere-Seite von SeaTable wird mit nur wenigen Zeilen PHP-Code dynamisch aus der Ansicht “published job positions” erzeugt. Alternativ können Sie auch mithilfe eines Automatisierungsdienstes wie Zapier, Integromat oder n8n Ihre Stellenangebote auf Facebook oder anderen Social-Media-Kanälen veröffentlichen.
Mit den erweiterten Berechtigungen von SeaTable Plus und Enterprise können Sie sogar genau festlegen, welcher Mitarbeiter welche Änderungen vornehmen darf. So können Sie z.B. festlegen, dass nur Mitarbeiter aus der Personalabteilung neue Stellen veröffentlichen oder die Stellenbeschreibung anpassen dürfen.
PHP-Code zum Erzeugen der Webseite mit den Stellenbeschreibungen
Auf der Suche nach Bewerbern
Individuell anpassbares Bewerbungsformular
Die Tabelle “Applicants” umfasst alle Ihre Bewerber. Diese müssen Sie nicht manuell eingeben, wenn die Bewerbung über ein von SeaTable erzeugtes Webformular erfolgt. Dieses verlinken Sie direkt auf Ihrer Webseite oder veröffentlichen es auf Ihren Social-Media-Kanälen. Obwohl der Link zum Bewerbungsformular immer der gleiche ist, können sich Bewerber immer nur auf die aktuell ausgeschriebenen Positionen bewerben. Möglich wird dies durch eine Verknüpfung des Webformulars mit einer gefilterten Ansicht der Tabelle “Job Positions”.
Sobald ein Bewerber seine Daten eingegeben und das Formular eingereicht hat, erscheinen die Einträge sofort als neue Zeile in Ihrer Tabelle. Gleichzeitig kann SeaTable einen Mitarbeiter aus Ihrer Personalabteilung per E-Mail über die neue Bewerbung informieren.
Tabelle mit allen Bewerbern
Die Tabelle “Applicants” ist nach der aktuellen Bewerbungsphase der Kandidaten gruppiert und beinhaltet alle Informationen rund um die Bewerber. Sie sehen, wann bereits Interviews stattgefunden haben und welche interne Bewertung die Kandidaten erhalten haben. Mit dieser Tabelle und dem Kanban-Board behalten Sie stets den Überblick über alle laufenden Recruitingprozesse. Sie möchten die Liste auf einzelne Jobs eingrenzen? Legen Sie einfach eine neue Ansicht mit einem entsprechenden Filter an, um nur Bewerber für eine einzelne Stelle zu sehen.
Kanban-Darstellung aller Bewerber
Mit Interviews durch den Recruitingprozess und zum perfekten Kandidaten
In der Tabelle “Interviews” erfassen Sie die Bewerbungsgespräche und behalten die Übersicht über alle Gesprächstermine. Aus der Abteilung, in der die Stelle angesiedelt ist, können Sie einen Interview-Partner (z.B. den Abteilungsleiter) auswählen, der direkt per E-Mail über das bevorstehende Interview benachrichtigt wird. Hierfür muss lediglich die Ansicht “Interviews per employee” an die entsprechenden Führungskräfte in den Fachabteilungen freigegeben werden und die User-ID im Konto dieser SeaTable Nutzer hinterlegt sein. Der große Vorteil besteht dabei darin, dass die Führungskräfte nur die an sie individuell freigegebenen Termine und Daten einsehen können und somit im Recruitingprozess eine komplette Trennung zwischen der Personalabteilung und den Fachabteilungen vorliegt. Der Datenschutz ist somit voll gegeben und durch die individuellen Ansichten garantiert.
Geplante und durchgeführte Interviews
Die Universelle App ist dabei besonders für die zugewiesenen Führungskräfte von Vorteil. Ein Abteilungsleiter kann in seiner individuellen Kalenderansicht zusätzlich sehen, an welchen Tagen er bereits für ein Interview eingeplant ist. Auf der App-Seite “Feedback Interview” steht den Führungskräften zudem die Möglichkeit zur Verfügung, Gesprächsnotizen und Ratings zu den einzelnen Gesprächen zu erfassen. Wenn Sie Ihren Recruitingprozess weiter automatisieren wollen, wäre der Einsatz von Calendly und Zapier eine Überlegung wert.
Individuelle Kalenderansicht in der Universellen App
Eine feste Struktur für einen optimalen Recruitingprozess
Nach den Interviews folgt die Bewertungsphase, bei der Sie mit Ihren Kollegen zu einer Entscheidung über den Kandidaten kommen müssen. Die Grundlage dafür bilden sämtliche Notizen und Informationen über den Bewerber, die Sie zentral in SeaTable gesammelt haben. Diskussionen im Team können Sie entweder über die Kommentarfunktion in der Zeile des Bewerbers führen oder über das Freitext-Feld “Notes” festhalten. Am Ende steht die Entscheidung fest und Sie wollen den Bewerber entweder einstellen oder ihm eine Absage erteilen. Egal, wofür Sie sich entscheiden: In SeaTable können Sie jederzeit nachvollziehen, wie es zu dieser Entscheidung gekommen ist und wann sich wer bei Ihnen beworben hat.
Effiziente Recruitingprozesse mit SeaTable
Im Gegensatz zu Excel bietet unser SeaTable Bewerbermanagement-Template flexible Möglichkeiten, Ihren Recruitingprozess effizienter und kollaborativer zu gestalten. Hierbei ist es egal, ob Sie ein kleines Unternehmen haben und Ihr Team erweitern möchten oder ob Sie einen Recruitingprozess mit mehreren Hundert Bewerbern durchführen. Dank Bild- und Datei-Spalten haben Sie alle Bewerbungsunterlagen zur Hand und – wenn die Bewerber ein Foto mitschicken – immer das passende Gesicht zum Datensatz. Mit SeaTable geben wir Ihnen ein leistungsstarkes HR-Management-Tool an die Hand, welches Sie ganz einfach auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Sie haben erfolgreich neue Mitarbeiter eingestellt? Schauen Sie sich doch auch einmal unser Template für ein erfolgreiches Onboarding Ihrer neu gewonnenen Mitarbeiter an!
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