Tabellen, die Sie mit einem gemeinsamen Datensatz angelegt haben, enthalten zu Beginn alle Spalten und Zeilen, die auch in der Tabellenansicht des gemeinsamen Datensatzes zu finden sind. Darüber hinaus haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, diese Tabellen um neue Spalten zu erweitern und zusätzlich mit eigenen Daten zu befüllen. Der Vorteil: Daten in Spalten, die nicht mit dem gemeinsamen Datensatz verknüpft sind, werden bei der Synchronisation nicht überschrieben.
Diese Funktion macht es möglich, dass gemeinsame Datensätze beispielsweise von mehreren Abteilungen und Mitarbeitergruppen eines Unternehmens in verschiedensten Kontexten genutzt werden können.
Eine mit einem gemeinsamen Datensatz erstellte Tabelle um Spalten erweitern
Das Hinzufügen von Spalten funktioniert genauso wie bei üblichen Tabellen. Eine detaillierte Klickanleitung finden Sie hier.
Sperren von Spalten des gemeinsamen Datensatzes
Bei der Bearbeitung von Spalten eines gemeinsamen Datensatzes ist Vorsicht geboten. Wenn Sie in Spalten, die Daten eines gemeinsamen Datensatzes enthalten, Änderungen vornehmen, werden diese bei der nächsten Synchronisation des Datensatzes wieder überschrieben und gehen somit verloren.
Um einen optimalen Workflow zu gewährleisten und sowohl einen Datenverlust als auch Missverständnisse bei der Zusammenarbeit zu vermeiden, empfiehlt es sich, alle Spalten, die Daten eines gemeinsamen Datensatzes enthalten, für die Bearbeitung zu sperren. Die individuell hinzugefügten zusätzlichen Spalten können Sie hingegen beliebig bearbeiten.
- Klicken Sie auf das Dreieck-Symbol einer Spalte, die Sie für die Bearbeitung sperren möchten.
- Klicken Sie auf Spaltenberechtigungen bearbeiten.
- Wählen Sie aus, für wen Sie die Bearbeitung der Zellen einschränken möchten.
- Bei Einfach- und Mehrfachauswahlspalten können Sie zusätzlich das Anlegen von Optionen einschränken.
Die Bearbeitung können Sie bei jeder Spalte individuell einschränken, sodass Sie stets entscheiden können, ob diese lediglich von Administratoren, von bestimmten Nutzern oder von gar keinem bearbeitet werden kann.
Eine Sperrung der Spalte verhindert dabei grundsätzlich die Bearbeitung der Zellen. Bei bestimmten Spaltentypen wie zum Beispiel der Einfach- oder Mehrfachauswahl ist es darüber hinaus möglich, auch das Anlegen von Optionen einzuschränken.
