Im unternehmerischen Alltag ist es nicht immer leicht, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Sie müssen viele Aspekte und Faktoren berücksichtigen und oft ohne Erfahrungswerte die Wirkung bestimmter Maßnahmen abschätzen. Wie erfolgreich Ihr Unternehmen dabei ist, hängt insbesondere von einer Sache ab: auf welcher Basis Ihre Entscheidungen fallen. Gut, dass Sie Ihre Entscheidungen mit einer Kosten-Nutzen-Analyse auf eine solide Grundlage stellen können.
Mit der richtigen Vorlage ist eine solche Analyse, mit der Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Investitionen überprüfen und verbessern können, schnell erstellt. Warum das sinnvoll ist und wie Sie ganz einfach selbst eine Vorlage erstellen und eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?
Eine Kosten-Nutzen-Analyse, kurz CBA (cost benefit analysis), ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung. Sie stellt das Verhältnis von Kosten und Nutzen gegenüber, um eine Bewertungsgrundlage für unternehmerische Entscheidungen zu schaffen. So dient eine CBA dazu, die Vor- und Nachteile von Investitionen zu prüfen und finanzielle Risiken abzuschätzen, Maßnahmen zu bewerten und die Nachhaltigkeit von Investitionen zu analysieren. Um eine optimale Übersicht zu erhalten, bietet es sich an, die Kosten-Nutzen-Analyse mit einer Vorlage zu machen.
Der Vorteil hierbei ist, dass Sie alle Faktoren und Auswirkungen, die mit einer Investition zusammenhängen, in nur einer Datenbank bündeln können und so nicht den Überblick verlieren. Denn gerade bei großen Projekten gibt es eine Vielzahl an objektiven, aber auch subjektiven Kriterien, die sich ganz unterschiedlich auf die CBA auswirken. Eine Vorlage hilft Ihnen, all diese Aspekte im Blick zu behalten.
Profitieren Sie von einer Kosten-Nutzen-Analyse. Bildrechte: amazing studio / Adobe Stock
Wo kommt eine Kosten-Nutzen-Analyse zum Einsatz?
Je größer ein Projekt ist, umso größer ist in der Regel auch seine Investitionssumme. Während sich die Kosten einer Investition dabei meist recht einfach ermitteln lassen, ist der konkrete Nutzen wesentlich schwieriger zu identifizieren. Grund dafür ist, dass sich weder der Erfolg noch die Wirkung einer Maßnahme vorab sicher voraussagen und beziffern lassen. Hinzu kommt, dass der Nutzen einer Investition oft einer subjektiven Bewertung der Entscheider unterliegt.
Eine CBA hilft dabei, alle möglichen Faktoren, die sich auf eine unternehmerische Entscheidung auswirken, übersichtlich zu dokumentieren und abteilungsübergreifend, objektiv und neutral zu bewerten. Dabei ist es von Vorteil, auf eine Datenbank zu setzen. Denn wer seine Kosten-Nutzen-Analyse mit einer Vorlage erstellt, ermöglicht es allen Beteiligten, auf der gleichen Basis zu arbeiten. So gehen keine Daten verloren, wichtige Aspekte werden nicht übersehen und zusätzliche Faktoren, die andere Abteilungen als relevant erachten, lassen sich einfach ergänzen.
Anwendungsfälle für eine CBA
Im Grunde passt eine Kosten-Nutzen-Analyse immer, wenn größere finanzielle Investitionen geplant sind. Besonders eignet sie sich, wenn Sie zum Beispiel
- Ihre IT-Ausstattung modernisieren möchten
- Umbaumaßnahmen für Ihren Betrieb planen
- Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeiter anbieten
- neue Fertigungsverfahren implementieren möchten
- neue betriebswirtschaftliche Prozesse einführen
- Ihre Fahrzeugflotte vergrößern möchten
Ein Mitarbeiter führt eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Bildrechte: Andrey Popov / Adobe Stock
Diese Vorteile verschafft Ihnen eine Kosten-Nutzen-Analyse
Generell gilt es, zwischen zwei Arten von Vorteilen zu unterscheiden: Denn der Nutzen einer Investition kann sowohl materielle als auch immaterielle Vorteile haben. So gehören zum Beispiel neben einem gesteigerten Umsatz und einem größeren Gewinn auch die wachsende Mitarbeiterzufriedenheit, eine verbesserte Servicequalität oder der Abbau von Überstunden zu den Pluspunkten, die sich mit einer Investition erreichen lassen. Und genau das können Sie mit einer Kosten-Nutzen-Analyse auf Basis einer Vorlage dokumentieren.
Das bedeutet also: Wenn Sie auf die Bewertung unternehmerischer Entscheidungen mit einer Kosten-Nutzen-Analyse setzen, haben Sie alle Faktoren, die Ihre Entscheidung beeinflussen, auf einen Blick verfügbar. So lassen sich auch kleine Stellschrauben optimal nutzen, um unnötige Maßnahmen zu identifizieren sowie die passenden Investitionen auszuspielen.
Das sollte eine Kosten-Nutzen-Analyse beinhalten
Welche Aspekte am Ende in der Vorlage für Ihre Kosten-Nutzen-Analysen enthalten sind, hängt immer von der Branche ab, in der sie zum Einsatz kommt. Denn je nach Unternehmen gelten unterschiedliche Parameter, die sich auf die Kosten und den Nutzen einer jeden Maßnahme auswirken. Eine Blaupause, die sich auf alle Fälle anwenden lässt, gibt es deswegen nicht. Vielmehr sind es ganz individuelle Faktoren, die sich von Projekt zu Projekt unterscheiden.
Was jedoch für jede Kosten-Nutzen-Analyse gilt, sind fünf grundlegende Punkte, die Sie vor dem Ausfüllen Ihrer Vorlage klären sollten:
- Die Durchführung – wer kann die Analyse neutral und objektiv vornehmen?
- Die Entscheidungsgewalt – wer legt am Ende fest, welche Maßnahmen zum Einsatz kommen?
- Die Faktorendefinition – welche Faktoren sind für die Kosten-Nutzen-Analyse relevant?
- Die Dauer – über welchen Zeitraum wollen Sie Kosten und Nutzen der Investition betrachten?
- Die Ziele – was wollen Sie mit der Investition erreichen?
Sind diese fünf Punkte geklärt, können Sie die Vorlage für Ihre Analyse erstellen.
Beispiel: CBA in der Personalqualifizierung
Wie eine Kosten-Nutzen-Analyse im Personalbereich aussehen kann und welche Faktoren eine Vorlage in diesem Fall enthalten soll, zeigt das folgende Beispiel:
Das Möbelhaus „Gemütlich Wohnen“ beschäftigt insgesamt zehn Kundenberater und Service-Mitarbeiter für seinen stationären Einzelhandel und für seinen Online-Shop, den es kürzlich eröffnet hat. Um den Kundenservice und die Zufriedenheit der Kunden zu verbessern, möchten die Inhaber ihre zehn Mitarbeiter zu einem zweitägigen Kommunikationstraining schicken. Das bedeutet einfach gesagt: Zwei Tage muss das Möbelhaus schließen, zwei Tage können die Mitarbeiter keinen Umsatz erwirtschaften, verursachen aber zusätzliche Kosten.
Demgegenüber steht der Gewinn, den diese Weiterbildungsmaßnahme bringen könnte. Die genauen Kosten für die Weiterbildung, also Lehrgangsgebühr, Übernachtung, Fahrt und Verdienstausfall, sind den Geschäftsinhabern bekannt. Und auch für den erwarteten Nutzen in Form von verbesserten Arbeitsabläufen und gesteigertem Umsatz haben sie eine Zahl für die Zukunft definiert. Um nun bewerten zu können, ob diese Investition sich lohnt, erstellen die Geschäftsinhaber folgende Kosten-Nutzen-Analyse:
| Aufwandsfaktor | Kosten | Nutzenfaktor | Erwarteter Nutzen |
|---|---|---|---|
| Lehrgangsgebühr | 2.500 € | verbesserte Arbeitsabläufe | 3.300 € |
| Reisekosten | 1.500 € | gesteigerter Umsatz | 16.000 € |
| Übernachtung | 1.650 € | ||
| Verdienstausfall | 2.200 € | ||
| Gesamtkosten | Gesamtnutzen | ||
| 7.850 € | 19.300 € |
Durch die CBA können die Geschäftsinhaber die Gesamtkosten von 7.850 Euro dem erwarteten Gesamtnutzen von über 19.000 Euro gegenüberstellen. So sehen sie, dass sich die geplante Investition langfristig lohnen würde.
Besondere Formen der CBA
Neben der klassischen Kosten-Nutzen-Analyse gibt es noch weitere Formen und Methoden, um die Wirtschaftlichkeit von Projekten zu beziffern und den effizienten Einsatz finanzieller Ressourcen sicherzustellen.
- Kosten-Minimierungs-Studien / Cost-Minimization Studies:
Hier evaluieren Sie die Kosten verschiedener Methoden (z. B. Behandlungen im Gesundheitswesen) und vergleichen diese miteinander. Dabei muss jede Methode ein vergleichbares Ergebnis (z. B. vollständige Genesung) erzielen. Die günstigste Methode gewinnt. - Kosten-Wirksamkeits-Analyse / Cost-Effectiveness Analysis:
Dies ist ein Instrument, um die Wirtschaftlichkeit von Projekten zu beurteilen, deren Nutzen nicht monetär gemessen werden kann (z. B. gerettete Menschenleben, zufriedene Kunden, verbesserte Umweltqualität). Als Ergebnis erhält man einen Quotienten der Kosten bzw. Geldeinheiten geteilt durch den Nutzen bzw. die Outcome-Einheiten. - Kosten-Nutzwert-Analyse / Cost-Utility Analysis:
Diese Analyse gehört zu den qualitativen, nicht-monetären Methoden der Entscheidungstheorie. Dabei können Sie auch komplexe Sachverhalte bewerten und das Risiko von Fehlentscheidungen minimieren, indem Sie nicht monetär messbare Faktoren wie die Steigerung der Qualität einbeziehen.
Hier finden Sie eine passende Vorlage
Ihre Kosten-Nutzen-Analyse können Sie zwar auch händisch mit simplen Tabellen durchführen, bequemer geht es aber mit einer intelligenten Datenbank, die mit Formeln und Verknüpfungen automatisch die gewünschten Werte errechnet.
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