Gestionar proyectos y tareas requiere mucha competencia y talento organizativo. No todo el mundo es capaz de coordinar adecuadamente los proyectos con su personal y repartir la demanda de forma equitativa, pero razonable. Además de estas habilidades, una buena herramienta de gestión de proyectos es absolutamente imprescindible. Sin ella, se puede perder rápidamente la visión de conjunto, las tareas no se completan a tiempo y todo el proyecto corre peligro. Con SeaTable, ofrecemos una herramienta de gestión de tareas perfecta que permite una gestión de proyectos ágil y lleva su proyecto a buen puerto.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos implica la planificación, coordinación, control y seguimiento de los mismos. Un gestor de proyectos debe ser capaz de planificar el alcance de los servicios de los proyectos, evaluar el calendario y también la planificación de los costes, así como planificar los recursos y la financiación del proyecto en el momento oportuno. Hay que minimizar los riesgos y aprovechar las oportunidades de la mejor manera posible para conseguir el máximo rendimiento. Existe incluso una norma DIN que describe los fundamentos y componentes individuales de la gestión de proyectos.
Para que un proyecto tenga éxito, los objetivos deben formularse con mucha claridad, de modo que las tareas se planifiquen con precisión y los empleados estén suficientemente informados. Esto requiere una gestión precisa de las tareas. Durante el transcurso del proyecto, hay que garantizar siempre el control de calidad para que no se produzcan errores y se garantice que el proyecto se desarrolla de acuerdo con los objetivos. Al final del proyecto, siempre debe realizarse una evaluación para registrar los éxitos y aprovechar el potencial de mejora.
¿Cuáles son los métodos?
Hay muchos enfoques diferentes de la gestión de proyectos, que difieren tanto en la estructura de la gestión de tareas como en la forma de trabajar en general. La elección del mejor método depende totalmente del proyecto, del equipo y de la empresa: Scrum, por ejemplo, no es necesariamente óptimo para todos los casos de uso.
1. estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo es uno de los métodos clásicos en el que el proyecto se divide en diferentes paquetes de trabajo, como el desarrollo y diseño de un logotipo para una nueva marca. Esto ofrece la ventaja de que todas las tareas y responsabilidades están definidas desde el principio. Las estructuras están claras y el primer paso puede darse inmediatamente.
2. scrum
El método Scrum se utiliza para proyectos especialmente complejos en los que no se han determinado todas las tareas al principio. En estos casos, se necesitan métodos de trabajo ágiles y flexibles para planificar y ejecutar de nuevo el progreso del proyecto cada semana. Así, el trabajo se realiza en un ciclo repetitivo y cada semana se presentan nuevos resultados, a partir de los cuales se continúa trabajando.
3. kanban
Seguro que ya ha oído hablar de él. Este método funciona especialmente con la visualización de tareas y, por lo tanto, es bastante popular en la gestión de tareas. En este tipo de gestión de tareas, las tareas se desplazan de una columna a otra en un tablero visual en forma de tarjetas Kanban, principalmente de "Abierto" a "Haciendo" y a "Hecho".
Puede ver que los métodos difieren en su enfoque y que algunos pueden ser más adecuados para su proyecto que otros. En todos los casos, sin embargo, necesita una herramienta de gestión de tareas que le apoye en todas las áreas de trabajo para completar con éxito su proyecto. Hay muchos proveedores diferentes para ello, todos con sus ventajas e inconvenientes. SeaTable tiene la ventaja decisiva de que, además de la gestión de proyectos como software flexible, puede abarcar todos los demás procesos, como el registro del tiempo de trabajo, el CRM o la planificación de talleres, gracias a sus versátiles funciones.
Como herramienta de gestión de proyectos, SeaTable es muy flexible y puede adaptarse a todas sus necesidades individuales. Con SeaTable, implicará a su personal en el proyecto, simplificará los procesos de trabajo y comunicación y estructurará su proyecto de principio a fin con la ayuda de asignaciones y descripciones de tareas claras.
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Gestión integral de tareas en pocos pasos
SeaTable es una solución de hoja de cálculo flexible que le permite personalizar la gestión de sus proyectos. Hemos construido nuestra base con toda la información importante que se necesita para un proyecto, como los deberes, la persona responsable, el plazo, la fecha de inicio y los documentos importantes. Se pueden utilizar diferentes tipos de columnas para personalizar y especificar las entradas. Así, puede crear una nueva línea para cada tarea que surja e introducir la tarea en detalle. Este proceso es comparable a la creación de un ticket tal y como existe en algunos sistemas.
Casi todos los tipos de columnas pueden utilizarse para una estructuración y evaluación más detalladas. Para una mejor visión de conjunto y clasificación de las tareas, se realizó una doble agrupación por categoría y área de tareas en la tabla "Campaña publicitaria en TV" y una agrupación por área de tareas y prioridad en el proyecto paralelo "Revista de marca". No obstante, las tablas de gestión de tareas también podrían agruparse por empleado o plazo, tal y como usted necesite los datos en cada momento.
Gestión de proyectos en tiempo real
La base para la gestión de tareas puede utilizarse completamente como base de trabajo en la que se pueden compartir archivos entre sí, ya que SeaTable también funciona como base de datos. Todos los documentos e imágenes que se cargan allí se almacenan en calidad original y pueden descargarse para ser editados por cualquier persona autorizada. Al tratarse de una base de datos en línea, todos los cambios y el progreso del trabajo también se sincronizan en tiempo real para que todos estén siempre al día.
La comunicación del equipo en un solo lugar
SeaTable permite la comunicación directa dentro de las mesas, eliminando la necesidad de comunicación por correo electrónico fuera de Base. Al abrir una fila, se puede añadir personal a la discusión en el campo de comentarios de la derecha y se pueden enviar comentarios, preguntas o reacciones. De este modo, todos saben exactamente a qué tarea se refiere una pregunta y la comunicación es transparente, sincrónica y rastreable.
Gestión de tareas con el tablero Kanban
Para una mejor visualización y un manejo más sencillo de la gestión de tareas, el plugin Kanban es justo lo que necesita. El plugin integrado funciona como todas las herramientas habituales de gestión de proyectos Kanban y permite mover las tareas de un lado a otro en forma de tarjetas basadas en diferentes categorías de clasificación, como el estado. Cuando una tarea está hecha, la persona responsable puede simplemente mover la tarjeta de "haciendo" a "hecho" y la tarea se marca como hecha.
También son concebibles otras categorizaciones, como por ejemplo según paquetes de tareas superiores, por ejemplo el diseño de un sitio web. Esta forma de trabajar es mucho más fácil para muchos, ya que las tareas están claramente estructuradas y visualizadas. Esto también ayuda a poder evaluar un proyecto y el esfuerzo que supone en términos reales. Por ello, estas herramientas son muy populares, sobre todo entre los equipos o empresas más pequeños.
Vistas individuales para cada empleado
Para los tableros individuales de su personal, deben crearse vistas separadas de antemano. Esto se hace fácilmente estableciendo un filtro en el que la columna "Responsable" debe contener el nombre de un miembro concreto de la plantilla ("Responsable tiene cualquiera de XY"). Esto hace que todos los demás compañeros desaparezcan de la vista y sólo se muestren las tareas de ese empleado. Esta función está incluida en todas las licencias y ofrece infinitas posibilidades de diseño. Si desea crear una vista con sólo las tareas abiertas, por ejemplo, la función de filtro es "Estado no realizado".
Las innumerables opciones de filtrado ofrecen una visión muy individualizada de la gestión de sus tareas y puede adoptar una perspectiva diferente en cualquier momento. Lo bueno es que los diferentes puntos de vista son completamente independientes entre sí en su presentación. Un filtro en la vista A no influye en la visualización en la vista B. Sin embargo, el cambio de datos siempre se ejecuta de forma sincronizada y se implementa inmediatamente en todas las vistas.
Si las vistas de nuestra plantilla de gestión de tareas son realmente sólo para ser vistas por el empleado respectivo, pueden ser compartidas con todos individualmente - esto significa que sólo la persona compartida también tiene acceso a esta vista (esto es parte de los paquetes de pago Plus y Enterprise). Otras personas no ven este punto de vista. Sin embargo, esto sólo funciona si la Base no se comparte en un entorno común.
Vigila siempre la hora: Con la línea de tiempo y el calendario
El complemento de la línea de tiempo es una gran ayuda para visualizar el tiempo de toda la gestión de tareas. Con ella, puedes ver de un vistazo si sigues con tu planificación de tiempo o si algunas tareas ya están atrasadas. Al establecer la fecha de inicio y la fecha límite de la tarea, ésta se puede visualizar perfectamente en la línea de tiempo. Defina qué otra información debe mostrarse, como la persona responsable, el plazo exacto o las tareas pendientes.
Para las vistas individuales del personal, se crean por adelantado sus propias vistas para cada miembro del personal. De esta manera, cada uno ve sus propias tareas en su propia línea de tiempo y sabe cuánto tiempo queda para las tareas individuales. También puede ver el grado de ocupación de sus empleados al planificar las tareas y puede reprogramarlas si la carga de trabajo se distribuye de forma desigual.
Al igual que el complemento de la línea de tiempo, el complemento del calendario ofrece una visión temporal de todo el proyecto y de todas las fases de planificación de la gestión de tareas, pero totalmente en estilo calendario. La vista por día, semana, mes, año o en su totalidad en la vista de la agenda permite ver día a día los pasos del proyecto y muestra en qué día hay que hacer. Aquí también es posible la creación de tableros personales de personal sin ningún problema en función de las vistas creadas.
Reciba automáticamente todos los avances del proyecto
Las notificaciones automáticas son muy importantes para que todos los empleados estén siempre al día de sus tareas y de la gestión de las mismas. Por lo tanto, ya no es necesario comprobar obligatoriamente la base para ver si hay novedades. En nuestra plantilla, hemos establecido una regla de notificación que se activa con los cambios en la columna "Responsable". Cuando se asigna una tarea a un empleado, éste recibe una notificación directa y automáticamente.
Si es necesario obtener información de un colega o del supervisor, basta con asignar la tarea a esta persona; de nuevo, la regla se activa automáticamente y se informa a la persona responsable. Esto elimina la necesidad de enviar correos electrónicos con consultas, comentarios o instrucciones de trabajo. Una vez procesada, la tarea se devuelve a la persona correspondiente para que continúe el flujo de trabajo.
Los comentarios dentro de una línea utilizando la función de comentario también activan una notificación automática para que las personas mencionadas sean informadas directamente. Si lo desea, puede crear sus propias reglas, por ejemplo, cuando las tareas cambian al estado "Hecho" para estar al tanto del progreso del proyecto. También hemos establecido una regla de notificación en la gestión de tareas que te recuerda periódicamente los próximos plazos, para que todas las tareas se terminen a tiempo.
La gestión de tareas es más fácil que nunca
Con SeaTable, la gestión de las tareas se convierte en un cambio de juego eficaz y que ahorra tiempo en sus proyectos. Para utilizar nuestra plantilla, haga clic aquí. Como software de hoja de cálculo y base de datos, SeaTable va mucho más allá de la introducción de datos: estructurar, clasificar, delegar, discutir, organizar, planificar, ejecutar y finalizar: todo esto y más es posible con SeaTable.
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