Kontaktdatenerfassung für die Corona-Nachverfolgung in der Gastronomie

Die Kontaktdatenerfassung in der Gastronomie für die Nachverfolgung von Covid19-Infektionsketten ist eine zentrale Komponente des Maßnahmenpakets, um die Ausbreitung des neuartigen Corona-Virus einzudämmen. Mit unserem Guest Registration Template erhalten Sie eine einfache, digitale Lösung, um die mühsame Zettelwirtschaft bei der Corona-Kontaktdatenerfassung zu beenden: Statt auf Papier trägt der Gast seine Kontaktdaten in ein Webformular auf seinem Smartphone ein. Um das Webformular zu öffnen, muss Ihr Gast nur einen QR-Code mit der Handykamera einscannen. Die Speicherung der Kontaktinformationen erfolgt in einem deutschen Rechenzentrum und Sie können die Eingabe der Kontaktdaten in Echtzeit über Ihr SeaTable Kundenkonto verfolgen. Starten Sie jetzt kostenlos mit der All-in-one Lösung für die Erfassung der Kontaktdaten in Restaurants, Bars und Cafés!

Digitale Kontaktdatenerfassung: hygienisch, flexibel, unkompliziert

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Mit SeaTable benötigen Sie für die Gästeregistrierung keine Stifte, keine Zettel und auch kein Belegarchiv mehr. Die Gäste erfassen ihre Kontaktdaten einfach und bequem auf Displays ihrer eigenen Handys. Ihre Gäste scannen dazu einen QR-Code und tragen in dem sich öffnenden Webformular Namen, Anschrift und weitere Kontaktdaten ein. Ebenfalls abgefragt werden Ankunftszeit, Aufenthaltsdauer und Sitzplatz. Gäste mit Begleitpersonen können deren Namen mitangeben. Das lästige Ausfüllen mehrerer Formulare entfällt. Klingt gut? Der Aufwand für Sie ist minimal!

Ihre primäre Aufgabe ist es dafür Sorge zu tragen, dass die Gäste den QR-Code einscannen können. Unser Vorschlag: Drucken Sie ihn auf Tischkarten oder kopieren Sie ihn auf ein Beiblatt Ihrer Speisekarte. Der QR-Code selbst wird in SeaTable erzeugt. Sie müssen ihn nur herunterladen und im Dokument einfügen. Ansonsten müssen Sie in Vorbereitung nur kleinere Anpassungen am Webformular vornehmen, so z.B. die Tischnummern im dazugehörigen Auswahlfeld anpassen und den Firmennamen in den Datenschutzhinweisen ergänzen.

Alle eingegebenen Kundendaten werden in einer Online Tabelle von SeaTable gespeichert. Sie haben via Computer oder Tablett Vollzugriff auf die gespeicherten Kontaktdaten und können alle Einträge überprüfen. Hat ein Gast keine oder offensichtlich falsche Angaben gemacht, haben Sie die Möglichkeit zu intervenieren. Ist die Tischnummer oder eine andere Information falsch eingetragen, können Sie die Daten korrigieren.

Einfache Auswertung der Kontaktdaten

Die Online Tabelle in SeaTable enthält nicht nur das Webformular, sondern auch drei vordefinierte Ansichten, um die Auswertungen der Kontaktdaten kinderleicht zu machen. Sie wechseln zwischen den Ansichten mit einem Klick auf den Ansichtsnamen oben links in der Ecke.

In der Standard-Ansicht All registrations finden Sie auf einen Blick alle Kontaktdaten, die Ihre Gäste hinterlassen haben und die in Ihrem Kundenkonto gespeichert sind. Über die Ansicht Today sehen Sie nur die Kontaktdaten der heutigen Gäste. Über diese Ansicht ist es ganz einfach, die laufenden Gästeregistrierungen zu überwachen. Die Ansicht To delete dient dazu, Alteinträge nach Ablauf der vorgeschriebenen Speicherfrist schnell und einfach zu löschen. Wählen Sie diese Ansicht, um alle Kontaktdaten anzeigen zu lassen, die älter als vier Wochen sind. Damit erfüllen Sie die Datenschutzanforderungen, die Sie trotz Pandemiesituation natürlich einhalten müssen.

Contact data registration with SeaTable

Wenn Sie die bestehenden Ansichten anpassen oder andere Auswertungen ausführen wollen, dann stehen Ihnen dafür SeaTables komfortable Gruppierungs-, Sortierungs- und Filterfunktionen zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise die Vorhaltefrist der Kontaktdaten in der Ansicht To delete aufgrund abweichender Vorschriften in Ihrem Bundesland ändern wollen, dann passen Sie den Filter in der Ansicht einfach an. Sie werden erstaunt sein, wie leicht sich SeaTable an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. So können Sie dem Webformular auch weitere Felder hinzufügen und damit zusätzliche Informationen von Ihren Gästen erfassen.

Digitalisierung der Erhebung der Corona-Kontaktdaten

Ihre Daten werden in Ihrem SeaTable Benutzerkonto gespeichert. Ein solches müssen Sie als erstes anlegen. Die gute Nachricht: Für 2.500 Kontaktdatensätze ist das Konto kostenlos. Damit sollten auch größere Etablissements auskommen. Vergessen Sie nicht: Nach der Speicherfrist sind alte Datensätze zu löschen!

Folgen Sie den 5 Schritten und Sie sind in wenigen Minuten startklar!

5 Schritte zur Kontaktdatenerfassung mit SeaTable

Viele weitere praktische Funktionen

SeaTable kann Sie nicht nur für bei der Erfassung von Gäste-Kontaktdaten in Pandemiezeiten unterstützen! Erfahren Sie mehr über die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit einer Umfrage via Webformular (wie hier bei der Erfassung der Corona-Kontaktdaten). Planen Sie die Arbeits- und Einsatzzeiten Ihrer Mitarbeiter und stellen Sie die Pläne Ihren Mitarbeitern online zur Verfügung. Legen Sie Einkaufslisten an, die aus dem Betrieb wie unterwegs über das Handy erreichbar sind. Koordinieren Sie Ihre Tischreservierungen und organisieren Sie Veranstaltungen. Erfassen Sie die Kontaktdaten Ihrer Stammgäste, um diese über aktuelle News auf dem Laufenden zu halten. Welcher Gast freut sich nicht über eine kleine Aufmerksamkeit am Geburtstag oder Weihnachten.

Für diese und viele weitere Aufgabenstellungen gibt es fertige Templates, mit denen Sie sofort und ohne Mühe loslegen können. Mit SeaTable haben Sie einen Ozean voller Möglichkeiten.