Wie Sie schneller und einfacher neue Mitarbeiter finden
Beschwerliche Bewerberrekrutierung – Einer Umfrage des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) zufolge ist die Bereitschaft für einen Unternehmenswechsel bei Mitarbeitern deutlich gesunken.
Unser kostenloses Bewerbermanagement-Template ermöglicht Ihnen ein übersichtliches und strukturiertes Bewerbermanagement mit überschaubarem Aufwand, damit Sie als Personaler bei der Verwaltung ihrer Bewerbungen entlastet werden und ihren Fokus voll und ganz auf die aufwändige und herausfordernde Personalsuche legen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Recruitingprozess mit unserer kostenlosen Vorlage effizient gestalten können.
Inhaltsverzeichnis
Verbessern Sie Ihre Recruitingprozesse
Vielen Personalabteilungen fehlt ein geeignetes Tool, um Recruitingprozesse effizient zu gestalten. Dabei liegen die Anforderungen klar auf der Hand: Das Wichtigste ist die lückenlose Erfassung sämtlicher Informationen über den Bewerber inkl. Dokumenten wie Lebenslauf oder Bewerbungsschreiben. Auch die jeweiligen Bewerbergespräche sollen Sie mühelos organisieren und Notizen dazu machen können. Zu guter Letzt müssen alle, die am Personalauswahlprozess beteiligt sind, jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. Nur so können Sie die Bewertung und Evaluierung der Kandidaten sowie die Nachverfolgung der Interviews zuverlässig gewährleisten.
Vor allem bei der Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten ist ein kollaborativ genutztes Tool die Voraussetzung für einen effizienten Recruitingprozess. Welche Vorteile Ihnen unser SeaTable Bewerbermanagement-Template gegenüber einem herkömmlichen Excel Sheet oder teuren, unflexiblen Branchenlösungen wie Recruitee bietet, erfahren Sie in diesem Artikel.
Von der Bewerbung bis zur Einstellung
Jedes aufstrebende Unternehmen braucht neue Mitarbeiter und als Arbeitgeber müssen Sie diese finden, kennenlernen und von sich überzeugen. Zu jedem Recruitingprozess gehören somit immer die folgenden Schritte – unabhängig davon, wie klein oder große Ihr Unternehmen ist.
- Veröffentlichung der freien Stelle
- Sichtung und Beurteilung der Bewerbungen
- Ein oder mehrere Interviews mit dem Bewerber
- Dokumentation und Bewertung dieser Interviews
- Entscheidung über die Einstellung
- Folgeaktivitäten wie Arbeitsvertrag und Onboarding
Unser Template Bewerbermanagement unterstützt all diese Prozessschritte und hilft Ihnen, einen strukturierten und gleichzeitig flexiblen Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren.
Alles beginnt mit der Stellenbeschreibung
Erfassen Sie alle Ihre aktuellen Stellenbeschreibungen
In der Tabelle Job Positions erfassen Sie Ihre offenen Stellen. Unser Template beinhaltet bereits Spalten für die Art des Jobs, den Einsatzort, die Arbeitsstunden, eine Beschreibung der Tätigkeiten sowie welches Vorwissen notwendig ist. Diese Tabelle können Sie um beliebig viele weitere Spalten ergänzen, wenn Sie mehr Informationen zu Ihrer Stellenbeschreibung erfassen wollen. Um nun die Jobbeschreibungen aus dieser Tabelle auf Ihre Webseite zu bringen, stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen. Neben dem offensichtlichen Anlegen eigener Job-Seiten können Sie auch die SeaTable API verwenden, um die Jobseiten dynamisch zu erzeugen. Die Jobs-Seite von SeaTable wird mit nur wenigen Zeilen PHP-Code dynamisch aus der Ansicht published job positions erzeugt. Alternativ können Sie auch mithilfe eines Automatisierungsdienstes wie Zapier, Integromat oder n8n Ihre Stellenbeschreibungen auf Facebook oder anderen Social-Media-Kanälen veröffentlichen.
Mit den erweiterten Berechtigungen von SeaTable Plus und Enterprise können Sie sogar genau festlegen, welcher Mitarbeiter welche Änderungen vornehmen darf. So können Sie z.B. festlegen, dass nur Mitarbeiter aus der Personalabteilung neue Jobpositionen veröffentlichen oder die Stellenbeschreibung anpassen dürfen.
PHP-Code zum Erzeugen der Webseite mit den Stellenbeschreibungen
Auf der Suche nach Bewerbern
Formular für Bewerber
Die Tabelle Applicants umfasst alle Ihre Bewerber. Diese müssen Sie nicht manuell eingeben, wenn die Bewerbung über ein von SeaTable erzeugtes Webformular erfolgt. Dieses verlinken Sie direkt auf Ihrer Webseite oder veröffentlichen es auf Ihren Social-Media-Kanälen. Obwohl der Link zum Bewerbungsformular immer der gleiche ist, können sich Bewerber immer nur auf die aktuell ausgeschriebenen Positionen bewerben. Möglich wird dies durch eine Verknüpfung des Webformulars mit einer gefilterten Ansicht der Tabelle Job Positions. Sobald ein Bewerber seine Daten eingegeben hat, erscheinen diese sofort in Ihrer Tabelle. Gleichzeitig kann SeaTable einen Mitarbeiter aus Ihrer Personalabteilung per E-Mail über die neue Bewerbung informieren. Dieser ordnet der Bewerbung dann einen Verantwortlichen zu, der den Recruitingprozess und die Interviewtermine übernimmt.
Tabelle mit allen Bewerbern
Die Tabelle ist gruppiert nach der aktuellen Bewerbungsphase der Kandidaten und beinhaltet alle Informationen rund um die Bewerber. Sie sehen, wann bereits Interviews stattgefunden haben und welche Bewertung die Kandidaten erhalten haben. Mit dieser Tabelle und dem Kanban-Board behalten Sie stets den Überblick über alle laufenden Recruitingprozesse. Sie möchten die Liste auf einzelne Jobs eingrenzen? Legen Sie einfach eine neue Ansicht mit einem entsprechenden Filter an, um nur Bewerber für eine einzelne Stelle zu sehen.
Kanban-Darstellung aller Bewerber
Mit Interviews durch den Recruitingprozess und zum perfekten Kandidaten
Die Planung der Termine erfolgt stets durch einen HR-Verantwortlichen. Dieser hat im Tabellenblatt “Interviews” die Übersicht über alle Gesprächstermine und kann einen Interview-Partner auswählen, der direkt per Mail über das bevorstehende Interview benachrichtigt wird. Hierfür muss lediglich die Ansicht “Interviews per employee” an die entsprechenden Mitarbeiter freigegeben werden und die User-ID im Konto der Mitarbeiter hinterlegt sein. Der große Vorteil besteht dabei darin, dass der Angestellte nur die an ihn individuell freigegebenen Termine und Daten einsehen kann und somit im Recruitingprozess eine komplette Trennung zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern vorliegt. Der Datenschutz ist somit voll gegeben und durch die individuellen Ansichten garantiert.
Geplante und durchgeführte Interviews
Die Universelle App ist dabei besonders für die Mitarbeiter von Vorteil. Der Angestellte kann in seiner individuellen Kalenderansicht zusätzlich sehen, an welchen Tagen er bereits für ein Interview eingeplant ist. Auf der App-Seite “Feedback Interview” steht den Mitarbeitern zudem eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, Gesprächsnotizen und Ratings zu den einzelnen Gesprächen zu erfassen.
Wenn Sie Ihren Recruitingprozess weiter automatisieren wollen, wäre der Einsatz von Calendly und Zapier eine Überlegung wert.
Eine feste Struktur für einen optimalen Recruitingprozess
Nach den Interviews folgt die Bewertungsphase, bei der Sie mit Ihren Kollegen zu einer Entscheidung über den Kandidaten kommen müssen. Die Grundlage dafür bilden sämtliche Notizen und Informationen über den Bewerber, die Sie zentral in SeaTable gesammelt haben. Diskussionen im Team können Sie entweder über die Kommentarfunktion in der Zeile des Bewerbers führen oder über das Freitext-Feld Tasks festhalten. Am Ende steht die Entscheidung fest und Sie wollen den Bewerber entweder einstellen oder ihm eine Absage erteilen. Egal, für was Sie sich entscheiden: Sie können jederzeit nachvollziehen, wie es zu dieser Entscheidung gekommen ist und wann sich wer bei Ihnen beworben hat.
Effiziente Recruitingprozesse mit unserem SeaTable Bewerbermanagement-Template
Im Gegensatz zu Excel bietet unser SeaTable Bewerbermanagement-Template flexible Möglichkeiten, Ihren Recruitingprozess effizienter und kollaborativer zu gestalten. Hierbei ist es egal, ob Sie ein kleines Unternehmen haben und Ihr Team erweitern möchten oder ob Sie einen Recruitingprozess mit mehreren Hundert Bewerbern durchführen. Mit SeaTable geben wir Ihnen ein leistungsstarkes HR-Management-Tool an die Hand, welches Sie ganz einfach auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Sie haben erfolgreich neue Mitarbeiter eingestellt? Schauen Sie sich doch auch einmal unser Template für ein erfolgreiches Onboarding Ihrer neu gewonnenen Mitarbeiter an!
