6 Tipps zu mehr Produktivität in Ihrem Remote-Team

Covid-19 zwingt uns nun seit über einem Jahr dazu, von zu Hause aus zu arbeiten. Die meisten Unternehmen ergreifen Maßnahmen, die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen und organisieren neben Homeoffice Möglichkeiten auch Online-Seminare oder sonstige Veranstaltungen für Ihre Mitarbeiter. Doch: Langsam vermissen Sie selbst den nervigsten Kollegen und der Plausch an der Kaffeemaschine fehlt Ihnen auch.

Mit einem fast ausschließlich remote arbeitenden Team ist es manchmal schwierig, up-to-date zu bleiben und die Produktivität leidet auch nicht selten darunter. Zum Glück gibt es da eine Methode, die Ihnen helfen könnte, Ihre Produktivität zurück zu gewinnen. Mit täglichen Stand-Ups verbessern Sie die Produktivität Ihres Teams im Handumdrehen.

Was ist überhaupt ein Stand-up?

Nein, wir reden hier nicht von einer Comedy Show. Wobei, manche Meetings kommen da schon ganz schön nah ran, wenn wir mal ehrlich sind. Aber nein. Ein tägliches Stand-up-Meeting ist eine kurze Besprechung, die das gesamte Team updaten soll, und ja, ganz richtig, es sollte im Stehen abgehalten werden. Denn wenn man steht, ist es wahrscheinlicher, das Meeting auch wirklich kurz zu halten, statt es unnötig in die Länge zu ziehen.

Die ideale Länge für ein kurzes Remote Teamupdate beträgt 15 Minuten. Natürlich ist es schwieriger, ein Remote Team zum Stehen zu bringen, wenn Sie jedoch den Grund dafür erklären, findet bestimmt jeder eine Lösung wie er auch in einer Video-Konferenz 15 Minuten stehen kann, ohne dass ausschließlich seine Körpermitte zu sehen ist. Und nicht zu vergessen: Arbeiten im Stehen ist gesund für den Rücken. So wird nicht nur die Produktivität gestärkt, sondern auch eine ergonomische Arbeitsweise in den Tag eingebaut.

Vorteile des Remote-Stand-Ups auf einen Blick

Die Vorteile eines im Stehen abgehaltenen Meetings liegen auf der Hand. Es sollte…

  • schnell (max. 15 Minuten)
  • effizient (kein Smalltalk)
  • produktiv (nur Punkte auf der Tagesordnung abarbeiten)
  • kooperativ (Teamaustausch, kein Berichten an den Chef)
  • vorbereitet (machen Sie sich im Voraus darüber Gedanken, was Sie sagen wollen)

… sein.

Langwierige Meetings, die abschrecken und überwältigen, gehören damit der Vergangenheit an. Stand-ups können Ihrem Team hingegen helfen, up-to-date zu bleiben und ein nützlicher Bestandteil des Arbeitsalltags werden.

6 Tipps zur Steigerung der Produktivität von Remote-Teams mit täglichen Stand-ups

Ziele gemeinsam festlegen

Der häufigste Grund für Meetings, die sich unnötig in die Länge ziehen, ist, dass nicht jeder genau weiß, um was es eigentlich geht. So erscheint jeder unvorbereitet, was die Produktivität deutlich leiden lässt. Es ist wichtig, gemeinsam festzulegen, was der Sinn und Zweck des Meetings ist und um was es genau gehen soll. Dafür haben wir Ihnen 3 Leitfragen für ein Remote Stand-up Meeting mitgebracht, auf die sich jedes Teammitglied vorbereiten kann und sollte:

  1. Was haben Sie seit dem letzten Treffen erreicht?
  2. Woran arbeiten Sie im Moment?
  3. Welche Herausforderungen gibt es und welche Hilfe wird ggf. benötigt?

Die erste Frage sollte ziemlich schnell in 1-3 Sätzen beantwortet werden. Natürlich gibt es Ausnahmen. Wurde ein großes Projekt abgeschlossen, kann man natürlich auch etwas ausführlicher darüber sprechen oder aber darauf verweisen, dies in einem dafür vorgesehenen Meeting zu tun.

Die zweite Frage sollte auch sehr kurz beantwortet werden. Generell wichtig ist hier, dass Sie Ihre Mitarbeiter dazu motivieren, sich kleinere Meilensteine zu setzen, über die Sie dann wöchentlich Berichten können. Ist ein Mitarbeiter zum Beispiel für das Aufziehen Ihrer Social Media Präsenz zuständig, könnte ein kleiner Meilenstein die Einrichtung eines Unternehmenskontos auf jeder Plattform (Twitter, Instagram, LinkedIn, Facebook etc.) sein. Solch kleine Erfolge mit seinen Kollegen zu feiern, motiviert auch, seine eigenen kleinen Fortschritte auf dem Weg zu einem größeren Ziel zu feiern und wertzuschätzen.

Bei der dritten Frage ist Vorsicht geboten. Hier besteht das größte Potenzial längere Gespräche zu führen. Zwar wollen Sie, dass Ihr Team sich gegenseitig Hilfe anbietet, jedoch sollte es bei einem reinen Handzeichen bleiben. So weiß die betroffene Person, an wen Sie sich im Anschluss wenden kann. Diese Leitfragen für ein Stand-up-Meeting können bedeutend zur Steigerung der Produktivität beitragen.

Halten Sie sich an den Zeitplan

Hier haben online Meetings endlich mal einen Vorteil. Wenn es um das pünktliche Erscheinen geht, hat man zu Hause weniger Gründe, zu spät zu kommen, da man sich nicht physisch zu einem Meeting-Raum bewegen muss. Sie sollten generell trotzdem eine Unternehmenskultur etablieren, in der es zum Standard wird, pünktlich (wenn nicht sogar lieber etwas zu früh) zum Meeting zu erscheinen.

Zeit im Blick behalten

Das verspätete Starten von Meetings ist tatsächlich ein sehr häufig angegebener Beschwerdegrund von Mitarbeitern im Allgemeinen. Beschwerden gibt es gleichermaßen über die falsche Zeitplanung eines Meetings. Entweder es dauert viel zu lange oder es wurde zu kurz angesetzt. Beginnen Sie pünktlich und hören Sie auch pünktlich wieder auf – auch wenn jemand zu spät erscheint.

Die Produktivität von Stand-up Meetings liegt in Ihrer Kürze. Halten Sie sich strikt an die 15 Minuten Regel, am Anfang könnte ein Timer helfen, welcher auf 15 Minuten mit einer 3-minütigen Schlummerzeit eingestellt ist. So können Sie einen runden Abschluss finden, sobald der Timer abgelaufen ist.

Respektieren Sie die Zeit aller

Der größte Zeitfresser in Meetings ist, dass viele Menschen auf einmal sprechen wollen. Man vergisst häufig, andere ausreden zu lassen, gerade wenn man zu einem bestimmten Punkt etwas sagen möchte. Produktivität ist etwas anderes. Vor Ort könnte man das Problem ganz einfach lösen, indem man einen Gegenstand auswählt, den immer nur die sprechende Person in der Hand hat. Aber wie lässt sich das online umsetzen? Machen Sie sich die Technologie zunutze!

Eine einfache Lösung wäre zum Beispiel, das Mikrofon immer nur dann anzuschalten, wenn man auch wirklich spricht. Möchte jemand anderes dann etwas sagen, so muss er erst die Hürde überwinden, sich zu entmuten, was ihn daran erinnern wird, dass er noch nicht an der Reihe ist. Zudem kann man bei manchen Anbietern auch eine virtuelle Hand heben. Ist ein Meeting Moderator bestimmt, kann dieser die Personen dann einfach dran nehmen.

Bleiben Sie bei der Sache

Es gibt einige Gründe, warum Personen in Meetings abschweifen und die Produktivität dadurch verloren geht. Rufen wir uns noch einmal die Fragen, welche als Grundgerüst für die Struktur Ihres Meetings dienen, in Erinnerung:

  1. Was haben Sie seit dem letzten Treffen erreicht?
  2. Woran arbeiten Sie im Moment?
  3. Welche Herausforderungen gibt es und welche Hilfe wird ggf. benötigt?

Wie weiter oben bereits erwähnt, birgt Frage 3 das größte Potenzial, in unnötige Einzelgespräche zwischen zwei Personen abzudriften. Machen Sie deutlich, dass eine Hilfestellung nicht darin besteht, sofort zu erläutern, wie genau man helfen kann, sondern dass ein einfaches Handzeichen reicht. Im Anschluss können die betroffenen Personen dann selbstständig ein Einzelgespräch ausmachen.

Gerade wenn man Experte auf dem Gebiet ist und die Lösung einem deshalb einfach und klar erscheint, hat man das Verlangen sofort ausführliche Hilfestellung zu geben. Machen Sie noch einmal klar, dass das Stand-up Meeting wirklich nur dazu da ist, jeden auf den aktuellsten Stand zu bringen. Hilfestellungen betreffen meistens nicht jede Person im Meeting und schränken die Produktivität ein.

Ein weiterer Grund für weniger Produktivität ist Small Talk. Verständlich. Eingesperrt in den eigenen vier Wänden ist es verlockend, aus dem Nähkästchen zu plaudern und einfach mal wieder soziale Kontakt mit den Kollegen zu pflegen. Durch Gespräche über das Wochenende, die Familie oder gute Filme, die man gesehen hat, wird der Zusammenhalt gestärkt und genau das ist auch wichtig und gut. Jedoch ist das Stand-up Meeting einfach nicht der richtige Ort dafür. Eine Lösung bietet der nächste Tipp.

Online Veranstaltungen abseits von Verpflichtungen

Vielleicht ist der Grund für ein vermehrtes Aufkommen von Small-Talk, dass Ihre Mitarbeiter keinen Raum haben, in dem Sie sich abseits der Pflichten treffen können. Dabei beflügelt Small-Talk und steigert die Produktivität im weiteren Verlauf des Tages. Diese Online-Veranstaltungen eignen sich hervorragend für Team-Building:

  1. Gemeinsame Remote Mittagspausen
  2. Gemeinsame Movie Night mit anschließendem Austausch
  3. Quiznight (etwa ein Pub Quiz)
  4. Game Night (mit Spielen wie skribbl.io)
  5. Das gute alte Bingo
  6. Gin oder Wein Tastings
  7. Gemeinsame Yoga Stunde

Das sind nur ein paar Ideen. Solche Online-Veranstaltungen können Sie entweder selbst organisieren oder für überschaubares Budget fertig geplant zum Beispiel hier bestellen.

Halten Sie das Format flexibel

Was für das eine Team funktioniert, muss nicht gleichzeitig für jedes Team funktionieren. Versuchen Sie gemeinsam zu der Lösung zu kommen, die die Produktivität Ihres gesamten Teams steigert. Probieren Sie unterschiedliche Zeiten und Agenden aus und bleiben Sie dabei stets flexibel. Holen Sie sich nach ein paar Wochen Feedback ein und ändern Sie, wenn nötig, Zeit und Rahmen des Meetings noch einmal.

Unsere 6 Tipps fokussieren sich auf die Idee, dass tägliche Stand-ups von 15 Minuten für das gesamte Team funktionieren. Das müssen Sie aber nicht! Vielleicht ist es für Ihre Unternehmen von Vorteil, das Meeting in mehrere separate Meetings aufzuteilen, da Ihr Team besonders groß ist. Vielleicht reichen Ihnen auch 2 Stand-ups pro Woche, um jeden auf den gleichen Stand zu bringen.

Vielleicht stellt sich auch heraus, dass die Stand-ups vor allem in der Entwicklungsphase gut sind, in der Implementierungsphase jedoch eher ablenken und für weniger Produktivität sorgen. Bleiben Sie flexibel und sehen Sie das tägliche Stand-up als großartige Möglichkeit, die Produktivität und den Zusammenhalt Ihres Teams zu steigern.

Stand-ups dokumentieren

Vor allem bei täglichen Meetings kann es passieren, dass öfter der ein oder andere Kollege aufgrund eines anderen Termins fehlt. Lassen Sie ihn wissen, wie er sein Fehlen kommunizieren soll und halten Sie wichtige Informationen an einem Ort fest. So kann der fehlende Teilnehmer im Nachhinein nachlesen, ob etwas für ihn Relevantes passiert ist. Für die Planung und Notizen Ihrer Remote-Meetings haben wir hier schon ein Template bereitgestellt und in diesem Beitrag auch ausführlich erklärt, wie Sie sich selbst ein solches erstellen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Ein ganzes Team remote zu organisieren und dabei eine hohe Produktivität zu gewährleisten, ist eine Herausforderung. Trotz all der technischen Möglichkeiten, die uns zur Verfügung stehen, kann es immer noch schwierig sein, eine kollaborative Umgebung zu erschaffen. Tägliche Stand-ups sind eine tolle Möglichkeit sich gegenseitig auf den neusten Stand zu bringen und sich als Teil eines größeren Ganzen zu fühlen. Probleme werden früh erkannt und das Zugehörigkeitsgefühl wird gesteigert.

Probieren Sie es aus!