Qual a utilidade dos métodos de gestão de projectos? Com a ajuda dos métodos de gestão de projectos, é possível estruturar e controlar um projeto de forma a minimizar os custos, os recursos e o tempo.
Analise connosco as 10 principais para determinar a abordagem correcta para o seu projeto.
Qual é a diferença entre os métodos clássicos e ágeis de gestão de projectos?
A classificação entre métodos de gestão de projectos clássicos e ágeis pode ajudá-lo a fazer uma escolha informada entre os métodos disponíveis mais rapidamente.
Os métodos clássicos de gestão de projectos foram originalmente desenvolvidos para gerir projectos de grande escala e de longa duração. O gestor do projeto define antecipadamente os objectivos e determina quem é responsável pelos pacotes de tarefas individuais. A tónica é colocada na realização do objetivo; não se prevêem alterações.
Os métodos ágeis de gestão de projectos foram acrescentados através de projectos de desenvolvimento de software. Dão prioridade aos benefícios do projeto em detrimento da realização de um objetivo definido. As mudanças são expressamente encorajadas. A distribuição das tarefas baseia-se na auto-organização dos participantes no projeto.
Com os métodos certos, a sua gestão de projectos será bem sucedida. © insta_photos / Adobe Stock
Para além dos métodos clássicos e ágeis, existem também métodos híbridos de gestão de projectos. Por um lado, um método híbrido é um modelo que pode ser utilizado para ambos os tipos de gestão de projectos. Por outro lado, é possível combinar vários métodos clássicos e ágeis para criar uma nova abordagem híbrida.
Como encontrar o método certo para o seu projecto
O método de gestão de projectos mais adequado ao seu projeto depende da complexidade do projeto, dos recursos disponíveis, do calendário e da sua flexibilidade face às mudanças e aos riscos.
Faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Qual o método de gestão de projectos que lhe oferece mais vantagens?
- É possível ter em conta as necessidades das partes interessadas?
- Até que ponto o método de gestão de projectos se enquadra nos seus valores empresariais?
- Como é que o método se harmoniza com os seus processos empresariais?
- Qual é a dimensão do projecto?
- Qual é a complexidade do projeto que espera?
- Quais são os custos associados ao projecto?
- Quais são os riscos que o método de gestão do projeto deve ser capaz de enfrentar?
Depois de responder a todas as perguntas, é altura de escolher o método de gestão de projectos mais adequado.
Estes são os 10 métodos mais populares de gestão de projectos
Vamos agora falar sobre os dez métodos de gestão de projectos mais utilizados. Começamos com três modelos clássicos.
1. modelo de cascata
O modelo em cascata é um método clássico de gestão de projectos que envolve o trabalho em tarefas sequenciais. O nome "modelo em cascata" provém da representação gráfica das sucessivas fases do projeto, normalmente dispostas em cascata, ligeiramente afastadas umas das outras.
O modelo em cascata
Este modelo de gestão de projectos é adequado para projectos com um calendário claro e tarefas que são interdependentes. Como os erros só se tornam visíveis no final do projeto, o modelo em cascata deve ser utilizado principalmente para projectos previsíveis e curtos.
2. PRINCE2
Se optar pelo PRINCE2, receberá um método clássico de gestão de projectos baseado no modelo em cascata. O método foi desenvolvido pelo governo britânico para projectos de TI e significa "Projects In Controlled Environments" (projectos em ambientes controlados).
O PRINCE2 é adequado para projectos grandes e previsíveis. Permite uma gestão de projectos controlada que não deixa nada ao acaso. O projeto é dividido em diferentes fases. Cada uma destas fases tem os seus próprios planos e processos, que podem ser consultados no guia de boas práticas.
3. seis sigma
O Six Sigma é um sistema de gestão para a melhoria de processos e é também um dos 3 principais métodos clássicos de gestão de projectos. Tem-se revelado particularmente bem sucedido nas grandes empresas. Cada processo é aqui mapeado utilizando métodos matemáticos no âmbito do ciclo DMAIC:
- Definir: Qual é o problema do processo que pretende melhorar?
- Medida: Em que medida é que o processo cumpre os requisitos?
- Analisar: Quais são as causas do problema?
- Melhorar: Como se pode resolver o problema?
- Controlo: Como pode monitorizar o novo processo utilizando métodos estatísticos?
Gestão ágil de projectos
Passemos agora aos métodos ágeis de gestão de projectos. A gestão ágil de projectos é particularmente adequada para projectos grandes, imprevisíveis e complexos. O método funciona com hierarquias planas, responsabilidade pessoal dos participantes, processos de feedback regulares e ciclos de implementação que permitem mudanças.
Métodos ágeis de gestão de projectos © Uwe / Adobe Stock
Dois outros métodos de gestão de projectos foram desenvolvidos a partir da gestão ágil de projectos - Kanban e Scrum.
5. kanban
No centro deste método está o chamado quadro Kanban com várias colunas que representam determinadas fases, como "A fazer", "A fazer" e "Feito". Os cartões Kanban com as tarefas começam na coluna "A fazer" e deslocam-se daí para a direita até "Concluído". Pode atribuir prioridades aos cartões de tarefas de modo a influenciar a sequência de processamento.
Em reuniões curtas, os membros da equipa discutem diariamente os progressos, os obstáculos e os sucessos. O método Kanban é, portanto, adequado para projectos que beneficiam de muitos processos regulares de feedback e ciclos de melhoria.
6. scrum
O Scrum é atualmente o método de gestão de projectos ágil mais popular. Baseia-se numa "lista de pendências do produto" a longo prazo, mas flexível. As tarefas são divididas em "sprints". Em cada um dos sprints, desenvolve-se um produto intermédio completo. Tal como no Kanban, as reuniões de feedback ("daily scrums") também se realizam todos os dias. O Scrum também define funções como o "Product Owner" e o "Scrum Master".
O plano de projecto a longo prazo com papéis definidos dá estrutura a um projecto complexo. Além disso, o modelo de projecto deixa espaço para uma acção ágil, razão pela qual se adapta perfeitamente a projectos com factores e riscos imprevisíveis.
Fale com a sua equipa sobre métodos sensatos de gestão de projectos. © sitthiphong / Adobe Stock
A seguir, vejamos os métodos que não podem ser claramente categorizados como clássicos ou ágeis.
7. Análise de tendência de marcos (MTA)
A análise das tendências das etapas pode ser utilizada tanto na gestão tradicional como na gestão ágil de projectos. De todos os métodos de gestão de projectos, a MTA é particularmente adequada para o planeamento de projectos de alto risco.
Monitoriza o progresso de um projeto, no qual as etapas predefinidas têm de ser concluídas em prazos definidos. Os objectivos estão a ser alcançados muito antes ou mais tarde do que o previsto? Um cronograma ou calendário pode ser utilizado para reconhecer tendências - demasiados atrasos ou atrasos desnecessários - numa fase inicial. Isto permite-lhe minimizar o risco de se desviar significativamente do calendário.
Como a representação gráfica da análise da tendência das etapas é bastante simples, é frequentemente utilizada para projectos com baixa complexidade e processos previsíveis.
8. gestão de projectos lean
Este método de gestão de projectos ajuda-o a identificar os pontos fracos de um projeto e a garantir um fluxo contínuo de resultados. O conceito baseia-se nas ideias e nos princípios da gestão optimizada.
A gestão de projectos Lean distingue três males que devem ser analisados e eliminados:
- Muda (desperdício) identifica os processos que não criam qualquer valor ou benefício.
- Mura (desequilíbrio) centra-se em processos desequilibrados com etapas de processo descoordenadas e interrupções que causam filas de espera ou tempos de inatividade.
- Muri (sobrecarga) refere-se à utilização e ao alívio dos membros da equipa e das máquinas. Não deve haver estrangulamentos que conduzam a níveis elevados de desgaste ou doença devido à sobrecarga.
É igualmente importante para este método encontrar a relação óptima entre os custos e os benefícios de um projeto.
Seguem-se dois métodos de gestão de projectos que privilegiam a ilustração gráfica: A estrutura analítica do trabalho e a técnica de planeamento de rede.
9. estrutura analítica do trabalho
No plano de estrutura do projeto, todas as tarefas do projeto são registradas em um único gráfico. Em seguida, é possível reunir pacotes de trabalho, atribuir responsabilidades e definir prazos.
A estrutura analítica do trabalho é adequada para acompanhar grandes projectos. Tem origem na gestão clássica de projectos e, por vezes, é difícil de adaptar aos métodos ágeis. No entanto, nos projectos em que é necessária uma visão global, é possível racionalizar e simplificar o plano para que este permaneça claro e seja fácil fazer alterações.
10. técnica de planeamento de rede
Por último, pode optar pela técnica de planeamento do diagrama de rede (em formato clássico ou ágil). Este método de gestão de projectos apresenta as sub-etapas graficamente ou em forma de tabela num plano de rede. A partir daí, é possível
- Dependências,
- os pontos de início e fim mais antigos e mais recentes,
- Tempos de memória intermédia
- e o caminho crítico (tarefas que são importantes do ponto de vista do tempo)
tomar.
A técnica de planeamento do diagrama de rede é utilizada principalmente no aprovisionamento e na produção. Centra-se na otimização da gestão do tempo do projeto.
Conclusão
Decida qual a estrutura de que o seu projeto necessita: Uma abordagem híbrida, clássica ou ágil? Os dez métodos de gestão de projectos aqui apresentados dar-lhe-ão uma ideia de como pode realizar o seu projeto com sucesso.
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