Ihre Sammlungen lassen sich ideal über digitale Programme und Apps verwalten. Dabei ist es egal, ob es sich bei der Sammlung um physische Gegenstände oder digitale Medien handelt. Zu den beliebtesten Sammlerstücken zählen Münzen, Briefmarken, Schuhe, Kunstwerke, Spielzeug, Sammelkarten, Non Fungible Tokens (NFT), Bücher, Filme, Musik (auf CD, Schallplatten) und mehr. Wenn einen Sammler die Leidenschaft packt, ist die größte Herausforderung oft, den Überblick zu behalten. Hier kommen die Programme ins Spiel, mit denen Sie Ihre Sammlung verwalten können – am PC oder mit einer App.
Was sammeln Sie? © VRD / Adobe Stock
Warum sollten Sie Ihre Sammlungen verwalten?
Privatpersonen und Unternehmen verwalten Sammlungen aus unterschiedlichen Gründen. Je nach Grund ergeben sich Funktionen, welche die Verwaltungssoftware ermöglichen sollte.
Verwaltungsprogramme für Rankings nutzen
Eine Möglichkeit ist zum Beispiel das Ranken von Gegenständen, wie es in einer DVD-Sammlung der Fall ist. Hier können Sie Filme mit einer Punktzahl von eins bis fünf bewerten. Später lassen sich Sortierungen und Filter setzen, um die Filme vom besten bis hin zum schlechtesten zu ordnen oder nur Filme mit vier Sternen und mehr anzeigen zu lassen.
Vergleiche, Recherchen und mehr
Zusätzlich können Sie Sammlungen verwalten, um Ihre Sammlung zu analysieren. Über Programme und Apps lassen sich Vergleiche anstellen, sei es in Ihrer eigenen Sammlung oder in der Gegenüberstellung mit der eines Dritten. Zum Beispiel könnten Sie feststellen, welche Briefmarken oder Münzen eine andere Person hat, die Sie nicht besitzen. Mit den Informationen einer Kunstsammlung lässt sich außerdem Recherche betreiben. Man weiß genau, welche weiteren Kunstgegenstände in die Sammlung passen könnten, und kann entsprechend recherchieren.
Sammlungen verwalten für den Schadensfall
Sammlungssoftware lohnt sich außerdem im Schadensfall. Ein Szenario: Sie verwalten eine Sammlung und möchten diese versichern. In dem Verwaltungsprogramm halten Sie fest, welche Gegenstände Sie besitzen. Es dient als eine Art Inventarliste. Von dieser ausgehend wissen Sie anschließend, für welchen Wert Sie die Sammlung versichern sollten.
Lagerorte mit der Sammlungssoftware im Blick behalten
Befindet sich eine Sammlung an verschiedenen Orten, können Sie diese mithilfe einer App im Blick behalten. Dadurch sind die Nutzer in der Lage, an den verschiedenen Standorten Daten zu erfassen. Sie vergessen nicht, welche Gegenstände Sie besitzen und behalten den Überblick. Benötigen Sie etwas, sehen Sie einfach in der App nach, wo es sich befindet. Sie möchten zum Beispiel einen Ihrer Oldtimer für eine Hochzeit verleihen – die App verrät Ihnen, in welcher Garage er gerade steht.
Leihgaben der Sammlung verwalten
Sammlungssoftware eignet sich hervorragend, um Leihgaben zu verwalten. Wenn Sie etwas aus Ihrer Sammlung verleihen, halten Sie in dem digitalen Tool fest, an wen es geht. Eventuell legen Sie auch das Datum fest, an dem es zurückgegeben werden soll. Eine automatische Benachrichtigung erinnert Sie, falls das nicht passiert. Auf der anderen Seite haben Sie die Option, Ihre eigene Sammlung durch Leihgaben zu erweitern. In der App sehen Sie anschließend, welche Stücke wem gehören.
Welche Lösungen gibt es zum Sammlungen verwalten?
Um Ihre Sammlung zu verwalten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Es existieren sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Apps und Verwaltungsprogramme. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über fünf Tools.
Evernote – die Notiz-App für ein schnelles Erfassen und Verwalten Ihrer Sammlungen
Eine Option für das Verwalten von Sammlungen ist Evernote. Hier können Sie Notizen herunterschreiben und Bilder oder Dokumente wie Kaufbelege der Gegenstände anhängen. Es ist ebenfalls möglich, Tags zu setzen, um verschiedene Sammlungen voneinander zu unterscheiden. Eine Suchfunktion hilft dabei, innerhalb der Notizen Sammlungsobjekte wiederzufinden. Sie starten mit einer kostenfreien Version. Die Personal-Variante kostet 6,99 € pro Monat pro User und die Professional-Variante 8,99 €.
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Data Crow – Freeware zur Medienverwaltung
Die Software Data Crow eignet sich vor allem für das Verwalten von Sammlungen, bestehend aus Medien wie Büchern, Musik und Bildern. Hier können Sie verschiedene Sammlungen anlegen und Daten im Format AVI, DIVX, XVID, MP3, MP4, OGG, JPG, SVG und PNG hochladen. Zu den Gegenständen in Ihrer Sammlung findet Data Crow weiterführende Informationen online, wie zum Beispiel bei Filmen über die Rating-Webseite IMDb. Sie haben die Option, die Sammlung mit Freunden und Familie zu teilen und Leihgaben zu vermerken. Data Crow ist eine Open-Source-Software und dementsprechend für Windows und OS kostenfrei erhältlich.
GCstar – kostenfreie Sammlungssoftware
Eine weitere kostenlose Sammlungssoftware ist GCstar. Das Verwaltungsprogramm weist dieselben Funktionen zum Erfassen und Verwalten von Sammlungen auf wie Data Crow. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Sammlung mit Informationen aus dem Internet anzureichern. Speichern Sie ab, an welchem Ort Sie den Gegenstand erworben haben, und erfassen Sie, falls Sie das Sammlungsstück an jemand ausleihen. Neben Medien können Sie natürlich auch andere Objekte inventarisieren. Wenn Sie sich für eine Open-Source-Lösung interessieren, können Sie Data Crow und GCstar testweise installieren und die Oberflächen miteinander vergleichen.
Nischen-Software für Sammler
Abgesehen von allgemeinen Open-Source-Sammlungsprogrammen existiert eine Vielzahl von Nischenprodukten. Sie können zum Beispiel mit So Many Euros Ihre Euro-Münzsammlung verwalten. All My Books beschäftigt sich nur mit Büchern. Bei Nyagua geht es um das Verwalten von Aquarien und Fischen. Die Stamp Manager App bietet einen umfangreichen digitalen Briefmarkenkatalog der Länder Deutschland, Österreich, Schweiz und Liechtenstein, mit dem man den Wert der eigenen Briefmarkensammlung schätzen kann. Diese App ist ein weiteres Beispiel dafür, was alles archiviert und gesammelt wird.
SeaTable: Sammlungen verwalten mit der Power einer Datenbank
SeaTable wiederum ist ein digitales Tool, das nicht aus dem Sammler-Bereich stammt, aber ideal für das Verwalten von Sammlungen geeignet ist. Hier legen Sie übersichtliche Tabellen an, vergeben Labels, laden Bilder und Dokumente hoch, verwalten Kontakte und vermerken Leihgaben. Das Besondere an dieser Lösung ist die webbasierte Nutzung: Sie müssen keine Software oder App installieren, sondern können sich einfach auf der Webseite einloggen. Zudem liegen Ihre Daten in zertifizierten deutschen Rechenzentren. Die kostenlose Vorlage finden Sie hier.
Wenn Sie zum Beispiel Schuhe sammeln, könnte Ihre Datenbank in SeaTable so aussehen:
Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und beginnen Sie mit der kostenfreien Version, die für private Sammlungen völlig ausreicht. Benötigen Sie mehr Funktionen oder Speicherplatz, wechseln Sie zur Plus-Variante für 7 € pro Person pro Monat oder zur Enterprise-Version für 14 € pro User pro Monat.
Fazit
Für Sammler ist jedes einzelne Sammlerstück wertvoll. Die Übersicht behält man mit einer passenden App zur Sammlungsverwaltung oder einer allgemeinen Verwaltungssoftware, die sich für Sammlungen eignet.
Das Angebot an Sammlungssoftware ist so groß und unterschiedlich wie die Sammlungen, die es gibt. Sammeln Sie zum Beispiel Fische oder Oldtimer, finden Sie online das jeweils passende Verwaltungsprogramm. Möchten Sie hingegen ein und dasselbe Programm nutzen, um verschiedene Sammlungen zu verwalten, lohnen sich übersichtliche und vielseitige Programme wie SeaTable. Mit der kostenfreien Version managen Sie Ihre Sammlung effizient in intelligenten Tabellen.
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