So verwalten Sie Sammlungen und behalten den Überblick

Sammlungen lassen sich ideal über digitale Tools und Programme verwalten. Dabei ist es egal, ob es sich bei der Sammlung um physische oder digitale Gegenstände handelt. Zu den beliebtesten Sammlungsstücken zählen Münzen, Briefmarken, Filme, Kunst, Sammelkarten, Non Fungible Tokens (NFT), Bücher und mehr. Die Herausforderung ist oft, den Überblick zu behalten. Hier kommen die Verwaltungsprogramme ins Spiel.

Sammlung verwalten am PC oder mit einer App

Privatpersonen und Unternehmen verwalten Sammlungen aus unterschiedlichen Gründen. Je nach Grund ergeben sich Funktionen, welche die Verwaltungssoftware ermöglichen sollte.

Verwaltungsprogramme nutzen für Rankings

Eine Möglichkeit ist zum Beispiel das Ranken von Gegenständen, wie es in einer Sammlung von Büchern oder Filmen der Fall ist. Hier können Filme mit einer Punktzahl von eins bis fünf bewertet werden. Später lassen sich Filter setzen, um die Filme vom besten bis hin zum schlechtesten zu ordnen oder nur Filme mit vier Sternen und mehr anzeigen zu lassen.

Vergleiche, Recherchen und mehr

Zusätzlich können Sie Sammlungen verwalten, um die Sammlung zu analysieren. Es lassen sich über die digitalen Programme Vergleiche anstellen, sei es in der eigenen oder in der Gegenüberstellung mit der eines Dritten. Zum Beispiel könnten Sie feststellen, welche Briefmarken eine andere Person hat, die Sie nicht besitzen. Mit den Informationen einer Kunstsammlung lässt sich außerdem Recherche betreiben. Ein Angestellter weiß genau, welche weiteren Kunstgegenstände in die Sammlung passen könnten und kann entsprechend recherchieren.

Sammlungsverwaltung wichtig für den Schadensfall

Sammlungssoftware lohnt sich außerdem im Schadensfall. Ein Szenario: Sie verwalten eine Sammlung und möchten diese versichern. In dem Verwaltungsprogramm halten Sie fest, welche Gegenstände Sie besitzen. Es funktioniert als eine Art Inventar. Von diesem ausgehend wissen Sie anschließend, für welchen Wert Sie die Sammlung versichern sollten.

Lagerorte mit der Sammlungssoftware im Blick behalten

Befindet sich eine Sammlung an verschiedenen Orten, können Sie diese mithilfe einer App oder einem Tool im Blick behalten. Hier sind Personen in der Lage, an den verschiedenen Standorten Daten zu erfassen. Sie vergessen nicht, was Sie besitzen und behalten den Überblick. Benötigen Sie etwas, schlagen Sie einfach digital nach, wo es sich befindet. Sie möchten zum Beispiel einen Ihrer Oldtimer für eine Hochzeit ausleihen – die App verrät Ihnen, in welcher Garage er gerade steht.

Leihgaben der Sammlung verwalten

Sammlungssoftware eignet sich hervorragend, um Leihgaben zu verwalten. Wenn Sie etwas aus Ihrer Sammlung verleihen, halten Sie in dem digitalen Tool fest, an wen es geht. Eventuell legen Sie auch das Datum fest, an dem es zurückgegeben werden soll. Eine automatische Benachrichtigung erinnert Sie, falls es nicht passiert. Auf der anderen Seite haben Sie die Option, Ihre Sammlung durch Leihgaben zu erweitern. In der App sehen Sie anschließend, welche Stücke wem gehören.

Sammlungssoftware: Welche Lösungen zum Verwalten gibt es?

Um Ihre Sammlung zu verwalten haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Es existieren sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Verwaltungsprogramme. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über fünf Tools.

Evernote – die Notiz-App für ein schnelles Erfassen und Verwalten Ihrer Sammlungen

Eine Option für das Verwalten von Sammlungen ist Evernote. Hier können Sie Notizen herunterschreiben und Bilder oder Dokumente wie Kaufbelege der Gegenstände anhängen. Es ist ebenfalls möglich, Tags zu setzen, um verschiedene Sammlungen voneinander zu unterscheiden. Eine Suchfunktion hilft dabei, innerhalb der Notizen Sammlungsobjekte wiederzufinden. Sie starten mit einer kostenfreien Version. Die Personal-Variante kostet 6,99 € pro Monat pro User und die Professional-Variante 8,99 €.

Data Crow – Freeware zur Medienverwaltung

Die Software Data Crow eignet sich vor allem für das Verwalten von Sammlungen aus Medien wie Büchern, Musik und Bildern. Hier können Sie verschiedene Sammlungen anlegen und Daten im Format AVI, DIVX, XVID, MP3, MP4, OGG, JPG, SVG und PNG hochladen. Zu den Gegenständen in Ihrer Sammlung findet Data Crow weiterführende Informationen online, wie zum Beispiel bei Filmen über die Rating-Webseite IMDb. Sie haben die Option, die Sammlung mit Freunden und Familie zu teilen und Leihgaben zu vermerken. Data Crow ist eine Open-Source-Software und dementsprechend für Windows und OS kostenfrei erhältlich.

GCstar – Kostenfreie Sammlungssoftware

Eine weitere kostenlose Sammlungssoftware ist GCstar. Das Verwaltungsprogramm weist dieselben Funktionen zum Erfassen und Verwalten von Sammlungen auf wie Data Crow. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Sammlung mit Informationen aus dem Internet anzureichern. Speichern Sie ab, an welchem Ort Sie den Gegenstand erworben haben und erfassen Sie, falls Sie das Sammlungsstück an jemand ausleihen. Neben Medien können natürlich auch andere Objekte inventarisiert werden. Wenn Sie sich für eine Open Source Lösung interessieren, können Sie Data Crow und GCstar testweise installieren und die Oberflächen miteinander vergleichen. Achten Sie auf einen virenfreien Download.

NotiBox und andere Nischen-Software für Sammler

Abgesehen von allgemeinen Open-Source-Sammlungsprogrammen existiert eine Vielzahl von Nischenprodukten. Sie können zum Beispiel mit „So Many Euros“ Ihre Euro-Sammlung verwalten. „All My Books“ beschäftigt sich nur mit Büchern. Der „HB-Verbrauchszähler“ archiviert Zählerstände digital, zum Beispiel für Nebenkosten-Abrechnungen. Bei Nyagua geht es um das Verwalten von Aquarien. Die App NotiBox ist ein weiteres Beispiel dafür, was alles archiviert und gesammelt werden kann. Mithilfe von NotiBox ist es Ihnen möglich, im Hintergrund alle Android-Benachrichtigungen zu speichern. Legen Sie einen Zeitraum fest, indem Sie keine Nachrichten sehen möchten, beispielsweise am Wochenende und abends. Die App speichert die Benachrichtigungen, sodass Sie diese später einsehen und sortieren können.

SeaTable: Sammlungen einfach wie in Excel verwalten – mit der Power einer Datenbank

SeaTable wiederum ist ein digitales Tool, das nicht aus dem Sammler-Bereich stammt, aber ideal für das Verwalten von Sammlungen verwendet werden kann. Hier legen Sie verschiedene Listen an, vergeben Tags, laden Bilder und Dokumente hoch und vermerken To-Do‘s. Das Besondere an dieser Lösung ist die webbasierte Nutzung. Sie müssen keine Software oder App installieren. Zudem liegen Ihre Daten in zertifizierten, deutschen Rechenzentren. Sie beginnen mit der kostenfreien Version, unlimitierten Tabellen und 2 GB Speicher für Dateien. Benötigen Sie mehr Funktionen, wechseln Sie zur Plus-Variante für 7 € pro Person pro Monat oder der Enterprise-Version für 14 € pro User pro Monat.

Fazit

Für Sammler ist jedes einzelne Sammlungsstück wertvoll. Die Übersicht behält man optimal mit einer passenden App zur Sammlungsverwaltung oder einem Verwaltungsprogramm, das sich für Sammlungen eignet.

Das Angebot an Sammlungssoftware ist so groß und unterschiedlich, wie es verschiedene Sammlungen gibt. Sammeln Sie zum Beispiel Aquarien oder Oldtimer, finden Sie online je das individuell passende Verwaltungsprogramm. Möchten Sie hingegen ein und dasselbe Programm nutzen, um verschiedene Bereiche Ihres (Arbeits-) Alltags zu organisieren, lohnen sich übersichtliche und vielseitige Programme wie SeaTable. Mit der kostenfreien Version verwalten Sie Ihre Sammlung effizient online in intelligenten Listen.

Bildquelle Titelbild: © VRD /Adobe Stock