Für Ihr Unternehmen ist es essenziell, die geplanten Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter im Überblick zu behalten. Aber auch Ihre Mitarbeiter möchten ihren Urlaub sinnvoll planen können. Verschiedene Urlaubsplaner helfen Ihnen dabei, den richtigen Workflow für Ihr Team zu finden. Erfahren Sie hier, was Excel und sechs weitere Tools bieten.
Warum ein Urlaubsplaner sinnvoll ist
Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der viel Zeit kosten und zu Unstimmigkeiten im Team führen kann. Wenn ein Arbeitgeber 30 Urlaubstage pro Jahr gewährt, hat jeder Mitarbeiter rund 6 Wochen Urlaub zu verplanen, die er auf einzelne Tage oder Zeiträume verteilen kann. Dabei gilt es, alle Anträge zeitnah zu berücksichtigen und erfolgreich zu koordinieren.
Gerade in kleinen Teams sollten Sie darauf achten, dass es bei der Urlaubsplanung nicht zu viele Überschneidungen gibt, um die Aufrechterhaltung des Betriebs und eine zumutbare Auslastung des Teams sicherzustellen. In größeren Teams lassen sich Überschneidungen nicht komplett vermeiden; Urlaubsvertretungen und Übergaben sind an der Tagesordnung, wodurch die Abstimmung umso wichtiger ist. Um das alles reibungslos zu regeln, ist ein digitaler Urlaubsplaner sehr zu empfehlen.
Ein digitaler Urlaubsplaner schafft Überblick. Bildrechte: Andrey Popov / Adobe Stock
Wie Sie einen Urlaubsplaner mit Excel erstellen
Mit Excel, der Tabellenkalkulation von Microsoft, können Sie Ihren eigenen Urlaubsplan erstellen oder ein vorgefertigtes Template nutzen. Wenn Sie einen von Grund auf neuen Urlaubsplaner in Excel anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel.
- Tragen Sie in der ersten Spalte die Überschrift „Name“ und dann untereinander die Namen aller Mitarbeiter ein.
- Die 365 Tage des Jahres bilden die Überschriften der nächsten Spalten. Dafür müssen Sie nur ein Datum (z. B. 01.01.2024) manuell eingeben und dieses über das schwarze Kreuz am rechten, unteren Zellenrand nach rechts ziehen, um die Zellen mit den folgenden Daten zu füllen.
- Füllen Sie Spalten an Feiertagen und Wochenenden mit Grau.
- Diese simple Tabelle können Sie Ihrem Team zur Verfügung stellen, sodass jedes Teammitglied eine eigene Urlaubsübersicht pro Zeile hat.
- Die gewünschten Urlaubstage können Ihre Mitarbeiter durch farbige Markierungen in den entsprechenden Feldern eintragen.
Urlaubsplaner in Excel
Ein Nachteil von diesem Urlaubsplan ist jedoch, dass die Tabelle mit 365 Datumspalten extrem breit und je nach Mitarbeiterzahl schnell unübersichtlich wird.
Zudem eignet sich dieses System nur, wenn alle Teammitglieder verantwortungsbewusst mit der Liste umgehen. Eine automatische Kontrolle fehlt. Ferner müssen Ihre Mitarbeiter selbst überprüfen, wie viel Urlaub sie noch übrig haben, wann sie ihn eintragen können und ob Zeiträume im Team bereits belegt sind.
Alternativ tragen nur die Vorgesetzten die Urlaubsanträge ein, die sie von den Mitarbeitern in schriftlicher Form erhalten. Die Excel-Datei könnten sie dann schreibgeschützt, aber für alle einsehbar bereitstellen, damit jeder im Team weiß, wann die Kollegen abwesend sein werden. Je nach Teamgröße bedeutet das allerdings einen großen administrativen Aufwand für die Vorgesetzten.
Excel hat Vor- und Nachteile. Bildrechte: Araki Illustrations / Adobe Stock
Der Vorteil von Excel als Urlaubsplaner liegt zunächst in der einfachen Anwendung. Wenn das Programm bei Ihnen bereits im Einsatz ist, können Ihre Mitarbeiter es direkt benutzen und Sie müssen keine zusätzlichen Tools erwerben. Es existieren jedoch günstige oder gar kostenlose Urlaubsplaner, die Ihren Prozess sofort automatisieren und fehlerfreier gestalten können. Werfen wir einen Blick auf sechs dieser Tools.
Weitere Tools und Software für die Urlaubsplanung
Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der gerne mit Tools, Apps oder Programmen strukturiert und automatisiert wird. Das spart Zeit, ermöglicht ein effizientes Management und stellt alle Beteiligten aufgrund der schnellen und fehlerfreien Bearbeitung zufrieden.
Diese 6 Tools können Ihnen bei der Planung von Fehlzeiten behilflich sein.
SAP Fiori
Das Fiori-Tool richtet sich an Unternehmen, die SAP im Einsatz haben. Die Abwesenheitsverwaltung ist bereits in SAP abgebildet. Personalabteilungen verwenden SAP PA (Personnel Administration), während Zeitbeauftragte den TMW (Time Manager Workplace) nutzen. Für Mitarbeiter bleibt eine Lücke, die Sie mit einem Urlaubsplaner in Fiori schließen können. Das Add-on vereint alle nötigen Informationen, um die Urlaubsplanung fortan komplett in SAP zu verwalten.
Personizer
Eine schlankere Lösung ist Personizer. Die Software hat zum Ziel, eine einfache Personalverwaltung für Unternehmen zu ermöglichen. Hier finden Sie ein Tool, mit dem Sie die Urlaubsplanung und die Zeiterfassung perfekt managen können. Diese zwei Funktionen sind bei der Lizenzierung in unterschiedlichem Umfang erhältlich.
Digitale Tools machen Urlaubsplaner auf Papier überflüssig. Bildrechte: tippapatt / Adobe Stock
TimeTac
TimeTac bietet sowohl eine webbasierte Lösung als auch eine App an. Die App zur Urlaubsplanung hat derzeit eher schlechte Bewertungen im Google Play Store. Die Weblösung verspricht jedoch ein ganzheitliches System, das die Module Arbeitszeiten, Projektzeiten sowie Urlaubsplaner und Abwesenheiten abdeckt.
timetape
Auch timetape wirbt mit einer Reihe mittelständischer Unternehmen, die das Tool bereits als Urlaubsplaner oder für die Zeiterfassung nutzen. Hier können Sie einfach Urlaubsanträge verwalten und ein automatisierter Freigabeprozess sorgt für die nötige Transparenz. Antragsteller und Vorgesetzte können alles auf einen Blick in der Kalenderansicht einsehen, was Struktur und Entlastung für Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter garantieren soll.
Timebutler
Angeblich nutzen mehr als 300.000 Personen die Online-Zeiterfassung, den Urlaubsplaner und die Abwesenheitsverwaltung von Timebutler. Das deutsche Unternehmen aus Eltville punktet mit europäischem Datenschutz und hoher Datensicherheit. Timebutler bietet zwar keine App an, Sie können das webbasierte Programm aber selbstverständlich auf allen Endgeräten im Browser öffnen.
SeaTable
SeaTable ist ebenfalls webbasiert und kann in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server betrieben werden. Die Datenbank-Software der deutschen SeaTable GmbH bietet darüber hinaus Funktionen, die viele zusätzliche Anwendungsfälle ermöglichen. Mit SeaTable als Online-Urlaubsplaner erhalten Sie:
- Einfache Webformulare, über die Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge einreichen können
- Automatische Benachrichtigungen bei neuen Urlaubsanfragen und -genehmigungen
- Eine Kalender-Übersicht aller Urlaube
- Einen internen Überblick über verbleibende Urlaubstage
- Eine eigene Ansicht für jeden Mitarbeiter
Urlaubsplaner in SeaTable
Der Prozess ist denkbar einfach: Mitarbeiter reichen online einen Antrag per Webformular ein. Der Vorgesetzte erhält anschließend eine Nachricht über den neuen Antrag. Er kann einsehen, ob es Überschneidungen mit anderen Urlauben gibt und die Anfrage annehmen oder ablehnen. Anschließend erscheint die Änderung in der individuellen Ansicht des Mitarbeiters und die Person bekommt eine Nachricht.
Die personenbezogenen Ansichten sorgen dafür, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Zusätzlich sieht jeder in dem System nur die Informationen, die er wirklich benötigt.
Der passende Urlaubsplaner für Ihr Unternehmen
Tools zur Urlaubsplanung gibt es viele. Die meisten sind jedoch spezifische Insellösungen, die wirklich nichts außer Urlaubsplanung und Zeiterfassung abdecken können. Besser ist es, auf eine flexible Lösung zu setzen, die sowohl die Urlaubsplanung als auch andere Anwendungsfälle ermöglicht.
Erfahren Sie hier mehr über SeaTable als Urlaubsplaner und passen Sie die kostenlose Vorlage für die Urlaubsplanung an Ihre Gegebenheiten an.
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