Ob LKWs, Busse oder klassische Dienstwagen – einen Fuhrpark zu verwalten ist für Unternehmen und Selbstständige eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe. Mit einer Vorlage für Ihr eigenes Fuhrparkmanagement können Sie den Einsatz Ihrer Fahrzeuge genau planen. Im Folgenden erklären wir, wie Sie Buchungen, Rückgaben, Reparaturen und Inspektionstermine ganz bequem und unkompliziert verwalten können.
Was genau ist Fuhrparkmanagement?
Das Fuhrparkmanagement umfasst die komplette Organisation Ihrer Fahrzeugflotte von der Anschaffung bis zur Veräußerung. Ein reibungsloses Flottenmanagement stellt zudem die Wirtschaftlichkeit und Aufrechterhaltung Ihres Betriebs sicher. Dazu müssen Sie bestehende Fahrzeuge pflegen, instand halten und gegebenenfalls reparieren lassen. Damit Ihre Fahrzeugflotte so wenig wie möglich stillsteht, sollten Sie Ihren Fuhrpark effizient verwalten und einen festen Prozess für die Einsatzplanung verankern.
Jedes Unternehmen, das firmeneigene Fahrzeuge besitzt, sollte über ein System für das Fuhrparkmanagement verfügen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Fahrzeuge zum Transport von Waren nutzen oder als Dienstwagen für Geschäftsreisen. Auch Nutzfahrzeuge wie Rettungswagen, Busse, Bagger und Traktoren zählen zu den Anwendungsfällen.
Aufgaben im Fuhrparkmanagement
Wie viel Aufwand für Ihr Fuhrparkmanagement anfällt, hängt ganz davon ab, wie groß Ihr Fuhrpark ist und wozu Sie die Fahrzeuge in Ihrem Unternehmen einsetzen. Speditionen und Transportunternehmen, die tagtäglich Hunderte Fahrzeuge koordinieren und für ihren Geschäftserfolg auf einen reibungslosen Ablauf angewiesen sind, werden ihr Flottenmanagement sicher anders gestalten als Unternehmen, die ihren Fuhrpark nur für Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter benötigen.
Das Fuhrparkmanagement hat zum Zweck, alle Prozesse, in denen Fahrzeuge involviert sind, so effizient und kostengünstig wie möglich zu gestalten. Das betrifft die Anschaffungskosten, die Betriebskosten, aber auch Wartungen und Reparaturen. Eine wichtige Aufgabe ist darüber hinaus die problemlose und unkomplizierte Vergabe und Reservierung von Fahrzeugen. Dafür können Sie etwa digitale Buchungssysteme nutzen, um die Übergabe zu erleichtern und lückenlos zu dokumentieren.
Wichtige Aspekte beim Fuhrparkmanagement
- Bedarfsprüfung und Anschaffung der Fahrzeuge
- Buchung und Verteilung der Fahrzeuge
- Rückgabe und Betanken der Fahrzeuge
- Beauftragen und Überwachen von Reparaturen und Inspektionen
- Strategische Leitlinien
Wichtig ist beim Flottenmanagement auch, welches Image Sie haben wollen. Umweltfreundliche Fahrzeuge anstelle von Spritschluckern in Ihrem Fuhrpark einzusetzen, ist angesichts der Mobilitätswende nicht nur ein finanzieller Aspekt, sondern auch ein strategischer. E-Mobilität und CO₂-Emissionen sind Punkte, die in der Öffentlichkeit durch gesellschaftliche und politische Diskurse einen hohen Stellenwert haben und eine Erwartungshaltung bei Mitarbeitern und Kunden erzeugen. Deshalb sollten Sie die Themen Umwelt und Nachhaltigkeit beim Fuhrparkmanagement im Blick behalten. Für Kurzstrecken können Sie etwa auch kleinere Elektrofahrzeuge nutzen, um die Umwelt und Ressourcen zu schonen.
Systeme für Ihr Fuhrparkmanagement
Um Ihren Fuhrpark zu managen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Die Softwarelösung sollte dabei mehrere Anforderungen erfüllen: Zum einen sollte sie flexibel und damit anwendbar auf Ihre individuellen Szenarien sein. Außerdem sollte sie unterschiedliche Arten von Informationen (z. B. Dateien, Bilder und GPS-Daten) erfassen können, während die Bedienbarkeit einfach bleibt.
Je nach Unternehmensgröße sind die Anforderungen an eine solche Software anders. Große Unternehmen wie Verkehrsbetriebe oder Speditionen können auf spezielle Branchenlösungen zurückgreifen, die aber oft kostspielig sind. Kleinere Betriebe, die einen überschaubaren Fuhrpark haben, müssen sich jedoch nicht in Unkosten für ein teures Fuhrparkmanagement-System stürzen.
Die Datenbank-Software SeaTable eignet sich bestens für die Verwaltung kleiner bis mittlerer Flotten, zum Beispiel von Handwerksbetrieben oder anderen Firmen, die Mitarbeiter im Außendienst haben. Wir erklären im Folgenden, wie Sie SeaTable effizient für Ihr Fuhrparkmanagement nutzen können.
Managen Sie Ihren Fuhrpark mit SeaTable
Behalten Sie den Überblick über Ihre ganze Flotte! Mit unserer kostenlosen Vorlage können Sie Ihre Fahrzeuge katalogisieren und Ihren Mitarbeitern zur Buchung bereitstellen. Dokumentieren Sie Übergaben und Rückgaben sowie Reparaturen und Termine für Ihre Fahrzeuge.
Stellen Sie im ersten Schritt eine Übersicht Ihrer Fahrzeuge zusammen: Dabei können Sie jede Information hinterlegen, die für Sie wichtig ist. Mit verschiedenen Spaltentypen und Ansichten können Sie sich ein ganz eigenes Bild von Ihrem Fuhrpark machen. Dafür haben wir Fotos hinterlegt, die im Galerie-Plugin direkt angezeigt werden. Fügen Sie weitere Daten wie Marke, Modell, Kennzeichen und Kilometerstand hinzu, um Ihre Fahrzeuge zu beschreiben.
Übersicht der Fahrzeuge in Ihrem Fuhrpark
Buchungen und Reservierungen verwalten
Verwalten Sie alle Buchungen Ihrer Fahrzeuge in einer Tabelle. Für die Buchung nutzen interessierte Mitarbeiter ein Webformular, das auf den Spalten dieser Tabelle basiert. Dort tragen sie Kontaktdaten ein, wählen das gewünschte Fahrzeug aus und legen die Nutzungsdauer fest.
Nach dem Absenden erscheint die Anfrage sofort in Ihrer Tabelle und Sie können diese verarbeiten. Da die Tabellen miteinander verknüpft sind, können Sie jede Anfrage einem Mitarbeiter und dem gewünschten Fahrzeug zuordnen. Anschließend prüfen Sie, ob das Fahrzeug zur gewünschten Zeit zur Verfügung steht oder ob es in dem Zeitraum bereits vergeben ist. Nutzen Sie dafür das Timeline-Plugin, das Überschneidungen von Buchungen klar anzeigt.
Wie in unserem Beispiel können Sie die später eingetroffene Anfrage ablehnen. SeaTable ermöglicht Ihnen, mithilfe von Schaltflächen bestimmte Abläufe im Fuhrparkmanagement zu automatisieren und diese mit nur einem Klick anzustoßen. So können Sie Anträge ganz einfach weiterverarbeiten und die Fahrzeugbuchung per Knopfdruck ablehnen oder bestätigen. Eine voreingestellte E-Mail wird dann mit der jeweiligen Information an den Antragsteller versandt.
Instandhaltung im Blick behalten
Da Sie den aktuellen Zustand Ihrer Fahrzeuge stets dokumentieren sollten, sind Übergabeprotokolle im Fuhrparkmanagement essenziell. Darin können Sie Schäden oder andere Verschleißspuren direkt festhalten. Nutzen Sie dafür wieder ein Webformular, das nach Absenden direkt in der Tabelle erscheint. Fallen Reparaturen an, können Sie in der Tabelle den Reparaturfortschritt dokumentieren.
Um alle Fahrzeuge einsatzbereit zu halten, sollten Sie Termine wie Inspektionen und Reifenwechsel regelmäßig auf dem Schirm haben. Auch die Hauptuntersuchung beim TÜV, die in Deutschland alle zwei Jahre anfällt, ist obligatorisch, damit die Fahrzeuge Ihres Fuhrparks weiterhin sicher am Verkehr teilnehmen können. Durch voreingestellte Benachrichtigungen können Sie alle Beteiligten rechtzeitig über anstehende Termine informieren. So müssen Sie nicht jeden Tag einen Blick in den Kalender für Ihr Flottenmanagement werfen – SeaTable schickt Ihnen automatisch Erinnerungen zur richtigen Zeit.
Nutzen Sie diese Steilvorlage für Ihr Fuhrparkmanagement
SeaTable bietet Ihnen eine einfache und intuitive Verwaltung Ihres Fuhrparks und der eintreffenden Buchungsanfragen. Damit haben Sie immer im Blick, welche Fahrzeuge zu welcher Zeit verfügbar sind und wie es um den Zustand Ihres Fuhrparks steht.
Registrieren Sie sich kostenlos und probieren Sie noch heute SeaTable und die flexibel anpassbare Vorlage für Ihr Fuhrparkmanagement aus!
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