Ob LKWs, Busse oder klassische Dienstwagen: Einen Fuhrpark zu verwalten ist für Unternehmen jeder Größe eine vielseitige Aufgabe, bei der es einiges zu beachten gilt. Deshalb soll der folgende Artikel dabei helfen, all Ihre Fragen rund um das Fuhrparkmanagement zu klären.
Was ist ein Fuhrpark?
Der Fuhrpark beziehungsweise die Flotte Ihres Unternehmens umfasst alle Fahrzeuge, die sich in Ihrem Inventar befinden. Am häufigsten handelt es sich hierbei um klassische Firmenwagen. Es können aber auch Spezialfahrzeuge damit gemeint sein: Busse und Bahnen, LKWs, Baustellenfahrzeuge, Gabelstapler, Traktoren oder sonstige Fahrzeuge.
Beim Fuhrparkmanagement gibt es zwei Arten von Fahrzeugen:
- Poolfahrzeuge, die mehrere Personen nutzen können
- Firmenwagen, die genau eine Person fährt
Was ist Fuhrparkmanagement?
Das Fuhrparkmanagement umfasst die komplette Organisation Ihrer Fahrzeugflotte von der Anschaffung über die Wartung bis zur Veräußerung. Ein reibungsloses Flottenmanagement stellt zudem die Wirtschaftlichkeit und die Aufrechterhaltung Ihres Betriebs sicher. Dazu müssen Sie bestehende Fahrzeuge pflegen, instand halten und gegebenenfalls reparieren lassen. Damit Ihre Fahrzeugflotte so wenig wie möglich stillsteht, sollten Sie Ihren Fuhrpark effizient verwalten und feste Fuhrparkmanagement Prozesse verankern.
Jedes Unternehmen, das firmeneigene Fahrzeuge besitzt, sollte über ein effizientes System für das Fuhrparkmanagement verfügen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Fahrzeuge zum Transport von Waren nutzen oder als Dienstwagen für Geschäftsreisen. Auch Nutzfahrzeuge wie Rettungswagen, Bagger und Traktoren zählen zu den Anwendungsfällen.
Aufgaben im Fuhrparkmanagement
Wie viel Aufwand für Ihr Fuhrparkmanagement anfällt, hängt ganz davon ab, wie groß Ihr Fuhrpark ist und wozu Sie die Fahrzeuge in Ihrem Unternehmen einsetzen. Speditionen und Transportunternehmen, die tagtäglich Hunderte Fahrzeuge koordinieren und für ihren Geschäftserfolg auf einen reibungslosen Ablauf angewiesen sind, werden ihr Flottenmanagement sicher anders gestalten als Unternehmen, die ihren Fuhrpark nur für Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter benötigen.
Das Fuhrparkmanagement (öffentlicher Dienst ebenso wie privatwirtschaftlich) hat zum Zweck, alle Prozesse, in denen Fahrzeuge involviert sind, so effizient und kostengünstig wie möglich zu gestalten. Das betrifft die Anschaffungskosten, die Betriebskosten, aber auch Wartungen und Reparaturen. Eine wichtige Aufgabe ist darüber hinaus die problemlose und unkomplizierte Vergabe und Reservierung von Fahrzeugen. Dafür können Sie etwa digitale Buchungssysteme nutzen, um die Übergabe zu erleichtern und lückenlos zu dokumentieren.
Was gehört zum Fuhrparkmanagement?
- Bedarfsprüfung, Anschaffung und Finanzierung der Fahrzeuge
- Vewaltung der Fahrzeugdokumente (Fahrzeugbriefe, Kaufverträge, Versicherungen etc.)
- Buchung, Vergabe und ggf. Routenplanung
- Rückgabe und Betanken der Fahrzeuge
- Beauftragen und Überwachen von Reparaturen und Inspektionen
- Einhalten von rechtlichen Vorschriften (z. B. Führerscheinkontrolle der Fahrer)
Schauen wir uns nun im Detail verschiedene Aspekte und Fuhrparkmanagement Tipps an.
Anschaffung und Auswahl der Fahrzeuge
Wie viele Fahrzeuge benötigt Ihr Unternehmen? Beim Fuhrparkmanagement sorgen Sie dafür, dass Fahrzeuge in ausreichender Anzahl immer, wenn sie gebraucht werden, am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Gute Anhaltspunkte dafür können sein, wie viele dienstwagenberechtigte Mitarbeiter Sie beschäftigen oder wie viele Nutzfahrzeuge gleichzeitig im Einsatz sein müssen, um bestimmte Aufträge zu erfüllen.
Wichtig ist beim Flottenmanagement auch, welches Image Sie haben wollen. Nobelkarossen, etwa für die Geschäftsführung, können nach außen zwar einen gewissen Status symbolisieren, auf die eigenen Mitarbeiter und Kunden allerdings überheblich wirken. Meist geht mit der Größe der Fahrzeuge auch ein hoher Kraftstoffverbrauch einher: Kleinere Fahrzeuge anstelle von Spritschluckern in Ihrem Fuhrpark einzusetzen, ist angesichts der Mobilitätswende also sowohl ein finanzieller als auch ein strategischer Aspekt.
E-Mobilität und CO₂-Emissionen sind Punkte, die in der Öffentlichkeit durch gesellschaftliche und politische Diskurse einen gewissen Stellenwert haben und eine Erwartungshaltung bei Mitarbeitern und Kunden erzeugen. Deshalb sollten Sie die Themen Umwelt und Nachhaltigkeit beim Fuhrparkmanagement im Blick behalten. Für Kurzstrecken können Sie etwa auch kleinere Elektrofahrzeuge nutzen, um die Umwelt und Ressourcen zu schonen.
Finanzierung Ihres Fuhrparks
Bei der Anschaffung von Fahrzeugen sollten Sie sich natürlich Gedanken über die Finanzierung machen. Ob Kauf oder Leasing die bessere Option ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein Vorteil des Leasings ist, dass Sie weniger Kapital binden müssen, wohingegen Sie die Fahrzeuge nach Kauf selbst besitzen.
Der Verwaltungsaufwand ist beim Leasing meist geringer, da viele Autovermieter in Ihren Verträgen maßgeschneiderte Services anbieten und sich um bestimmte Fuhrparkmanagement Aufgaben kümmern, die Sie ansonsten selbst übernehmen müssen. Je nach Situation kann das Leasing also günstiger sein als beispielsweise ein Kauf mit Kreditfinanzierung.
Auch die Versicherung schlägt beim Fuhrpark- und Flottenmanagement mit hohen laufenden Kosten zu Buche. Dabei müssen Sie aber nicht jedes Ihrer Fahrzeuge einzeln versichern. Bereits ab drei Firmenfahrzeugen können Sie bei Kfz-Versicherungen von Gruppenverträgen profitieren, was die Kosten und den Verwaltungsaufwand senken kann.
Fuhrparkmanagement und Datenschutz
Wie Sie vermutlich wissen, müssen Sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) überall beachten, wo Sie personenbezogene Daten erheben und speichern. Beim Fuhrparkmanagement kommt der Datenschutz an vielen Stellen ins Spiel. Deshalb ist es ratsam, bereits vor Fahrzeugüberlassung eine Einwilligungserklärung vom Fahrer einzuholen. Klären Sie jeden darüber auf, welche Daten Sie wozu und wie lange von ihm speichern werden.
Vor allem aus steuerrechtlichen Gründen ist es notwendig, dass Sie die konkrete Fahrzeugnutzung nachvollziehen können. Wann haben welche Mitarbeiter welche Firmenwagen genutzt? Und ganz wichtig: Waren die Fahrten dienstlicher oder privater Natur? Um diese Informationen sorgfältig und DSGVO-konform zu dokumentieren, bietet sich ein digitales Fahrtenbuch an.
Des Weiteren müssen Sie zweimal jährlich die Führerscheine der Fahrer kontrollieren, um eine gültige Fahrerlaubnis sicherzustellen. Hierbei dürfen Sie die Führerscheine nicht nur sichten, sondern auch einscannen oder fotokopieren. Auch hier zeigt sich, wie viele sensible Daten beim Fuhrparkmanagement anfallen, die Sie verantwortungsvoll aufbewahren müssen.
Systeme für Ihr Fuhrparkmanagement
Um Ihren Fuhrpark zu managen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Die Softwarelösung sollte dabei mehrere Anforderungen erfüllen: Zum einen sollte sie flexibel und damit anwendbar auf Ihre individuellen Szenarien sein. Außerdem sollte sie unterschiedliche Arten von Informationen (z. B. Dateien, Bilder und GPS-Daten) erfassen können, während die Bedienbarkeit einfach bleibt.
Je nach Unternehmensgröße sind die Anforderungen an eine solche Software anders. Große Unternehmen wie Verkehrsbetriebe oder Speditionen können auf spezielle Branchenlösungen zurückgreifen, die aber oft kostspielig sind. Kleinere Betriebe, die einen überschaubaren Fuhrpark haben, müssen sich jedoch nicht in Unkosten für ein teures Flottenmanagement-System stürzen.
Die Datenbank-Software SeaTable macht kostenloses Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen möglich. Die Cloud-basierte und DSGVO-konforme Lösung eignet sich bestens für die Verwaltung kleiner bis mittlerer Flotten, zum Beispiel von Handwerksbetrieben oder anderen Firmen, die Mitarbeiter im Außendienst haben.
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Behalten Sie den Überblick über Ihre ganze Flotte! Mit unserer kostenlosen Fuhrparkmanagement Software können Sie Ihre Fahrzeuge katalogisieren und alle Fuhrparkmanagement Prozesse im Handumdrehen abwickeln. Dokumentieren Sie bequem und einfach Buchungen, Rückgaben, Reparaturen und Termine für Ihre Fahrzeuge.
SeaTable bietet Ihnen eine übersichtliche und intuitive Verwaltung Ihres Fuhrparks und der eintreffenden Buchungsanfragen. Damit haben Sie immer im Blick, welche Fahrzeuge zu welcher Zeit verfügbar sind und wie es um den Zustand Ihres Fuhrparks steht.
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FAQ
Was ist ein Fuhrpark?
Unter einem Fuhrpark versteht man die Gesamtheit der Fahrzeuge, die sich im Besitz Ihres Unternehmens befinden.
Was versteht man unter Fuhrparkmanagement?
Mit Fuhrparkmanagement sind alle Prozesse gemeint, die Ihre Fahrzeugflotte betreffen.
Was beinhaltet das Fuhrparkmanagement?
Das Fuhrparkmanagement beginnt mit der Bedarfsprüfung, wie viele Fahrzeuge Ihr Unternehmen benötigt, und klärt anschließend die Finanzierung, Anschaffung oder Veräußerung der Fahrzeuge. Es muss die sorgfältige Vewaltung der Fahrzeugdokumente (Fahrzeugbriefe, Kaufverträge, Versicherungen etc.) und die DSGVO-konforme Speicherung der Fahrerdaten (z. B. Bewegungsdaten, Tankbelege, Führerscheine) sicherstellen. Im Tagesgeschäft geht es um die reibungslose Buchung, Übergabe und Routenplanung sowie eventuelle Reparaturen und Inspektionen.
Was kostet das Fuhrparkmanagement?
Dies hängt von der Größe Ihrer Fahrzeugflotte ab und lässt sich daher nicht pauschal beantworten. Sie sollten sich allerdings darüber im Klaren sein, dass Sie sich selbst um das gesamte Flottenmanagement kümmern müssen, wenn Sie Fahrzeuge kaufen. Beim Leasing können Autovermieter auf Wunsch umfangreiche Serviceleistungen wie Versicherungen und Inspektionen übernehmen.
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