Als Manager eines Sportvereins gilt es viele Bereiche zu überschauen und zu verwalten, sei es die allgemeine Buchhaltung, Platzbuchungen oder die Aufgabenverwaltung aller Mitglieder. Der Berliner Hockeyclub nutzt SeaTable, um die vielen einzelnen Systeme, die momentan existieren, in ein einziges System zu überführen und damit seine Prozesse zu digitalisieren.
Der Verein im Überblick
- Name
- Berliner Hockeyclub
- Sparte
- Sportverein
- Gegründet
- 1905
- Standort
- Berlin, Deutschland
- Mitarbeiter
- 1-10
Das weitgefächerte Aufgabenspektrum erfordert ein flexibles Tool
Der Berliner Hockeyclub ist ein Mehrspartenverein. Neben Hockey können Sportbegeisterte hier auch Tennis und Lacrosse spielen. In der Sparte Hockey zählt sich der knapp 120 Jahre alte Traditionsverein stolz zu den erfolgreichsten Hockeyclubs in Deutschland. Allein in der Sparte Hockey sind 800 Mitglieder sportlich aktiv. Hierbei mischen sowohl die Damen als auch die Herren mit ihren Mannschaften in der 1. Bundesliga mit.
Die täglichen Aufgaben, die in einem Sportverein anfallen, sind vielfältig. Als Vereinsmanager hat man allgemeine Verwaltungsaufgaben, man betreut Mitglieder, erledigt Budgetierungen und kümmert sich um rechtliche Angelegenheiten und die Versicherungen. Konkrete Beispiele wären z. B. die Reisen zu Auswärtsspielen in Absprache mit entsprechenden Trainern zu planen, Zuschüsse einzutreiben und Trainerausbildungen zu organisieren. Zudem hat man täglich zahlreiche Absprachen mit Mitarbeitern und Ehrenämtlern.
Mit diesem weiten Aufgabenspektrum wachsen die Anforderungen an ein unterstützendes System natürlich.
Ich habe viele Apps ausprobiert, z. B. Asana, Monday oder Google Docs. Die Excel-ähnliche Datenbank hat mir bei SeaTable am besten gefallen, da sie hier einfach schöner abgebildet ist, als in den anderen Tools. Prozesse werden deutlicher dargestellt und die Verknüpfungen zwischen Datensätzen sind wesentlich leichter zu erstellen.
Timo Stephan, Vereinsmanager des Berliner Hockeyclubs e.V.
Handling sensibler Daten und die Kommunikation mit Ehrenämtern
Durch die Vielfältigkeit der Aufgaben wurde bislang mit mehren Lösungen gearbeitet. Manche Dinge wurden in Excel erledigt, manche in Google Docs, der Berliner Hockeyclub hat in der Vergangenheit sogar Asana, Monday und Trello ausprobiert. Der Wunsch nach einem übergeordneten System, was zu mehr Übersicht und einer Etablierung allgemeiner Strukturen führen sollte, war aber schon immer vorhanden.
Zudem wünschte sich der Vereinsmanager Timo Stephan ein besseres Handling sensibler Daten. Mit solchen hat er in seiner täglichen Arbeit oft zu tun. Seien es Trainergehälter oder Kontakt- und Kontodaten, die sicher mit entsprechenden Personen geteilt werden müssen.
Viele Sportvereine werden vor allem durch das Engagement und die Begeisterung von Ehrenämtlern getragen. Als Vereinsmanager verteilt Timo Stephan unterschiedlichste Aufgaben an diese und möchte zudem stets den Überblick über den Status der verteilten Aufgaben behalten. Nun sind ehrenamtlich Arbeitende nicht jeden Tag vor Ort, was die Kommunikation natürlich erschwert. Telefonate und E-Mails im Postfach häufen sich, die Übersicht geht schnell verloren. Es muss eine mobile Lösung gefunden werden, um all diese Personen mit einbinden zu können.
SeaTable für klarere Strukturen und eine bessere Kommunikation
Die Kommunikation mit Ehrenämtlern, Trainern und Gremienmitgliedern, welche nicht jeden Tag in der Geschäftsstelle vor Ort sind, wurde durch SeaTable deutlich erleichtert. Mit der Online-Spreadsheet-Lösung SeaTable hat der Berliner Hockeyclub eine Möglichkeit gefunden, all seine Aufgaben strukturiert und zuverlässig zu verteilen. Außerdem lässt es sich mit SeaTable besser planen, da jeder Aufgabe ein entsprechender Zeitaufwand zugeordnet werden kann. Erledigte Aufgaben können von dem entsprechenden Mitarbeiter als solche markiert werden und erleichtern dem Manager das Monitoring über die gesteckten Quartalsziele.
Auch für sensible Daten konnte mit SeaTable eine Lösung etabliert werden. Durch das Vergeben von Zugriffsrechten können diese nun viel leichter eingesehen werden und müssen nicht isoliert auf dem Rechner des Vereinsmanagers abliegen.
Durch die Flexibilität der SeaTable Datenbank lassen sich die bisher isolierten Systeme alle gemeinsam mit SeaTable abbilden und in ein einziges System überführen. Die einzelnen Strukturen lassen sich in SeaTable viel einfacher verknüpfen, wodurch eine sehr gute Gesamtübersicht entsteht.
Timo Stephan ist begeistert und überlegt, welche Funktionen er noch in SeaTable abbilden kann. Das Potenzial hat SeaTable definitiv und er wird weiterhin neugierig jede neue Funktion von SeaTable testen, um zu überlegen, wie er diese gewinnbringend für den Berliner Hockeyclub verwenden kann. Er ist jedenfalls froh auf SeaTable gestoßen zu sein.
Uns als Sportverein stehen nur begrenzte finanzielle Mittel zur Verfügung. Deshalb finde ich es großartig, dass wir SeaTable kostenlos nutzen können.
Timo Stephan, Vereinsmanager des Berliner Hockeyclubs e.V.
Zusammenfassung
- Die flexible Struktur von SeaTable erlaubt die Migration von vielen kleinen Prozessen in ein übergeordnetes System.
- Dank der einfachen Bedienung von SeaTable ist keinerlei Schulung der Ehrenämtler notwendig und so lassen sich die verschiedenen Aufgaben viel leichter korrdinieren.
- Durch das Einschränken von Zugriffsrechten finden auch sensible Daten wie Gehälter, Kontakt- und Kontodaten ihren Platz in SeaTable.
„*“ zeigt erforderliche Felder an
