Eine Sache ist entscheidend für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit: das Angebotsmanagement. Doch worauf kommt es dabei an? Welche Fehler sollten auf keinen Fall auftauchen? Und was steckt überhaupt hinter dem Begriff „Angebotsmanagement“?
Die Antworten auf diese Fragen und warum sinnvolle Software und Online-Tools Ihnen entscheidend bei Ihrem Angebotsmanagement helfen können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Angebotsmanagement – Definition und Keyfacts
Als zentraler Bestandteil im Vertrieb ist das Angebotsmanagement das wichtige Bindeglied zwischen externen Anforderungen und internen Maßnahmen. Das bedeutet, dass das Angebotsmanagement sämtliche Aufgaben und Prozesse beinhaltet, die auf irgendeine Weise mit Anfragen, (potenziellen) Aufträgen und den dazugehörigen Arbeitsschritten und Leistungen zu tun haben.
Generell lässt sich das Angebotsmanagement in zwei Bereiche unterteilen:
- kaufmännisches Angebotsmanagement: Angebotserstellung, Kalkulationen, Angebotsbearbeitung und Finanzbuchhaltung
- technisches Angebotsmanagement: konkrete Ausführung der einzelnen Angebotsaspekte im praktischen Vertriebsalltag
Der typische Angebotsmanagement-Prozess
Jeder (potenzielle) Kunde ist einzigartig und so sollte es auch jedes Angebot sein. Dennoch gibt es drei grundlegende Aspekte im gesamten Prozess, die immer gleich sind bzw. sich sehr ähneln. Worum es sich dabei handelt, zeigt Ihnen die folgende Darstellung eines typischen Angebotsmanagement-Prozesses:
1. Die Angebotsvorbereitung
Bevor Sie sich auf den Weg machen und dem Kunden mit der sprichwörtlichen Tür ins Haus fallen, sollte ein ganz entscheidender Basisschritt stattgefunden haben: die Angebotsvorbereitung. Hierzu gehören:
- Akquise
- erste Kundengespräche
- Bedarfsermittlung
Die Angebotsvorbereitung legt den Grundstein für Ihr optimales Angebotsmanagement und für Ihren ersten Eindruck bei einem potenziellen neuen Kunden.
2. Die Angebotserstellung
Nach den ersten Gesprächen mit dem potenziellen neuen Kunden, kennen Sie seine „Needs“ und wissen, welche Lösungen ihm helfen. Nun geht es um den zweiten Schritt des Angebotsmanagements, die Angebotserstellung. Doch was muss im Angebot stehen? Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie diese vier Aspekte berücksichtigen:
- Spezifizierung der Lösung
- Preiskalkulation
- Erstellung eines schriftlichen Angebots
- Versenden des schriftlichen Angebots an den Kunden
Angebotsmanagement © Antonioguillem / adobe stock
3. Die Nachbereitung
Ist das Angebot rausgeschickt, kann es passieren, dass Sie erst einmal gar nichts mehr hören. Geben Sie dem Kunden auf jeden Fall eine gewisse Zeit, alles in Ruhe zu lesen und Ihre Vorschläge sacken zu lassen. Haben Sie nach zwei Wochen noch immer keine Reaktion erhalten, startet die Nachbereitungsphase des Angebotsmanagements. Dieses beinhaltet:
- Nachfassen beim Kunden
- Preisverhandlung
- ggf. Anpassungen des Angebots
- Vertragsabschluss
Häufige Fehler im Angebotsmanagement
Auf den ersten Blick scheint das Angebotsmanagement sehr übersichtlich und machbar. Dennoch gibt es ein paar Fehler, die sich immer wieder einschleichen können – und die vermeidbar sind.
Das vorschnelle Angebot
Erstes Kundengespräch und schon ist klar, was Bedarf und Lösungen sind? In der Regel ist das nicht der Fall. Denn so entstehen tatsächlich nur vorschnelle Angebote, in denen der Kunde sich letztendlich gar nicht wiederfindet.
Ein sinnvolles Angebotsmanagement geht anders. Erfolgsentscheidend ist die richtige Vorbereitung. Recherchieren Sie im Vorfeld alles über Ihren Gesprächspartner, überlegen Sie, an welchen Stellen seine „Needs“ liegen könnten, und bereiten Sie Ihr Gespräch so gut es geht vor. Wichtig ist: Lassen Sie den Kunden reden. Stellen Sie Fragen und hören Sie zu. Das vermittelt ein Gefühl von Interesse, Respekt und Professionalität. Und diese wiederum sind notwendig, um eine optimale Bedarfsermittlung durchzuführen und ein passgenaues Angebot zu erstellen.
Das 08/15-Angebot und das überladene Angebot
Generell gilt bei der Angebotserstellung: Wählen Sie das gesunde Mittelmaß. Das heißt, dass völlig überladene Angebote, die sich über etliche Seiten erstrecken und jeden Punkt bis ins kleinste Detail aufschlüsseln, ebenso wenig zielführend sind, wie Angebote, die nur ein paar Eckdaten enthalten, dafür aber eine Menge Fragen offen lassen. Schauen Sie, dass der Kunde so viele Informationen wie möglich, aber gleichzeitig so wenige wie nötig bekommt.
Er soll den Bedarf auf der einen Seite gut im Angebot widergespiegelt finden, auf der anderen Seite aber nicht von zu vielen Informationen erschlagen werden. Das ist absolut wichtig für ein zielführendes Angebotsmanagement.
Das Angebot, das der Kunde nicht direkt annehmen kann
Auch das kann beim Angebotsmanagement passieren: Sie finden Ihr Angebot top, aber der Kunde kann es einfach nicht annehmen. Warum? Weil Sie das Angebot viel zu schnell erstellt haben. Denn auch wenn der Kunde dieses bereits im ersten Gespräch angefordert hat, heißt das nicht, dass Sie bereits alle erforderlichen Aspekte kennen, die dem Kunden wirklich weiterhelfen.
Das Produkt hat keinen Nutzen für den Kunden/Schlechte Vorbereitung des Verkäufers
Ein weiterer häufiger Fehler im Angebotsmanagement ist, dass der Verkäufer sich nicht ausreichend auf den potenziellen Kunden vorbereitet hat. Im schlimmsten Fall hat das vertriebene Produkt/die vertriebene Leistung überhaupt keine Nutzen für den Kunden. Wieso sollte er Ihr Angebot dann annehmen?
Das Angebot verläuft im Sande
Zum perfekten Angebotsmanagement gehört auch, dass Sie nach geraumer Zeit nachhaken, sollte der Kunde sich nicht von selbst zurückmelden. So zeigen Sie nicht nur, dass er Ihnen wichtig ist (Thema Kundenbindung), sondern können mögliche Unklarheiten oder Fragen direkt aus dem Weg räumen und das Angebot ggf. nochmals anpassen.
Angebotsmanagement © Patrick Daxenbichler / adobe stock
Software für ein besseres Angebotsmanagement
Ein passgenaues Angebotsmanagement realisiert sich nicht von allein. Dafür sind zu viele Aspekte zu berücksichtigen. Um den Überblick zu behalten und sämtliche Prozesse so effizient und effektiv wie möglich organisieren, hat es große Vorteile, die komplette Angebotsbearbeitung mittels Software zu managen.
Dafür bietet der Markt heute schon einige Softwarelösungen, die vielseitig sind und sich flexibel auf die Anforderung des Vertriebs anpassen lassen. Ob klassisches CRM, Customer Service oder andere Sales-Bereiche – mit den passenden Tools vereinen Sie Ihr komplettes Vertriebsgeschäft in einem System und reduzieren die Komplexität des Angebotsmanagements auf ein Minimum. Zu den bekanntesten Tools für ein digitales Angebotsmanagement gehören HubSpot, SAP CRM oder ActiveCampaign.
Wer das Rund-um-Sorglos-Paket für sein Angebotsmanagement sucht, findet mit SeaTable eine optimale, kostengünstige Alternative. Mit den Funktionen dieses Tools können Sie sämtliche Vertriebsprozesse automatisieren und alle Daten mittels integriertem Webformular unkompliziert sammeln. Für das Lösen von Kundenproblemen, die Beantwortung von Anfragen und das Sortieren von Feedback ist das ein großes Plus.
Sowohl CRM und Customer Support als auch Supply Chain Management können Sie mit SeaTable zentral an einem Ort managen und allen Mitarbeitern ganz ohne zusätzlichen Aufwand zur Verfügung stellen. So weiß jeder immer, wie der aktuelle Stand eines jeden Angebots ist. Und: mittels Zeitleiste und Kanban-Board können Sie Fristen ganz einfach visualisieren und einhalten. So legen Sie die Basis für eine wirklich erfolgreiche Vertriebsarbeit.
Bildquelle Titelbild: © contrastwerkstatt/Adobe Stock
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